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El Archivo General de la Nación pone a tu disposición la Consulta pública del proyecto de acuerdo relativo a la gestión documental en las Cámaras de Comercio.

 

 

Por el cual se reglamenta el manejo de los archivos públicos de las cámaras de comercio en desarrollo de sus funciones públicas. En ejercicio de las facultades legales y en especial las conferidas por el artículo 76 de la Ley 489 de 1998, el Decreto 2126 de 2012, el Acuerdo 09 de 2012 la Ley 489 de 1998, el Decreto 2126 de 2012.

Comentarios

Observaciones al proyecto de acuerdo “Por el cual se reglamenta el manejo de los archivos públicos de las Cámaras de Comercio en desarrollo de sus funciones públicas

En términos generales, consideramos que el proyecto incluye todas las observaciones y sugerencias que hemos trabajado y formulado, no obstante, tenemos algunos comentarios tanto en los considerandos como en el articulado que exponemos a continuación para que sean tenidas en cuenta en el texto final del acuerdo:

Consideraciones

1. La contenida en el inciso decimo debe corregirse por la norma actual de la Superintendencia de Industria y Comercio que es la Circular 002 de 2016.

2. La consideración numero 16 debe ser corregida, proponemos el siguiente texto:

Que las Cámara de Comercio administran los registros públicos delegados por la Ley en ejercicio de las facultades que les han sido otorgadas.

Articulado
1. Artículo 1: ALCANCE
En el último renglón de este artículo hay un error de redacción y debe corregirse la palabra ha por han sido otorgadas por la ley.

2. Artículo 2: AMBITO DE APLICACIÓN
Debe aclararse que el acuerdo aplica para el manejo de los archivos generados en ejercicio de la función pública registral. Proponemos el siguiente texto:

“Artículo 2. AMBITO DE APLICACIÓN. Se encuentran obligadas al cumplimiento del presente acuerdo, todas las Cámaras de Comercio legalmente constituidas en Colombia, para el manejo de los archivos generados en ejercicio de la función pública registral.”

3. Artículo 11 DE LAS SERIES MISIONALES
El encabezado del artículo debe hacer referencia a la función pública registral en general y no exclusivamente al Registro Mercantil, pues las Cámaras de Comercio llevan nueves registros y las series y subseries fueron elaboradas con base en todos ellos. Adicionalmente sugerimos la supresión de la palabra misional, pues los registros no son las únicas funciones que cumplen las Cámaras de Comercio. Sugerimos la siguiente redacción:

“Artículo 11. DE LAS SERIES COMUNES MINIMAS: En ejercicio de la función pública registral delegada a las Cámaras de Comercio, se identifican como seres y subseries comunes mínimas las siguientes: …”

4. Artículo 12. TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Y TABLAS DE VALORACION DOCUMENTAL.
Aun cuando entendemos que el artículo deja claro que el tiempo de retención y disposición final de los documentos debe quedar claramente estableciendo en las tablas de retención y valoración, queremos insistir en que para el caso de las Cámaras de Comercio se deje claridad que son diez (10) años, buscando la homogeneidad de que hablamos en el artículo 6 del proyecto.
Adicionalmente insistimos en incluir en este artículo de acuerdo con los fundamentos legales que hemos expuesto en otras oportunidades, que sea el Archivo General de la Nación, la entidad que se encargue de la convalidación de las tablas de retención documental. Proponemos el siguiente texto:

“Artículo 12. TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Y TABLAS DE VALORACION DOCUMENTAL. Las Cámaras de Comercio deberán adelantar proceso de valoración documental a fin de determinar tiempos de retención y disposición final de los documentos, los cuales deberán quedar registrados en los instrumentos de Tablas de Retención Documental - TRD o Tablas de Valoración Documental - TVD, según corresponda.
Los expedientes relativos a los Registros Públicos deberán conservarse por un periodo mínimo de diez (10) años, luego de la cancelación del respectivo registro.
El Archivo General de la Nación, convalidará las tablas de retención documental de las Cámaras de Comercio, de conformidad con lo dispuesto en el parágrafo del artículo 2.8.2.1.9. del decreto 1080 de 2015.”

5. Artículo 20. DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS
En el renglón sexto del artículo hay un error de redacción porque sebe hacerse referencia a las Cámaras de Comercio no a “las entidades”, pues el acuerdo está dirigido exclusivamente a Cámaras.

