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El Archivo General de la Nación pone a tu disposición la Guía de Series documentales Misionales  para Concejos  Municipales.

 

El Archivo General de la Nación en su compromiso de desarrollar instrumentos archivísticos para la gestión documental de las entidades territoriales, presenta una propuesta de Guía de Series documentales Misionales  para Concejos Municipales que sirva como herramienta para la identificación de las agrupaciones documentales y contribuya como insumo al proceso de elaboración de las Tablas de Retención Documental.

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Buenos días, analizada la propuesta encuentra el Concejo de Medellín, que las series identificadas no corresponden de manera exacta a la producción documental de los concejos. No estamos de acuerdo con las series proposiciones, informes, libros. La serie proyectos de acuerdo es la que debe contener tanto los proyectos aprobados como los negados. Al ser el acuerdo un acto administrativo complejo, su aprobación no recae solo en el Concejo, allí llega hasta ser proyecto de acuerdo aprobado en segundo debate, requiere la sanción del alcalde que lo vuelve acuerdo. Es una situación que amerita un análisis más profundo. Se requiere profundizar en las comisiones accidentales como una figura que el Concejo de Medellín particularmente tiene muy desarrollada. Consideramos que faltan algunas series. Nos gustaría un contacto más directo para poder analizar con detalle esta propuesta.

Excelente trabajo, sin embargo con respeto quiero sugerir algunos ajustes:
• Citar en el ejemplo de la ordenación a cual serie corresponde, según la tipología documental puede corresponder a un conjunto de documentos que se derivan en el trámite normal para la expedición de un Acuerdo, con lo cual la serie propuesta para el ejemplo debe ser “PROYECTOS DE ACUERDO”, en tal caso habría que quitar el último tipo documental (12) ya que el acuerdo una vez sancionado corresponde a otra serie denominada “ACUERDOS” y ésta se ordenará de manera consecutiva como una serie independiente. Y en este último caso si aplica la ordenación de las unidades de conservación 1º. Acuerdos 2015, 2º. Acuerdos 2016, 3º. Acuerdos 2017…..
• Igual situación a la anterior pasa con la hoja de control, es necesario quitar de la hoja de control el documento “Acuerdo sancionado” por cuanto este pertenece a otra serie.
• La relación de folios que aparece en el ejemplo de hoja de control, corresponde al trámite de un acuerdo, sin embargo si se sigue la secuencia del ejemplo hay que hacer la hoja de control para todos los acuerdo producidos entre el 21 de febrero de 2017 y el 10 de noviembre de 2017, y así se pueden relacionar en la hoja de control: Proyecto de Acuerdo sobre rentas municipales folios 1 al 45; Proyecto de acuerdo regulación movilidad folios 46 al 78, Proyecto de Acuerdo colegios Folios 79 al 125….
• Falta la Bibliografía del Acuerdo 05 de 2013 del AGN