Política tratamiento datos personales

Razón social: ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN JORGE PALACIOS PRECIADO

Dirección: Carrera 6 No. 6 - 91 Bogotá D.C. – Colombia

Correo electrónico: contacto@archivogeneral.gov.co

Teléfono: +57 (1) 328 2888

Página WEB: http://www.archivogeneral.gov.co/

 

GUIA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

EL ARCHIVO GENERAL DE LA NACION JORGE PALACIOS PRECIADO, Entidad de orden nacional adscrita al Ministerio de Cultura, identificada con Nit. 800.128.835-6 con domicilio en la ciudad de Bogotá DC. En la Carrera 6 No. 6-91, es una entidad interesada en proteger los datos personales a los que tiene acceso en virtud de sus actividades (Sede electrónica, capacitaciones, servicios préstamo o alquiler salas, formularios, generación de carnet de investigador, encuestas, visitas guiadas, asistencia técnica, consulta en línea, funciones de contratación estatal y vinculación de funcionarios, trámite de comunicaciones oficiales y de peticiones – quejas – reclamos – sugerencias - denuncias - PQRSD etc.) y con el fin de regular la recolección, almacenamiento, tratamiento, administración y supresión de la información que puede ser relacionada directa o indirectamente con una persona natural, de acuerdo con las disposiciones contenidas en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, por las cuales se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales, ha dispuesto a la ciudadanía en general la presente Guia de Tratamiento de Datos Personales encaminada a establecer las finalidades para las cuales somete a Tratamiento los datos, la forma y los procedimientos para ejercer los derechos y dar a conocer la persona encargada de atender cualquier solicitud respecto de sus Datos Personales.

Teniendo en cuenta la importancia y la privacidad de los datos personales, EL ARCHIVO GENERAL DE LA NACION recibe la información, la almacena y usa de forma adecuada y segura de conformidad con las regulaciones actuales de protección de información y privacidad, sin impedir que el titular pueda verificar la exactitud de la misma y ejercer sus derechos relativos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir la información suministrada, así como su derecho a revocar la autorización suministrada para el tratamiento de sus datos.

 

FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS:

El Tratamiento de los Datos Personales en nuestra posesión se adelantará con los siguientes objetivos o finalidades:

a) Mantener el buen y fluido mantenimiento de la relación establecida entre el usuario y Archivo General de la Nación;

b) Ejecutar la relación contractual existente entre el ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN con sus proveedores y trabajadores, incluida el pago de obligaciones contractuales;

c) Gestionar, administrar, prestar, ampliar y mejorar los servicios en los que el usuario decida suscribirse;

d) Adecuar dichos servicios a las preferencias y gustos de los usuarios;

e) Estudiar la utilización de los servicios por parte de los usuarios;

f) Informar a los usuarios sobre cambios en los servicios actuales o la generación de nuevos productos o servicios;

g) Enviar por medios tradicionales y electrónicos, información técnica, operativa y comercial acerca de productos y servicios ofrecidos por Archivo General de la Nación a través de su portal.

h) Invitar de manera general, por medios tradicionales y electrónicos a los eventos y/o actividades, adelantados por el ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN;

i) Adelantar el proceso de selección, estudio y vinculación laboral;

j) Registrar el directorio de funcionarios y/o contratistas (que han tenido o tienen una relación laboral con el ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN) en las bases de datos;

k) Los indicados en la autorización otorgada por el titular del dato o descritos en el aviso de privacidad respectivo, según sea el caso;

l) Entregar, ceder o enviar sus datos personales a las entidades dependientes y/o bajo el control del Ministerio de Cultura.

m) Para el caso de los videos registrados por las cámaras de seguridad que se realizan dentro y fuera de las instalaciones del ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN, estos se recolectan para fines de seguridad de las personas y/o activos de información y podrán ser aportados como prueba en cualquier proceso.

 

DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS:

De conformidad con lo establecido en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012 y el decreto 1377 de 2013, el titular de los datos personales tiene los siguientes derechos:

a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a EL ARCHIVO GENERAL DE LA NACION, en su condición de responsable del tratamiento;

b) Solicitar prueba de la autorización otorgada a EL ARCHIVO GENERAL DE LA NACION, en su condición de Responsable del Tratamiento;

c) Ser informado por EL ARCHIVO GENERAL DE LA NACION previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales;

d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del Tratamiento;

e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales;

f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

 

RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS Y ATENCION DE SOLICITUDES:

El ARCHIVO GENERAL DE LA NACION es responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos, ante la cual el Titular de la información puede ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato y revocar la autorización:

·         Nombre: ARCHIVO GENERAL DE LA NACION

·         Domicilio: Bogotá D.C., Republica de Colombia.

·         Nit. 800.128.835-6

·         Dirección de correspondencia: Carrera 6 Nro. 6-91

·         Correo electrónico: contacto@archivogeneral.gov.co

·         Teléfono: (1) 328 28 88

 

DEBERES DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN.

El ARCHIVO GENERAL DE LA NACION como responsable del tratamiento de los datos personales, cumplirá con los siguientes deberes:

a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;

b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la Ley 1581 de 2012, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular;

c) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;

d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;

e) Garantizar que la información que se suministre al Archivo General de la Nación sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

f) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la Ley 1581 de 2012;

g) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y en especial, para la atención de consultas y reclamos;

 

PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS COMO TITULAR DE LOS DATOS:

Los derechos de los Titulares, podrán ser ejercidos ante el ARCHIVO GENERAL DE LA NACION por las siguientes personas:

a. Por el titular de los datos, quien deberá acreditar ante el ARCHIVO GENERAL DE LA NACION su identidad en forma suficiente.

b. Por los causahabientes del titular de los datos, quienes deberán acreditar tal calidad ante el ARCHIVO GENERAL DE LA NACION.

c. Por el representante y/o apoderado del titular de los datos, previa acreditación ante el ARCHIVO GENERAL DE LA NACION de la representación o apoderamiento.

d. Por estipulación a favor de otro o para otro.