• En la invitación dice “gestión documental en las cámaras de comercio” y en el encabezado del acuerdo dice “.. el manejo de los archivos públicos en las cámaras de comercio” creo que lo correcto es la primera opción, la palabra manejo no está en el glosario de términos archivísticos.. o mejor redactarlo gramaticalmente correcto seria: “Acuerdo por medio del cual se reglamenta la gestión de documentos de archivo producto de las funciones públicas asignadas a las cámaras de comercio”
• Las subseries actas de eliminación de documentos y actas de comité interno de archivo en ningún caso son series misionales o que reflejen la misión de la entidad.
• Lo mismo pasa con las series acciones constitucionales, acciones públicas, derechos de petición, inventarios documentales (es mejor obviar estas series y si hacer un estudio juicioso de las series misionales de las cámaras de comercio para poder citarlas como ejemplo)
• Artículo 14, debe referirse a los procesos de clasificación, ordenación y descripción de manera integral y no solamente al proceso de descripción, además hay que hablar algo de estos procesos cuando se trate de expedientes electrónicos, híbridos o físicos.
• No se entiende que se quiere decir en el artículo 16… que lo deben administrar directamente o lo pueden dar en administración a un tercero.. y en ese caso le deben informar al agn o no
• Artículo 17 no es claro en lo que exige el acuerdo en relación con la seguridad de la información… electrónica o física o las dos.. para los dos casos puede ser igual
• Los Artículos 18 y 19 de protección de datos y del cumplimiento de la ley 1712, no es suficiente con mencionar la ley, hay que recordar que este es un acuerdo por medio del cual se establece la gestión de los documentos, por tanto el acuerdo es reglamentario (explicativo) de la ley y no puede simplemente remitir a la ley porque entonces no tendría mucho sentido.
• Articulo 20 menciona la frase “las entidades deberán documentar e implantar políticas… “ hay que recordar que este acuerdo aplica solo a las cámaras de comercio y no a las demás entidades
• En general el proyecto de acuerdo dice qué se debe hacer (cumplir la ley) eso ya se sabe, pero no el cómo… creo que es más importante definir el como ya que se trata de un acuerdo reglamentario de la ley.
• En el artículo 9 se habla de los expedientes en general, pero en el artículo 20 obliga a las cámaras de comercio a crear expedientes electrónicos y no da la opción de lo que se dijo en el artículo 9.
• Hay que revisar en su totalidad el artículo 21, por parte de un experto en documentos electrónicos y expedientes electrónicos para exigir concretamente lo que deben hacer y también para precisar los términos técnicos.
. es importante que el contenido esté acorde con los considerandos, hay normas que se mencionan en los considerandos pero en el desarrollo del acuerdo se dejan de lado.
• El artículo 22 habla de la preservación digital pero en ningún artículo se habla de la preservación de la información en soporte papel..

Con todo respeto a este proyecto de Acuerdo le hace falta mucho trabajo, es decir que hay que ser coherentes con lo que se dice en el título "reglamenta el manejo de los archivos públicos de las cámaras de comercio en desarrollo de sus funciones”

OBSERVACIONES PROYECTO ACUERDO AGN – CÁMARAS DE COMERCIO
CÁMARA DE COMERCIO DE CALI – NOVIEMBRE 23 DE 2017

1. De conformidad con el parágrafo primero del artículo 13 del proyecto de Acuerdo por el cual se reglamenta el manejo de los archivos públicos de las Cámaras de Comercio en desarrollo de sus funciones públicas, “Aquellos documentos que iniciaron trámites con fines registrales que no concluyeron en una operación de registro, no requieren su conservación permanente y en consecuencia, podrán ser eliminados cumplido un (1) año después de ejecutoriado el acto administrativo que decreta el desistimiento tácito.

En virtud de lo anterior, y teniendo en cuenta que nada se dice acerca del término de eliminación de los documentos que han sido objeto de una devolución de plano, es importante incluirlos dentro del mismo parágrafo, o determinar de manera expresa un término para estos casos para proceder a incluirlo en las tablas de retención.

2. Si se acoge esta definición dada en el Artículo 7 no incluiría el Registro Único Nacional de Entidades Operadoras de Libranza - RUNEOL, pues de acuerdo con la normatividad aplicable a ese registro en él se realizan “anotaciones electrónicas”, no inscripciones. Lo mismo sucederá en el Registro Nacional de Turismo, según el proyecto de decreto que está en trámite en el cual se deja claramente establecido que “no es un registro documental de actos, contratos o negocios jurídicos”.

3. Referente al artículo 11. DE LAS SERIES MISIONALES:

3.1. Ante la posibilidad de que le sean asignados nuevos registros a las Cámaras de Comercio, se sugiere dejar abierta la posibilidad de nuevas subseries, sin que ello implique tener que actualizar el acuerdo.

3.2. Según la circular única, numeral 1.14.1” En consecuencia, las Cámaras de Comercio deberán seguir cumpliendo con lo establecido en el artículo 19 de la Ley 962 de 2005 (o las normas que la modifiquen o deroguen), respecto de todas las peticiones o reingresos de registro, mediante la publicación de las mismas, en un medio electrónico público de fácil acceso para los interesados. ….” - Este documento donde quedaría reflejado en las Tabla de Retención Documental?

3.3. Definir si se va a incluir la serie asociada al Registro que hacen las Cámaras, es decir a lo que queda registrado en la Base de Datos de los Registros Públicos

3.4. Incluir la serie que va a contener los actos administrativos relacionadas con las devoluciones de plano, desistimiento expreso, desistimiento tácito y resolución asociada a los recursos contra devoluciones. Esta serie es distinta a la que va a contener los documentos devueltos.

3.5. Incluir la serie relacionada con los documentos devueltos (la solicitud del trámite y todos los anexos) que según parágrafo primero del artículo 13 del proyecto de Acuerdo 1 se les aplicará un año de retención. Una opción de nombre para que sea evaluada es “Solicitudes de inscripciones devueltas”

4. En estos artículos, después de citar los acuerdos, adicionar: “o en las normas que la complementen, modifiquen o sustituyan”.

5. Aclarar qué va a pasar con el archivo que ya ha sido digitalizado años atrás y que no le fue aplicado un proceso de digitalización certificado, como lo señala el parágrafo del artículo 21:

6. Comité de archivo: Debe quedar establecido en el Acuerdo que las cámaras de comercio definirán, según sus políticas, el documento mediante el cual se da la directriz para la conformación y/o actualización del comité de archivo, sin que tal directriz esté sujeta a la expedición de un acto administrativo, pues las cámaras de comercio son entidades de derecho privado y, en principio, los actos administrativos son propios de la administración pública, las entidades privadas no producen actos administrativos. Las únicas funciones administrativas que cumplen las cámaras de comercio son las de llevar por delegación de la ley, algunos registros públicos, por lo que en ejercicio de esas funciones y sólo tratándose de ellas las cámaras pueden producir actos administrativos. Cualquier acto ajeno a dichas funciones públicas, no son ni pueden ser actos administrativos.

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