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ESTRUCTURA ORGÁNICA

De conformidad con el Decreto 2126 de 2012, te invitamos a conocer la estructura orgánico funcional del Archivo General de la Nación.

 

   Estructura Orgánica

Conformada por

Son funciones del Consejo Directivo las siguientes:

 

Orientar el funcionamiento general del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado y verificar el cumplimiento de los objetivos, planes y programas definidos y su conformidad con las políticas del Sector Cultura.

 

Aprobar, con base en la recomendación del Director del Archivo General de la Nación, la política general de la entidad, los planes programas y proyectos estratégicos, para su incorporación a los planes sectoriales y a través de éstos, al Plan Nacional de Desarrollo.

 

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Son funciones de la Dirección General, las siguientes:

 

Dirigir el diseño de la Política Nacional de Gestión Documental y Archivos, para facilitar la gestión administrativa del Estado y la conservación del patrimonio documental.

 

Dirigir procesos de investigación a partir de la información contenida en los distintos archivos de la Nación, sus fuentes primarias y el uso y consulta de los archivos con fines culturales, científicos, históricos o técnicos.

 

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Grupo de Sistemas

Coordinación

Omar Villarreal Osorio

omar.villarreal@archivogeneral.gov.co

Extensión: 223

Funciones

1. Proponer y desarrollar programas de formación para fortalecer las competencias del talento de Tecnologías de la Información en virtud de las necesidades de la gestión de Tecnologías de la Información y adelantar acciones con el fin de garantizar la óptima gestión del conocimiento sobre los proyectos, bienes y servicios de Tecnologías de la Información.

2. Propender y facilitar el uso y apropiación de las tecnologías, los sistemas de información y los servicios digitales por parte de los ciudadanos y los grupos de interés a quienes están dirigidos.

3. Definir, implementar y mantener la arquitectura empresarial de la Entidad en virtud de las definiciones y lineamientos establecidos en el marco de referencia de arquitectura empresarial para la gestión de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones TIC del Estado, la estrategia Gobierno Digital y según la gestión estratégica de la Entidad.

4. Proponer a la entidad criterios de optimización y métodos que faciliten la toma de decisiones de inversión en tecnologías de la información buscando el beneficio económico y de los servicios de la Entidad.

5. Definir la gestión estratégica con tecnologías de la información y las comunicaciones mediante la elaboración, implementación, ejecución, seguimiento y divulgación de un Plan Estratégico de Tecnología y Sistemas de Información (PETI) que esté alineado a la estrategia y modelo integrado de gestión de la entidad.

6. Implementar el Sistema de Gestión de Seguridad y Privacidad de la información y mantenerlo actualizado.

7. Elaborar el plan anual de adquisiciones de tecnología con el fin de mantener y mejorar la infraestructura tecnológica proporcionando soluciones adecuadas a todas las dependencias de la Entidad.

8. Participar en las reuniones convocadas por la cabeza del sector en la definición del PETI y arquitectura sectorial con el fin de proponer acciones que faciliten la coordinación y articulación entre entidades del sector y del Estado en materia de tecnologías.

9. Proponer e implementar acciones para impulsar la estrategia de gobierno abierto al interior de la entidad, mediante la apertura de datos que faciliten la participación, transparencia y colaboración en el Estado.

10. Coordinar y supervisar las actividades de mantenimiento preventivo y correctivo de la infraestructura tecnológica (sistemas de información, hardware y software) con el propósito de garantizar su adecuado funcionamiento.

11. Administrar la infraestructura tecnológica e informática de la Entidad.

12. Propender por la continuidad, funcionamiento y disponibilidad de los Sistemas de Información misionales y de apoyo de la Entidad.

13. Crear y dar de baja a usuarios en los diferentes sistemas de información que administra el Grupo de Sistemas, de acuerdo con las solicitudes y reportes entregados por las diferentes áreas.

14. Velar por la prestación eficiente de los servicios tecnológicos (los sistemas de información, hardware y software) necesarios para garantizar la operación y atención de los soportes recibidos a través de la mesa de servicios.

15. Adelantar proyectos junto con las áreas, para la adopción de nuevas tecnologías que permitan la modernización de la gestión del Archivo General de la Nación

16. Solicitar y tramitar ante la Entidad Certificadora, la emisión, revocación, suspensión y renovación de los Certificados Digitales de los funcionarios del AGN habilitados para el uso de estos, atendiendo el procedimiento interno que se adopte para tal efecto.

17. Garantizar el debido tratamiento y disposición final de los residuos informáticos que produce la entidad.

18. Las demás funciones que de acuerdo con la naturaleza del Grupo deban desarrollarse de conformidad con la normatividad legal vigente.

