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SUBDIRECCIONES

De conformidad con el Decreto 2126 de 2012, a continuación podrás conocer todo alrededor de la Subdirección de Gestión del Patrimonio Documental.

SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL

Subdirección de Gestión del Patrimonio Documental

La Subdirección de Gestión del Patrimonio Documental propone a la Dirección General la formulación y aplicación de políticas, normas, planes, programas, proyectos y procedimientos para salvaguardar, proteger, recuperar, conservar, sostener y divulgar el patrimonio archivístico y documental de la Nación y su disponibilidad para el servicio de la comunidad.

 

Estructura de Apoyo: Grupo de Conservación y Restauración del Patrimonio Documental, Grupo de Investigación y Fondos Documentales Históricos, Grupo de Organización, Descripción y Reprografía, Grupo de Evaluación Documental y Transferencias Secundarias

  1. Proponer a la Dirección General la formulación y aplicación de políticas, normas, planes, programas, proyectos y procedimientos para salvaguardar, proteger, recuperar, conservar, sostener y divulgar el patrimonio archivístico y documental de la Nación y su disponibilidad para el servicio de la comunidad.  
  2. Emitir concepto acerca de las tablas de retención documental y las tablas de valoración documental que sean sometidas a consideración del Comité Evaluador de Documentos.
  3. Proponer espacios y mecanismos de participación que posibiliten acuerdos estratégicos para el adecuado manejo del patrimonio documental del país.
  4. Diseñar estrategias y programas en materia de protección, conservación, recuperación y divulgación del patrimonio documental del país, conservado en archivos públicos y privados.
  5. Planear y coordinar las acciones necesarias para la recuperación, preservación y custodia del patrimonio documental de la Nación.
  6. Desarrollar los diferentes procesos técnicos tendientes a la organización, descripción, conservación, reproducción, divulgación y servicio de los documentos que conserva el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado.
  7. Conceptuar sobre la declaratoria como bienes de interés cultural, de archivos públicos y privados.
  8. Coordinar las acciones para el registro de archivos tanto públicos como privados declarados de interés cultural, incluyendo los archivos históricos o patrimoniales que hacen parte del Sistema Nacional de Archivos y coordinar el Censo Nacional de Archivos.
  9. Expedir las certificaciones, informes y copias auténticas de los documentos que reposan en los fondos documentales del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, que sean requeridos por las autoridades y los particulares.
  10. Conceptuar sobre los valores secundarios de los documentos y coordinar las transferencias de los documentos de valor histórico que deban hacer las entidades públicas de acuerdo con las tablas de retención o valoración documental, así como sobre las donaciones y legados de archivos privados.
  11. Realizar el avalúo y emitir el concepto técnico acerca de las donaciones y legados de archivos, colecciones documentales ó documentos de valor patrimonial susceptibles de ser entregados al Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado.
  12. Realizar trabajos de investigación a partir de los documentos que se conservan en el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado ó en otros archivos públicos y privados de interés cultural, histórico, técnico o científico, así como desarrollar investigaciones en los diferentes campos de su competencia.
  13. Coordinar investigaciones que permitan identificar los arcllivos y fondos documentales de valor patrimonial para facilitar su preservación, conservación, recuperación, divulgación y custodia.
  14. Divulgar el patrimonio documental que conserva el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado y otros archivos del Sistema Nacional de Archivos.
  15. Asesorar y emitir conceptos técnicos o recomendaciones sobre las materias que les sean solicitadas, de acuerdo con su competencia.
  16. las demás funciones asignadas que correspondan a la naturaleza de la dependencia.  

DECLARATORIA DE BIENES DE INTERES CULTURAL DE CARÁCTER DOCUMENTAL ARCHIVISTICO BIC-CDA 

La declaratoria de un bien como de interés cultural de carácter documental archivístico es el acto administrativo mediante el cual se asegura que un bien declarado quede cobijado bajo un Régimen Especial de Salvaguarda y Protección. El Archivo General de la Nación es competente para declarar los bienes de interés cultural de carácter documental archivístico del ámbito nacional y de fijar los lineamientos para las declaratorias de los ámbitos departamental, municipal, distrital, comunidades indígenas o afrodescendientes o minorías étnicas, de los consejos comunitarios o manifestación del patrimonio cultural de la Nación.

 

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CENSO NACIONAL DE ARCHIVOS 

El Censo es un instrumento que permite identificar los archivos colombianos y los fondos documentales que custodia. Además, proporciona información de ubicación, contacto, aspectos infraestructura, almacenamiento y datos básicos de los fondos documentales.

 

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REGISTRO NACIONAL DE ARCHIVOS HISTÓRICOS 

El Registro Nacional de Archivos Históricos Colombianos-ReNAHC es el instrumento de acreditación y registro de los archivos históricos y sus fondos documentales. El registro se otorga a aquellos archivos históricos que cumplan la función de conservar, preservar, difundir y generar apropiación social del patrimonio que resguardan. El ReNAHC tiene entre sus objetivos, estimular la protección del patrimonio documental y reconocer el papel que han desempeñado los archivos históricos en la organización, conservación y prestación del servicio de consulta.

 

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RED NACIONAL DE ARCHIVOS HISTÓRICOS 

La Red Nacional de Archivos Históricos Colombianos es una iniciativa no institucional que busca generar una sinergia por parte de los archivos históricos del país para crear un espacio de diálogo cooperativo entre quienes están relacionados con la gestión del patrimonio documental. La Red parte de la integración de los archivos históricos, que incluye a la Academia y personas que trabajan en torno a la protección de este patrimonio.

