Los felicito por tamaña labor, aspiro a seguir leyendo el documento y dar una opinión más profunda. Por ahora, si tal vez estoy muy desactualizado, me quiero atrever a decir que el documento tiene un error en la expresión "Principios archivísticos generales" puesto que solo se conocen dos principios archivísticos bien documentados e investigados, que además son pilar de la archivística y fundamento en legislación archivística colombiana: principio de procedencia y principio de orden original. En el documento borrador, se habla de "Principios Archivísticos Generales" y en lo personal, eso no significa nada para mí, creería que pone en duda de sobremanera la forma de interpretarlo porque no existe literatura al respecto ¿o sí?. Propongo que intenten una aclaración al respecto o cambiar los términos, palabras o idea que desean transmitir con tal expresión, o informar a la comunidad archivística tales principios de manera profunda a través del AGN y dar así solidez, y no solo enunciarlos como si fuera algo lógico u obvio en la comunidad archivista. Gracias por su atención.

Bogotá, 6 de julio de 2018

OBSERVACIONES AL PROYECTO DE ACUERDO “POR EL CUAL SE REGLAMENTA Y ESTABLECEN LINEAMIENTOS TÉCNICOS GENERALES EN MATERIA DE GESTIÓN DOCUMENTAL EN CONCORDANCIA CON LA ……..