Son funciones de la Oficina Asesora de Planeación, las siguientes:

 

Diseñar y coordinar el proceso de planeación del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado en los aspectos técnicos, económicos y administrativos.

 

Asesorar al Director General en la formulación, orientación, coordinación, control y evaluación de planes, programas y proyectos, acorde con el plan nacional de desarrollo y los aspectos sociales, económicos, culturales, científicos y tecnológicos de la actividad archivística del país.

 

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Son funciones de la Oficina Asesora Jurídica, las siguientes:

 

Asesorar a la Dirección General y a las diferentes dependencias y grupos internos de trabajo de la entidad en los asuntos jurídicos relacionados con las competencias asignadas a cada una de ellas.

 

Asesorar a la Dirección General y coordinar con las demás dependencias de la Entidad el trámite y solución de los asuntos de carácter jurídico, así como conceptuar sobre la interpretación de normas legales inherentes a las funciones de la entidad y mantener la unidad doctrinaria en los actos y decisiones de la administración.

 

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Grupo de Gestión de compras públicas

Coordinación

Jorge Alejandro Carrasquilla Ortiz - Jefe Oficina Asesora Jurídica

jorge.carrasquilla@archivogeneral.gov.co

Extensión: 329

Funciones

1. Establecer los lineamientos en materia de contratación pública que deberán ser observados por las diferentes dependencias de la entidad.

2. Coordinar el proceso de Gestión Contractual (GCO) del AGN en sus etapas precontractual, contractual y pos contractual.

3. Capacitar en materia de compras públicas a los colaboradores de la entidad.

4. Brindar la asistencia y apoyo en la gestión contractual realizando el control de legalidad de los procesos de contratación.

5. Realizar la revisión jurídica de los contratos y convenios de venta de servicios.

6. Dirigir, coordinar y adelantar los procesos de contratación bajo la normatividad vigente encaminados al cumplimiento de los programas y proyectos de la entidad.

7. Revisar el Plan Anual de Adquisiciones (PAA) respecto a la modalidad contratación y tiempo de apertura.

8. Dirigir y adelantar las compras que deba hacer la entidad por medio de la Tienda Virtual del Estado Colombiano (TVEC) y el Sistema Electrónico para la Contratación Pública (SECOP).

9. Revisar y proponer los ajustes de los estudios previos elaborados por las dependencias solicitantes para los procesos de contratación ejerciendo el control de legalidad y unificando el criterio jurídico.

10. Proyectar los pliegos de condiciones e invitaciones de los procesos de contratación.

11. Avalar el componente jurídico de los procesos de contratación.

12. Publicar los documentos contractuales necesarios en el SECOP.

13. Consolidar, junto con la dependencia solicitante, el documento de preguntas y respuestas al proyecto de pliegos de condiciones y pliegos de condiciones definitivos de los diferentes procesos de contratación a cargo, así como proyectar las respuestas de naturaleza jurídica.

14. Preparar las audiencias propias de cada proceso de contratación.

15. Apoyar y coordinar con la dependencia solicitante la contestación de las solicitudes de información y derechos de petición cuyo objeto esté relacionado con los procesos de contratación.

16. Coordinar la verificación de los requisitos habilitantes y la evaluación de las ofertas junto con la dependencia solicitante y el Grupo de Gestión Financiera en las modalidades de contratación en las que aplique.

17. Proyectar los actos administrativos propios de la gestión contractual en todas sus etapas.

18. Proyectar y revisar los contratos, sus modificaciones de demás documentos necesarios para el desarrollo de la actividad contractual de la entidad.

19. Aprobar las garantías que parece los contratos de bienes y servicios emanados de los procesos contractuales, así como de los contratos interadministrativos que sean suscritos con entidad.

20. Adelantar el proceso de imposición de multas, sanciones y declaración de incumplimientos de los contratos, previa asistencia técnica recibida por parte del supervisor del contrato o interventoría.

21. Expedir las certificaciones de los contratos requeridas por los interesados.

22. Rendir los informes que sean solicitados por las demás áreas y entes de control sobre la gestión contractual adelantada por el AGN.

23. Mantener actualizados los procesos y procedimientos competencia del grupo en el sistema documental de la entidad proponiendo las modificaciones que se encuentran pertinentes.

24. Recibir los informes de supervisión de los contratos de la entidad para su respectiva gestión documental.

25. Adelantar la gestión documental de los archivos

26. Velar por el funcionamiento del sistema de control interno en la dependencia y por el diseño e implantación de un sistema de control de gestión a través del uso de indicadores de eficiencia.