 

SOLICITUD DE AUTORIZACIÓN AL TITULAR DEL DATO PERSONAL: Con antelación y/o al momento de efectuar la recolección del dato personal, el ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN solicitará al titular del dato su autorización utilizando para esos efectos medios técnicos automatizados de recolección y tratamiento, indicando la finalidad para la cual se solicita el dato, escritos u orales, que permitan conservar prueba de la autorización y/o de la conducta inequívoca descrita en el artículo 7 del Decreto 1377 de 2013. Dicha autorización se solicitará por el tiempo que sea razonable y necesario para satisfacer las necesidades que dieron origen a la solicitud del dato y, en todo caso, con observancia de las disposiciones legales que rigen sobre la materia.

 

Canales o medios de recepción:

En cumplimiento de la ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, Para el ejercicio de cualquiera de los derechos que le asisten como titular de los datos, se podrá utilizar cualquiera de los canales que se establecen a continuación:

Canal Escrito: Los titulares o sus causahabientes podrán formular sus peticiones a través de:

 

·         Correo electrónico: A través del correo electrónico institucional contacto@archivogeneral.gov.co

·         Página Web: Ingresando a la página web de la entidad www.archivogeneneral.gov.co en el menú atención al ciudadano.

·         Fax: (57+1) 3372019

·         Sede Electrónica: Ingresando directamente a la sede electrónica: http://sedeelectronica.archivogeneral.gov.co/SedeElectronica/.

 

Canal Presencial: Los titulares o sus causahabientes pueden acudir a la instalación física ubicada en la Carrera 6 No. 6 – 91 Grupo de Archivo y Gestión Documental, en el horario de 8:00 a.m. a 5:00 p.m.

Información que debe contener la consulta/corrección/actualización/supresión/reclamo/queja:

·         Los nombres y apellidos completos del titular

·         Identificación del titular

·         Dirección del titular donde recibirá correspondencia. El titular o su causahabiente podrá agregar el número de fax o la dirección electrónica.

·         Descripción del objeto ya sea “Consulta/corrección/actualización/supresión/reclamo/queja”

·         Las razones en las que se fundamenta su reclamo/queja

·         La documentación que se quiera presentar como evidencia

 

Consultas:

·         Los titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del titular que repose en las bases de datos del ARCHIVO GENERAL DE LA NACION.

·         El ARCHIVO GENERAL DE LA NACION como responsable del tratamiento de los datos suministrará a los titulares o sus causahabientes, toda la información que se encuentre contenida en las bases de datos que esté vinculada con la identificación del titular.

·         Las consultas serán atendidas en un término de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la respectiva solicitud. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y

·         señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los diez (10) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

 

Quejas/reclamos/corrección/supresión/actualización:

Los titulares o los causahabientes que consideren que la información que se encuentra contenida en las bases de datos del ARCHIVO GENERAL DE LA NACION debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento del cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrán presentar un reclamo ante el ARCHIVO GENERAL DE LA NACION como responsable del tratamiento, el cual será tramitado bajo las siguientes condiciones:

·         El reclamo se formulará mediante solicitud escrita dirigida al ARCHIVO GENERAL DE LA NACION, con la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección y acompañando los documentos que se quieran hacer valer.

·         Al reclamo deberá incluirse la información requerida en el presente documento

·         Si el reclamo resulta incompleto, el ARCHIVO GENERAL DE LA NACION requerirá al interesado dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo para que la complete en el término máximo de un (1) mes subsane las fallas. A partir del día siguiente en que el interesado aporte los documentos o informes requeridos, se reactivará el término para resolver la petición.

·         Se entenderá que el interesado ha desistido de su solicitud o de la actuación cuando no satisfaga el requerimiento, salvo que antes de vencer el plazo concedido solicite prórroga hasta por un término igual.

·         El término máximo para atender el reclamo por parte del ARCHIVO GENERAL DE LA NACION será de diez (10) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo.

·         Cuando no fuere posible para el ARCHIVO GENERAL DE LA NACION atender la consulta dentro de dicho término, lo informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá la consulta, la cual en ningún caso superará los diez (10) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

 

MEDIDAS DE SEGURIDAD: En desarrollo del principio de seguridad establecido en la Ley 1581 de 2012, el ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

AVISO DE PRIVACIDAD: En el evento en el que el ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN no pueda poner a disposición del titular del dato personal la presente Guía de tratamiento de la información, publicará el aviso de privacidad que se adjunta al presente documento, cuyo texto conservará para consulta posterior por parte del titular del dato y/o de la Superintendencia de Industria y Comercio.

 

VIGENCIA DE LA GUIA DE TRATAMIENTO DE LOS DATOS Y DE LA BASE DE DATOS:

La presente guía de tratamiento de datos personales fue creada el día 8 de abril de 2016. El Archivo General de la Nación se reserva el derecho a modificarlas, en los términos previstos de la ley.

Las bases de datos administradas y custodiadas por el AGN se mantendrán por un periodo indefinido, mientras sea necesario para asegurar el cumplimiento de obligaciones de carácter legal, pero los datos podrán ser eliminados en cualquier momento a solicitud de su titular, en tanto esta solicitud no contraríe una obligación legal del Archivo General de la Nación o una obligación contenida en un contrato entre el AGN y el Titular.

 

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