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Preguntas y respuestas frecuentes

En este espacio el Archivo General de la Nación te presenta una lista de preguntas frecuentes que se cuentran con sus respectivas respuestas; estas relacionadas con la gestión, los servicios y trámites que presta la entidad.

 

¿Una empresa privada está obligada a cumplir con la Ley General de Archivos?

Si la empresa cumple funciones públicas o presta servicios públicos está obligada a cumplir con la Ley 594 de 2000 y sus disposiciones reglamentarias.

 

¿El AGN recomienda entidades o empresas para desarrollar procesos de organización de archivos?

Las funciones del AGN están asignadas en la Ley 80 de 1989 “Por la cual se crea el Archivo General de la Nación y se dictan otras disposiciones” y se centra en la emisión de políticas y directrices orientadas a garantizar la conservación y acceso del patrimonio documental de la Nación, por lo tanto, NO tiene competencia para recomendar empresas que presten servicios de organización de archivos.

 

¿Cuál es el perfil de un jefe de archivo?

El perfil del profesional que ejerce la condición de liderazgo, coordinación o jefatura de un archivo, debe cumplir con los requisitos establecidos en la Ley 1409 del 2010, en el Artículo 4 “Para ejercer legalmente la profesión de Archivista en el territorio nacional, se requiere acreditar su formación académica e idoneidad del correspondiente nivel de formación, mediante la presentación del título respectivo, el cumplimiento de las demás disposiciones de ley, la inscripción en el Registro Único Profesional de Archivistas y haber obtenido la Tarjeta Profesional expedida por el Colegio Colombiano de Archivistas”.

 

¿Quiénes convalidan las tablas de retención documental de una empresa privada?

Las empresas privadas que cumplen funciones públicas o prestan servicios públicos deben realizar el proceso de convalidación ante el Consejo Territorial de Archivos de su correspondiente jurisdicción.

 

¿Quiénes integran el Comité Interno de Archivo?

Acorde con el Decreto 1080 de 2015, artículo 2.8.2.1.15, el comité Interno de Archivo debe estar conformado por:

“El funcionario del nivel directivo o ejecutivo del más alto nivel jerárquico de quien dependa de forma inmediata el Archivo de la entidad (Secretario General o Subdirector Administrativo, entre otros), o su delegado, quien lo presidirá.

El jefe o responsable del Archivo o del Sistema de Archivos de la entidad, quien actuará como secretario técnico.

El jefe de la Oficina Jurídica.

El jefe de la Oficina de Planeación o la dependencia equivalente.

El jefe o responsable del área de Sistemas o de Tecnologías de la Información.

El Jefe del área bajo cuya responsabilidad se encuentre el sistema integrado de gestión.

El Jefe de la Oficina de Control Interno, quien tendrá voz pero no voto, o quien haga sus veces.” Podrán asistir como invitados, con voz pero sin voto, funcionarios o particulares que puedan hacer aportes en los asuntos tratados en el Comité (funcionario de otras dependencias de la entidad, especialistas, historiadores o usuarios externos entre otros). En las entidades donde no existen taxativamente los cargos mencionados, integrarán el Comité Interno de Archivo quienes desempeñen funciones afines o similares.

 

¿Quiénes integran el Comité Interno de Archivo en las entidades cuya estructura organizacional sea reducida o limitada?

Quienes desempeñen funciones afines o similares de los integrantes referidos en el artículo 2.8.2.1.15 del Decreto 1080 de 2015.

 

¿Cuál es la multa o sanción por no tener organizados los archivos de una entidad?

La Ley 594 de 2000 en su artículo 35 literal a) indica: “… el incumplimiento de las órdenes impartidas conforme al presente literal será sancionado por la autoridad que las profiera, con multas semanales sucesivas a favor del tesoro nacional, departamental, distrital o municipal, según el caso, de hasta veinte (20) salarios mínimos legales mensuales, impuestas por el tiempo que persista el incumplimiento”. Además, las disposiciones y principios de la actuación administrativa, mediante el trámite consagrado en la parte primera y demás normas pertinentes del código de procedimiento administrativo y de lo contencioso administrativo-ley 1437 de 2011, en la forma y términos establecidos por los artículos 47 y siguientes.

 

¿En mi entidad se atiende por la ventanilla única, pero no todo se radica, está bien hacerlo de esa manera?

Toda comunicación oficial, independientemente del formato o soporte, que ingrese y salga de la entidad debe ser radicada con el fin de garantizar la transparencia y la actuación administrativa acorde con lo establecido en el artículo 5 del Acuerdo 060 de 2001.

 

¿Las comunicaciones internas deben ser radicadas?

Es necesario establecer mecanismos que permitan llevar el control de las comunicaciones internas en las entidades, tal y como lo estipula el artículo 7 del Acuerdo 060 de 2001. Además, la entidad deberá determinar de acuerdo con sus procedimientos y requerimientos, en qué casos se deberán radicar las comunicaciones internas.

 

Preguntas y respuestas frecuentes

Aquí podrás descargar el documento completo de las preguntas y respuestas frecuentes.