1. Muy interesante la propuesta, sin embargo el Acuerdo debe fijar directrices claras y precisas y más cuando se reglamenta la gestión documental para documentos de inteligencia y contrainteligencia producidos por entidades estatales que legalmente desarrollan la función.
2. El título se debe precisar si se trata de un acuerdo para reglamentar “el sistema de depuración de datos y archivos…” ó se trata de “establecer lineamientos técnicos generales en materia de gestión documental”
3. Sugiero el siguiente título: “POR EL CUAL SE FIJAN LAS DIRECTRICES TÉCNICAS ARCHIVÍSTICAS PARA EL DESARROLLO DE LOS PROCESOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL EN LOS ARCHIVOS DE INTELIGENCIA Y CONTRAINTELIGENCIA PRODUCIDOS POR LAS ENTIDADES ESTATALES QUE TIENEN LEGALMENTE ESTABLECIDA ESTA FUNCIÓN”
4. En cuanto a los considerandos:
a. Los primeros considerandos es necesarios citar los artículos constitucionales o legales correspondientes.
b. La ley 527 de 1999 no me parece que sea tan pertinente para este acuerdo.
c. La Ley 594 de 2000, aplica en todas sus partes, sin embargo el artículo 25 no aplica en este caso.
d. Cuando se citan normas, es mejor copiar textual el artículo para no pasar a ambigüedades como la descrita en el cuándo se hace la referencia al artículo 21. El artículo 21 en la ley dice “Las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos”, sin embargo en el proyecto de acuerdo se agregan cosas que conducen a una mala interpretación, así “…. Que el Archivo General de la Nación, Jorge Palacios Preciado dará pautas y normas técnicas generales sobre conservación de archivos, incluyendo lo relativo a los documentos en nuevos soportes”. Esta parte no está citada en el mencionado artículo de la ley.
e. Me parece que el aporte de la ley 1341 de 2009, al proyecto de acuerdo no es tan importante, máxime si se trata de la gestión de documentos de inteligencia y contrainteligencia donde las entidades autorizadas echarán mano de todas las herramientas tecnológicas que tengan a su alcance para el desarrollo de su función.
CONCLUSIÓN: Para esta parte de los considerandos, sugiero realizar un nomograma y un análisis muy juicioso de todas las normas que regulan la función de inteligencia y contrainteligencia, las normas que aplican a la gestión de documentos en general, otras normas que afectan la producción, conservación uso y disposición final de documentos de inteligencia y contrainteligencia. Citar sentencias, y entre expertos abogados, archivistas y expertos en inteligencia y contrainteligencia, interesados en la información, realicen un debate sobre el tema para precisar los considerandos. Lo anterior por la trascendencia, importancia y decisiones presentes y futuras sobre archivos de inteligencia y contrainteligencia, no solo pensando en los que se conservan en el AGN sino en general.
5. Objeto precisarlo de acuerdo con el título.
6. Alcance: Entidades a las que le aplica el Acuerdo.
7. El proyecto de acuerdo debe fijar pautas en general, y no puntualizar en los archivos que se conservan en el AGN. Si fuera del caso, sugiero dejar un capítulo especial para tratar temas de clasificación, ordenación, descripción, servicio de consulta y conservación documental.
8. El Acuerdo debería tener una estructura coherente y alineada con el desarrollo de los procesos archivísticos, identificando claramente cuando son físicos y cuando son electrónicos. Identificando los procesos de:
a. PLANEACIÓN (advertir que las entidades deben fijar unos criterios claros y precisos para el establecimiento de lineamientos orientadores de la producción, gestión y trámite, organización, transferencia, disposición de los documentos, preservación a largo plazo, valoración)
b. SEGURIDAD Y RESERVA DE LA INFORMACIÓN, DOCUMENTOS Y DATOS. (Criterios…. tabla de control de acceso tanto a los documentos físicos como electrónicos)
c. CLASIFICACIÓN (orientar a las entidades del estado dedicadas al desarrollo de procesos de inteligencia y contrainteligencia sobre los criterios para identificar y precisar en el cuadro de clasificación documental, las dependencias y series documentales caracterizadas como de inteligencia y contrainteligencia, para adoptar medidas de seguridad, reserva o secreto de la información a diferencia del resto de documentos que genera la entidad.
d. ORDENACIÓN (orientar a las entidades del estado dedicadas al desarrollo de procesos de inteligencia y contrainteligencia sobre los criterios a tener en cuenta para el desarrollo de procesos de ordenación, foliación, depuración (entendida como la actividad de retirar del expediente en la etapa activa, copias, formatos en blanco u otros que no son esenciales en el expediente, y el procedimiento para la eliminación o borrado de este material)
e. DESCRIPCIÓN. Aunque conocemos las técnicas para la descripción documental, necesaria para el control y consulta, en este caso se debe precisar el nivel de descripción para documentos físicos, así como el nivel de datos y metadatos asociados para la descripción y control de documentos electrónicos.
f. CONSULTA. Orientar a las entidades a la luz de la constitución nacional y las leyes, los niveles y criterios de acceso a la información de inteligencia y contrainteligencia, para los casos de acceso a la información por motivos de consulta. Sin es del caso precisar cuándo se trata de seguridad nacional, derechos humanos, periodismo, asuntos judiciales, consulta por motivos políticos (congresistas u otros), entes de control del estado, organismos internacionales, consulta pública ciudadana. Así como los tiempos legales de reserva de la información en cada caso.
g. PROCEDIMIENTOS Y EVIDENCIAS DURANTE LA CONSULTA. Orientar a las entidades para que se definan procedimientos, instructivos, y formatos para el desarrollo de procesos de consulta, acceso y entrega de este tipo de información.
h. INSTRUMENTOS ARCHIVÍSTICOS. Citar los instrumentos archivísticos que pueden habilitarse para los archivos de inteligencia y contrainteligencia y advertir sobre el control de acceso a estos instrumentos y la seguridad de la información relativa a estos instrumentos que pueden ser TRD, Cuadro de Clasificación, TVD, Inventario, Tablas de Control de Acceso, etc.
i. CRITERIOS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL. Orientar a las entidades sobre unos criterios mínimos a tener en cuenta para el desarrollo de procesos de valoración documental para definir tiempos de retención y en especial para el desarrollo de procesos de disposición final de los documentos.
j. ADMINISTRACIÓN Y CONSERVACIÓN. Orientar a las entidades para crear y poner en práctica procedimientos, formatos, instructivos para la entrega, recibo, administración, gestión, conservación, almacenamiento, mantenimiento, traslados, de archivos de inteligencia y contrainteligencia. Definir responsabilidades (cuadro de mando) de dirección, de administración, de ejecución de procesos archivísticos, de acceso a los depósitos, en general todo lo que tiene que ver con la administración del archivo.
k. DISPOSICIONES FINALES. Definir el alcance de los entes de control sobre este tipo de archivos, como es el caso de las facultades de Inspección y Vigilancia que tiene el AGN. Medidas de control para evitar el acceso de información haciendo uso de la dignidad o cargo superior.
9. GLOSARIO DE TERMINOS. Es muy importante seguir con las mismas definiciones que ya fueron reglamentadas a través de otros acuerdos. (acuerdo 26 de 2006 y otros) para no generar interpretaciones. Si es del caso es posible hacer aclaraciones para los casos puntuales. Si hay conceptos o palabras nuevas, es importante precisar gramaticalmente su contenido para que exprese lo que se quiere decir sin conducir a otro concepto distinto. Por ejemplo: COMPARTIMENTACIÓN: Según lo consultado en el diccionario es la acción de “subdividir algo en partes menores” consulta web: en el contexto de los archivos de inteligencia la palabra compartimentación significa “En asuntos relacionados con la inteligencia militar, tanto del sector público como privado, la compartimentación de información da a entender que hay un limitado acceso a determinada información para personas que tienen que saber directamente dicha confidencia para llevar a cabo ciertas tareas” esto es diferente de lo contemplado en el proyecto de acuerdo, ya que una cosa es el nivel de acceso el cual el administrador del archivo puede controlar, diferente a la condición de querer saber o conocer estrictamente lo necesario para el cumplimiento de las funciones. Me parece que hay que precisar este concepto porque se genera una dicotomía entre el nivel de acceso y el deseo de conocer.
10. RECONSTRUCCIÓN DE ARCHIVOS. Me parece que este aspecto no se puede aplicar de la misma forma como se realizaría con los expedientes administrativos que sí están a cargo de los Secretarios Generales, en este caso los expedientes de inteligencia y contrainteligencia están a cargo de otras instancias (cuadro de mando) por tanto el procedimiento por pérdida o de reconstrucción de expedientes no puede ser el mismo. Hay que orientar a las entidades sobre el procedimiento a seguir en tanto que la pérdida de un expediente de inteligencia es tan trascendental que puede estar generando conflictos internacionales o nacionales, por tanto el trámite debe ser de otra forma.
11. Artículo 6 protección del personal. Se debería definir indicaciones generales sobre la protección de datos u otros de las personas que se encuentran el servicio de los archivos de inteligencia y contrainteligencia para que sean atendidas por parte de todas las entidades que producen y/o conservan archivos de inteligencia y contrainteligencia en el país, sin mencionar el caso específico del Archivo General de la Nación.
12. Artículo 17 otras disposiciones. Me parece que es suficiente con decir el perfil y requisitos de las personas que trabajan en los archivos de inteligencia y contrainteligencia, sin mencionar el AGN ni otros aspectos de valor.
13. Sistema Nacional de Depuración de Datos. Me parece importante dejar un capítulo especial para tratar y definir la participación y el alcance sobre los temas en los que va a participar las personas o entidades que hacen parte del Sistema Nacional de Depuración de Datos de archivos de inteligencia y contrainteligencia, en relación con este documento y el seguimiento en la aplicación del mismo.