27. Revisar la liquidación de los contratos objeto de la misma, previa recepción del documento junto con sus soportes por parte del supervisor o interventor del contrato.

28. Emitir conceptos cuyo objeto verse sobre la gestión contractual de entidad.

29. Crear y administrar los roles del SIGEP de las dependencias solicitantes con el objeto de crear usuarios, validar, aprobar y vincular las hojas de vida de las personas hacer contratadas por la entidad.

30. Notificarle designación y modificación de supervisores de los contratos suscritos.

31. Las demás que sean encomendadas por la Oficina Asesora Jurídica y que guarden relación con la gestión contractual de la entidad.

Son funciones de la Oficina de Control Interno, las siguientes:

 

Asesorar y apoyar al Director General en el diseño, implementación y evaluación del Sistema de Control Interno de la Entidad, así como verificar su operatividad.

 

Desarrollar instrumentos y adelantar estrategias orientadas a fomentar una cultura de autocontrol que contribuya al mejoramiento continuo en la prestación de los servicios de competencia del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado.

 

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Son funciones de la Secretaría General, las siguientes:

 

Asesorar al Director General y a las demás dependencias en la formulación y aplicación de políticas, normas, planes, programas y procedimientos para la administración de recursos humanos, físicos, económicos y financieros de la entidad.

 

Desarrollar las políticas y programas de administración del talento humano, bienestar social, selección, registro y control, capacitación e incentivos de conformidad con las normas legales vigentes.

 

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Grupo de Archivo y Gestión Documental

Coordinación

Sandra Sierra Torres

sandra.sierra@archivogeneral.gov.co

Extensión: 322

Funciones

1. Coordinar y administrar el proceso de recepción, radicación, distribución de las comunicaciones oficiales internas y externas de la Entidad, propendiendo por la oportunidad y eficiencia en el servicio.

2. Diseñar, construir, actualizar y realizar seguimiento a la implementación de los siguientes instrumentos archivísticos: Tablas de Retención Documental, Cuadro de Clasificación Documental, Programa de Gestión Documental, Plan Institucional de Archivos, Modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos, Banco terminológico, Tablas de Control de Acceso cuando a ello hubiere lugar.

3. Diseñar, construir, actualizar y realizar seguimiento a la implementación del Sistema Integrado de Conservación.

4. Definir prácticas para la administración, modernización o mejoramiento de la gestión documental y administración de archivos de la Entidad

5. Brindar asistencia a las dependencias de la Entidad respecto de los instrumentos archivísticos de conformidad con la normatividad vigente

6. Realizar visitas de seguimiento, control y asistencia técnica a los archivos de gestión de las dependencias del AGN de conformidad con la normatividad vigente y procedimientos establecidos en materia de Gestión Documental.

7. Expedir paz y salvo y/o documento equivalente para funcionarios y/o contratistas en el SGDEA del AGN y prestamos de documentos custodiados en el Archivo Central del AGN

8. Recibir, verificar y controlar las transferencias primarias de las diferentes dependencias del AGN al Archivo Central de conformidad con el plan de transferencias primarias y procedimientos internos.

9. Aplicar, verificar, controlar y entregar las transferencias secundarias del AGN del Archivo Central de conformidad con los procedimientos internos.

10. Velar por el cumplimiento de los procesos para la disposición final establecida en la Tabla de Retención documental del AGN en el Archivo Central.

11. Garantizar la conservación y consulta de los documentos custodiados por el Archivo Central del AGN.

12. Asegurar el cumplimiento de la política archivística al interior del AGN

13. Administrar funcionalmente el Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo de la entidad (SGDEA), estableciendo los lineamientos para su operación de conformidad con los instrumentos archivísticos y procedimientos internos en materia de gestión documental.

14. Las demás funciones que de acuerdo a la naturaleza del Grupo deban desarrollarse de conformidad con la normatividad legal vigente.

Grupo de Gestión Humana

Coordinación

María Alejandra Suárez Chocontá

María.suarez@archivogeneral.gov.co

Extensión: 270

Funciones

1. Aplicar las políticas, normas, planes, programas y procedimientos para la administración de recursos humanos.

2. Formular, diseñar, ejecutar y evaluar el Plan Institucional de Formación y Capacitación, Sistema de Estímulos y Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo, para la Entidad.

3. Someter a consideración de la Dirección General, la elaboración, actualización, modificación o adición del Manual de Funciones, Requisitos y Competencias Laborales de los diferentes empleos de la planta de personal del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, adelantando los estudios requeridos.