 

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TRÁFICO ILÍCITO DE BIENES CULTURALES DE CARÁCTER DOCUMENTAL ARCHIVÍSTICOS

El tráfico ilícito de bienes culturales es uno de los comercios ilegales más grandes del mundo y uno de los mayores flagelos que viven las sociedades. La rentabilidad del tráfico de este tipo de bienes ha causado que sitios arqueológicos, museos, colecciones privadas, museos, archivos y bibliotecas entre otros, sean afectados por este negocio. Por esta razón, desde hace varias décadas instituciones como la Unesco y cada gobierno han implementado legislación y campañas que busquen concienciar a la población y autoridades sobre esta problemática y de cómo combatirla.

 

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ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS HISTÓRICOS 

El Archivo General de la Nación tiene clasificados y organizados sus fondos documentales en nueve grandes secciones que se distribuyen los 421 fondos identificados, de los cuales, las tres primeras secciones se encuentran cerradas y las siguientes siguen abiertas a la incorporación de nuevas transferencias documentales. Para poder tenerlos al servicio de la comunidad, realizamos procedimientos a la documentación histórica, comenzando con la aplicación de un conjunto de operaciones técnicas y administrativas cuya finalidad es la agrupación documental relacionada en forma jerárquica con criterios orgánicos o funcionales, con base en los instrumentos archivísticos que le apliquen a cada fondo. De esta manera nuestro equipo de trabajo clasifica, ordena, folia, marca, sella, realiza los inventarios y demás instrumentos de consulta para ubicarlos de acuerdo con la identificación documental, estructura orgánica y cuadro de clasificación correspondiente, en los depósitos dispuestos para la conservación total con las mejores condiciones técnicas existentes.

 

DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL 

Aplicamos a los documentos históricos el análisis de los mismos y de sus agrupaciones, cuyo resultado son los instrumentos de descripción para consulta basados en normas técnicas internacionales, de esa manera se facilitan la identificación, gestión, locación y el acceso a los documentos. Con lo anterior, proporcionamos un acceso universal de recursos primarios de información para la investigación, pues se contienen catálogos colectivos de nuestro acervo documental, cubriendo con ello entidades documentales (ISAD G), Agentes, instituciones, familias y personas (ISAAR CPF), entidades funcionales (ISDIACH), entre otras, así como las relaciones descriptivas entre las mismas. Permitiendo con la descripción, identificar niveles desde el fondo hasta las unidades documentales, identificando contexto, estructura, contenido, condiciones de acceso y uso, documentación asociada. Con lo que se permite el acceso informacional masivo al archivo histórico y de manera normalizada. Para ello contamos con nuestro repositorio documental histórico, llamado ARCHIDOC, el cual permite el acceso universal a la documentación con motores de búsqueda simples y compuestos.

 

PROYECTO DE DIGITALIZACIÓN Y REPROGRAFIA DE ARCHIVOS HISTÓRICOS 

Nos encargamos de emplear un conjunto de técnicas como la fotografía, microfilmación y digitalización que permitan desmaterializar la documentación que originalmente se encuentra en soportes análogos y que abarcaran dos familias generales de formatos: Los Documentos Estáticos (en general para la Fotografía, Gráficos y Textos) y Los Documentos con Base de Tiempo (en general para el audio y el video). De esa manera, hacemos reproducción de los archivos históricos en los soportes mencionados y los ponemos al servicio de la ciudadanía, asociando para ello los documentos digitalizados con las bases de datos de descripción de los mismos. En la Actualidad, adelantamos un Proyecto de digitalización de documentos con una meta anual de 12 millones de imágenes para consulta en web. La documentación digitalizada puede ser consultada con base en la descripción asociada a través de nuestro aplicativo ARCHIDOC, el cual permite visualizar y descargar la información documental digital puesta al servicio de público virtual del Archivo General de la Nación.

  

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CONSERVACIÓN Y RESTAURACIÓN 

El Grupo de laboratorio de conservación y restauración expide documentos técnicos y normativos, brinda asistencia técnica y capacitación en torno al Sistema Integrado de Conservación. Así mismo, proporcionando asistencia técnica a las entidades y a los particulares que lo solicitan para la adecuada conservación documental.

 

VISITAS GUIADAS. 

Consciente de la importancia de dar a conocer a la ciudadanía en general el valor del patrimonio documental que custodia, el Archivo General de la Nación, a través de la Subdirección de Gestión del Patrimonio Documental y el Grupo de Investigación y Fondos Documentales Históricos ha dispuesto un espacio para que todos los ciudadanos puedan conocer nuestras instalaciones, su diseño y arquitectura, así como la labor que desempeña cada una de las áreas de la entidad. Por medio de las visitas guiadas, los visitantes podrán acercarse a los procesos técnicos desarrollados por el AGN relacionados con la organización, conservación, preservación y difusión del acervo documental y estarán en contacto con la documentación que contiene gran parte de la historia de Colombia.

 

 

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Jorge Enrique Cachiotis Salazar

Subdirector de Gestión del Patrimonio Documental

 

Licenciado en Historia de la Universidad del Valle, Especialista en Edumática de la Universidad Autónoma de Colombia. Se ha desempeñado como asesor, coordinador de proyectos, interventor, investigador y docente en materia de archivística e historia, para entidades del sector público y privado.

 

Trabajó en la División de Descripción y Clasificación del Archivo General de la Nación -AGN y como docente de distintos programas de capacitación y gestor del proceso de inspección y vigilancia del Sistema Nacional de Archivos de esta Entidad. Ha sido docente del programa de arquitectura de la Universidad de San Buenaventura de Cali, del programa de ciencias de la información de la Universidad de la Salle de Bogotá y de los programas de historia de la Universidad Externado de Colombia y de la Universidad Autónoma de Colombia.

 

También fue el gestor y líder de la organización no gubernamental "Archiveros sin Fronteras - Colombia", en el que estuvo trabajando por los archivos de derechos humanos del país.