CONCLUSIÓN. Me parece un trabajo interesante y agradezco que se encuentre en consulta pública porque nos da la oportunidad de participar en el proceso y seguramente con el apoyo de otras personas se construirá un documento técnico muy bien estructurado y de utilidad para los propósitos previstos.

Estas observaciones las realizo con el mayor espeto que sin duda es el reconocimiento al esfuerzo y aportes importantes de las personas que han realizado para presentar el trabajo.

Atentamente,

Hernan Parada Arias

Este acuerdo, es la garantía legal y constitucional, que permite al estado cumplir con las disposiciones legales establecidas en las leyes 1712 de 2014, ley 1621 de 2013, ley 594 de 2000 y demás normas que las complementan o desarrollan.

De vital importancia que aquella información que goza de reserva legal tenga un procedimiento especial, adecuado y que garantice que el acceso y conocimiento de información reservada tenga lasreglas que deberán seguir la autoridades o destinatarios finales deberán cumplir Pra evitar que dicha información se haga pública.

Este documento, es la solución para que aquella información que sea retirada de los archivos de inteligencia y Contrainteligencia, se haga bajo estándares uniformes y que sólo sea retirada aquella que no cumpla con los criterios de actualización corrección y retiro.

cordial saludo me parece que esta muy bien argumentado el acuerdo para el Sistema Nacional de Depuración de Datos y Archivos de Inteligencia y Contrainteligencia, esto hace que se proteja la información y se establezcan criterios esenciales