Las autoridades departamentales, distritales, municipales, de los territorios indígenas y de los territorios especiales biodiversos y fronterizos podrán, de acuerdo con su autonomía, crear el Archivo General en su respectivo nivel territorial, cuya función principal será la de coordinar y desarrollar la política archivística en los archivos de las entidades de su territorio, de acuerdo con los lineamientos impartidos por el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado; y recibir las transferencias documentales que, de acuerdo con la tabla de retención o valoración documental, hayan sido valoradas para conservación permanente, así como los documentos de valor histórico entregados en comodato o donación por particulares o entidades privadas.
INSTRUMENTOS ARCHIVÍSTICOS
Tabla de Retención Documental
Instrumento conformado por un listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.
DOCUMENTO TÉCNICO - MINIMANUAL TRD DOCUMENTO TÉCNICO - APUNTES PARA LA ORGANIZACIÓN – MANUAL 3 INFOGRAFÍA - TABLAS DE RETENCIÓN Y VALORACIÓNInventario Documental
Instrumento de recuperación de información que describe de manera exacta y precisa las series o asuntos de un fondo documental.
INFOGRAFÍA - INVENTARIOS DOCUMENTALESCuadro de Clasificación Documental
Instrumento que refleja la jerarquización dada a la documentación producida por una institución.
Plan Institucional de Archivos - PINAR
Instrumento conformado por un listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.
DOCUMENTO TÉCNICO - PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS – PINAR INFOGRAFÍA - PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS - PINAR OVA - PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS - PINARPrograma de Gestión Documental
Es el instrumento archivístico que formula y documenta el desarrollo sistemático de los procesos archivísticos encaminados a la gestión de la documentación de una entidad, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.
DOCUMENTO TÉCNICO - PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL – PGD INFOGRAFÍA - PLANEACIÓN DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL - PGD INFOGRAFÍA - PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL - PGDModelo de Requisitos para G.D.E.
Instrumento de planeación, el cual formula los requisitos funcionales y no funcionales de la gestión de documentos electrónicos de la entidad.
DOCUMENTO TÉCNICO - MODELO DE REQUISITOS PARA UN SGDEATablas de Control de Acceso
Instrumento para la identificación de las condiciones de acceso y restricciones que aplican a los documentos.
Bancos terminológicos
Instrumento archivístico que permite la normalización de los nombres de las series, subseries y tipos documentales a través de lenguajes controlados y estructuras terminológicas.
APLICATIVO - BANTER