4. Planear, organizar, controlar y validar el despliegue de las diferentes actividades tendientes al cumplimiento y aplicación de las normas relacionadas con el empleo público, la carrera administrativa y la gerencia pública.

5. Elaborar, desarrollar y evaluar el plan estratégico de recursos humanos de conformidad con los lineamientos establecidos por el Departamento Administrativo de la Función Pública.

6. Elaborar el reglamento de higiene y seguridad industrial, llevando a cabo el seguimiento a los factores de riesgo allí previstos.

7. Determinar con la Dirección General los perfiles de los empleos que deberán ser provistos mediante el proceso de selección por méritos.

8. Proponer a la Dirección General y a la Secretaría General las acciones encaminadas a la realización de los procesos de selección o concurso y adelantar las actividades necesarias para tal fin.

9. Coordinar, verificar y certificar el cumplimiento de los requisitos, para el ingreso al empleo público; así como para los procesos de encargo, comisión para desempeñar un cargo de libre nombramiento y remoción, de acuerdo con lo establecido en la normatividad vigente.

10. Coordinar, implementar, desarrollar y validar las acciones referidas a la Gestión del Desempeño de los funcionarios vinculados a la planta de personal de la Entidad (Sistema de evaluación de funcionarios de carrera administrativa, de libre nombramiento y remoción, de Gerencia Pública y vinculados a través de nombramiento provisional)

11. Elaborar los actos administrativos referentes a nombramientos, retiros, encargos, asignación de primas, licencias, incapacidades, horas extras, prestaciones sociales y aquellos que sean de competencia del Grupo.

12. Elaborar las actas de posesión, llevar el consecutivo de las mismas, verificar y certificar el cumplimiento de los requisitos para desempeño de un cargo.

13. Responder por el proceso de identificación corporativa (carné) de los funcionarios, practicantes y contratistas de prestación de servicios de apoyo a la Entidad.

14. Participar en el diseño y conformación de los diferentes grupos internos de trabajo.

15. Emitir certificaciones relacionadas con tiempo de servicio y funciones realizadas por los servidores públicos activos e inactivos, cuando le sean requeridas.

16. Coordinar, verificar y aprobar la liquidación mensual de la nómina de la planta de personal para su correspondiente ordenación por parte del Director General.

17. Responder por el manejo, organización guarda y mantenimiento de los expedientes de historias laborales y demás documentos de archivo relacionados con los servidores públicos de la Entidad.

18. Atender oportunamente las situaciones administrativas que las dependencias reporten al Grupo de Gestión Humana, tales como vacaciones, licencias, incapacidades, cumplimiento de horario de trabajo, permisos, entrega del cargo por retiro, evaluación del desempeño entre otras.

19. Desarrollar las actividades establecidas en el componente de Gestión del Talento Humano del Modelo Integrado de Planeación y Gestión.

20. Aportar información de su competencia para rendir el informe a la Cámara de representantes de conformidad con el Art 310 de la ley 5 de 1992.

21. Las demás funciones que de acuerdo a la naturaleza del Grupo deban desarrollarse de conformidad con la normatividad legal vigente.

Grupo de Recursos Físicos

Coordinación

Cristian Javier Farfán Bareño

cristian.farfan@archivogeneral.gov.co

Extensión 363

Funciones

1. Dirigir, coordinar y controlar los procesos para garantizar la adecuada y oportuna prestación de los servicios de transporte, vigilancia, pólizas y demás servicios generales necesarios para el normal desempeño de la gestión institucional, de conformidad con las normas legales vigentes.

2. Organizar la prestación de los servicios relacionados con almacén, inventarios, servicios públicos y administración del parque automotor.

3. Realizar la supervisión y coordinación de los contratos que le sean asignados relacionados con los mantenimientos preventivos y correctivos, prestación de servicios, obra, Seguros, aseo, vigilancia, necesarios para el funcionamiento de las instalaciones de la Entidad.

4. Elaborar el Plan de Mantenimiento Preventivo y correctivo de los bienes de la Entidad, a cargo del Grupo de Recursos Físicos, necesarios para el funcionamiento de las instalaciones de la Entidad.

5. Verificar y controlar el pago de servicios públicos e impuestos de inmuebles y vehículos de propiedad del AGN

6. Tramitar las acciones necesarias para mantener actualizados los documentos jurídicos de los predios del AGN.

7. Coordinar las adecuaciones de espacio y apoyar las actividades logísticas requeridas para los eventos en la Entidad.

8. Coordinar las actividades relacionadas con el levantamiento, actualización y toma física de los inventarios individuales por dependencias y en bodegas, así como de baja de elementos y comunicar a la Secretaria General, los faltantes en los mismos, con el fin de que se adopten las medidas pertinentes.

