Taller sobre Tablas de Retención Documental en el AGN
Clasificar y valorar la información, por lo general es un proceso complejo que implica diferentes variables; identificar y definir series y tipos documentales, establecer tiempos de retención y disposición final, aspectos primordiales que determinan el futuro documental de la entidad, ya que facilitan el manejo de la información, contribuyen a la racionalización de la producción documental, permiten a la administración proporcionar un servicio eficaz y eficiente, facilitan el control y acceso a la documentación y por supuesto, contribuyen en la protección del patrimonio histórico o para la misma conformación de la historia institucional, entre otros.
El Archivo General de la Nación, ofrece el Taller Tablas de Retención Documental con el objeto de entender la importancia y beneficios que tiene este instrumento archivístico. Este Taller está dirigido a personas vinculadas en la gestión documental de las entidades Públicas y Privadas que cumplen funciones Públicas, estudiantes y personal particular que estén interesados en adquirir conocimientos en esta materia.
CONTENIDOS
· Conceptualización Archivística
· Legislación Archivística
· Conceptos Archivísticos
· Etapas para la elaboración de las Tablas de Retención Documental
Primera etapa - Investigación preliminar sobre la Institución – Entidad
Compilación de normas y actos administrativos relacionados con la estructura orgánico - funcional de la entidad
Identificación y definición de unidades documentales
Entrevista con los productores de los documentos
Segunda Etapa- Análisis e interpretación de la información recolectada
Revisión de los flujos documentales para identificar tipos documentales.
Valoración primaria y secundaria.
Denominación y conformación de series y subseries.
Elaboración del Cuadro de Clasificación Documental
Valoración Documental
Tercera Etapa- Elaboración, aprobación y convalidación de la TRD
Elaboración de las TRD
Presentación y sustentación de las TRD ante el respectivo comité.
Proceso de Convalidación y publicación de la TRD
Cuarta Etapa- Aplicación de TRD
Organización de archivos de gestión y central
Clasificación
Ordenación
Descripción
Identificación
Foliación
Eliminación
Instructivos
Transferencias documentales
Quinta Etapa- Seguimiento y actualización de TRD
OBJETIVOS
Entender la importancia de las Tablas de Retención Documental, así como identificar los beneficios para su implementación en las organizaciones.
Comprender la normativa vigente para la elaboración, aprobación, presentación, evaluación y convalidación de las Tablas de Retención Documental -TRD.
Entender los pasos metodológicos para la elaboración de las TRD.
Conocer los criterios citados en otros referentes normativos en la elaboración y actualización de las Tablas de Retención Documental.
METODOLOGÍA
Exposiciones teórico prácticas con ejemplos aplicados para el mejor entendimiento de la temática.
REQUISITOS
El participante debe contar con conocimientos básicos de archivo.
HORARIO
El Taller tendrá una intensidad de 32 Horas, durante 4 días hábiles de 8:00 a.m. a 5:00 p.m.
COSTOS
Tipo de Entidad
Costo por persona
Entidad Pública /empresas privadas que cumplen funciones públicas, de economía mixta e industrial y comercial del Estado.
$ 745.360
IVA Incluido
Estudiantes
$ 452.000
(IVA Incluido)
Otras Empresas privadas y/o Particulares
$ 1.067.200
(IVA Incluido)
LUGAR
Centro de formación archivística, Archivo General de la Nación, Carrera 6 No 6-91, piso -2