9. Tramitar los siniestros a que haya lugar, en caso de pérdida de bienes de propiedad del AGN.

10. Atender la solicitud de los servicios de mantenimiento, en lo referente a la electricidad, plomería, pintura, carpintería, instalaciones de equipos y otras reparaciones locativas del AGN.

11. Controlar los bienes de consumo y devolutivos de la Entidad.

12. Las demás funciones que de acuerdo a la naturaleza del Grupo deban desarrollarse de conformidad con la normatividad legal vigente.

Grupo de Gestión Financiera

Coordinación

Alirio Alfonso Bayona Fonseca

alirio.bayona@archivogeneral.gov.co

Extensión: 280

Funciones

1. Participar en la programación y en la elaboración del anteproyecto anual de presupuesto.

2. Llevar en los libros establecidos por las normas los registros de carácter presupuestal.

3. Registrar y realizar las modificaciones presupuestales que se den en el transcurso de la vigencia, y que se dispongan a través de las normas. 

4. Realizar seguimiento a la ejecución del presupuesto con sujeción a la Ley.

5. Expedir los certificados de disponibilidad y registro presupuestal, de conformidad con la Ley Anual de Presupuesto y demás disposiciones legales vigentes

6. Preparar conjuntamente con la Oficina Asesora de Planeación, el programa anual de caja y presentarlo a consideración de la Dirección General.

7. Elaborar los informes periódicos de ejecución presupuestal para los Organismos de Control y demás autoridades judiciales o administrativas que lo requieran. 8. Constituir al cierre de la vigencia fiscal las cuentas por pagar y las reservas presupuestales y suscribir las respectivas actas de cancelación a que haya lugar durante la ejecución.
9. Ingresar los dineros que por cualquier concepto reciba el Archivo General de la Nación, con base en los actos administrativos que los autoricen, consignándolos diariamente y elaborando los respectivos soportes.
10. Registrar las obligaciones y pagos en el Sistema Integrado de Información Financiera SIIF Nación, con base en los soportes respectivos.
11. Llevar electrónicamente los libros auxiliares de caja, bancos, ingresos, y los demás que se requieran y manejarlos de acuerdo con el Régimen de Contabilidad Pública.
12. Administrar, controlar y custodiar las correctas operaciones de cada una de las cuentas corrientes, y de ahorro, de las cuales se ha autorizado su manejo.
13. Realizar las actividades relacionadas con la gestión y el recaudo de cartera con las dependencias responsables de las ventas de bienes y servicios.
14. Realizar el seguimiento y control de las comisiones de servicios pendientes de legalizar.
15. Solicitar los recursos ante la DTN de acuerdo con las instrucciones y procedimientos establecidos por la misma.
16. Elaborar y analizar mensualmente las conciliaciones bancarias y realizar las gestiones pertinentes para tener registrada la información de manera confiable y oportuna.
17. Efectuar de acuerdo con el Régimen de Contabilidad Pública expedido por la Contaduría General de la Nación, el proceso contable de los hechos financieros, económicos y sociales de la Entidad.
18. Elaborar mensualmente conciliaciones CUN con el Ministerio de Hacienda y Crédito Público.
19. Elaborar mensualmente conciliaciones Operaciones Recíprocas con el Ministerio de Hacienda y Crédito Público.
20. Realizar la conciliación mensual con las dependencias que alimentan el módulo de contabilidad y dejar como constancia un acta de conciliación.
21. Elaborar los estados contables e informes complementarios, con base en el registro de las operaciones financieras, económicas y sociales planeadas y presupuestadas por la Entidad.
22. Liquidar los impuestos, retenciones, Contribuciones y verificar el cumplimiento de las obligaciones tributarias a cargo de la Entidad.
23. Realizar las evaluaciones financieras de los procesos de contratación que adelante la Entidad.
24. Las demás funciones que de acuerdo a la naturaleza del Grupo deban desarrollarse de conformidad con la normatividad legal vigente.

 

Subdirecciones

A continuación se presentan las cuatro (4) Subdirecciones del Archivo General de la Nación.

 

Subdirección SNA

Subdirección del Sistema Nacional de Archivos
 
 

Subdirección TIADE

Subdirección de Tecnologías de la Información Archivística y Documento Electrónico
 
 

Subdirección GPD

Subdirección de Gestión del Patrimonio Documental
 
 

Subdirección ATPA

Subdirección de Asistencia Técnica y Proyectos Archivísticos