Estimados,

Sugiero que expliquen o aclaren por que razón no incluyen o aluden en esta actualización estándares descriptivos internacionales que significan o representan avances para el despliegue de la política archivistica nacional y Política de Gobierno Digital

A continuación se relacionan los. ausentes estándares descriptivos no considerados o aludidos en esta actualización del acuerdo

Encoded Archival Context for Corporate Bodies, Persons, and Families – EAC-CPF
MANUSCRITOS Y ARCHIVOS DIGITALES
VALORACION DE REGISTROS DIGITALES
PRESERVACION DIGITAL
REPOSITORIOS DIGITALES CONFIABLES
DISEÑO DE SISTEMAS DESCRIPCION Y DE ACCESO
(OaiS)
(PaiMaS) https://www.iso.org/standard/67056.html
Gestión de Activos Digitales (DAMS)
MODS para descripción
PREMIS paraarchivos y derechos,
MIX para obtener información adicional sobre contenido de imágenes fijas
Describing Archives: A Content Standard (DACS)
assigned archival resource keys (ARKs),

Presentamos observación al "ARTÍCULO 8°. Clasificación documental en el Archivo General Territorial y en el Archivo Histórico (...) PARÁGRAFO 2. Las entidades del Estado deben transferir sus archivos de valor histórico al Archivo General de la Nación o al Archivo General Territorial, de acuerdo con su jurisdicción; en ningún caso se pueden enajenar, donar, destruir documentos de valor históricos o entregar dichos acervos en comodato o custodia a empresas de servicios archivísticos o terceros." del Proyecto de modificación del Acuerdo 05 de 2013.

Con respecto a este aparte, si la administración integral de los archivos prestada por terceros se está realizando de una manera idónea y guardando la reserva. ¿Por qué no dar la custodia de los acervos documentales con valor histórico? Teniendo en cuenta que las entidades no tienen las capacidades técnicas para salvaguardar los documentos con dicho valor.

Respetuosamente se solicita no retirar el Capìtulo V SISTEMAS AUTOMATIZADOS DE DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL referido en el vigente Acuerdo 005 de 2013 debido a las circunstancias actuales de emergencia sanitaria, se debe garantizar a todas las partes interesadas a la consulta y acceso a los archivos sea cual fuere su soporte y añadir la Obligatoriedad en las Entidades Nacionales y territoriales a tener sus sistemas de ordenación y descripción documental en Sistemas Automatizados o SGDEA si se omite esa Obligatoriedad mencionada en el Artículo 4 del Acuerdo vigente, se incumpliría la Ley Antitrámites así como se vulneraría lo consignado en la Ley de Transparecia, reitero la emergencia sanitaria sigue vigente hasta el mes de noviembre por eso es importante no omitir el artículo 4 ni el Capítulo V del actual acuerdo

Veo pertinente que en la presente actualización se tenga en cuenta la posibilidad de incluir un apartado sobre los archivos de gestión centralizados, pues en la actualidad se viene presentando la tendencia a administrar, organizar y custodiar en un solo espacio la información producida y recibida en las unidades administrativas de las Entidades, esto gracias a la implementación de Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo – SGDEA. En dicho apartado, sugiero que se incluyan algunas políticas que las entidades deban tener en cuenta para logar con éxito dichos proceso y evitar la pérdida o deterior del patrimonio documental de la nación.

Se habla de crear el Archivo Histórico, en las instituciones donde no exista, pero es muy poca literatura que hable sobre como se haría el proceso, seria bueno que aprovechando la coyuntura, desarrollaran a fondo est tema.

Respetuosamente  se solicita la permanencia del Artículo 21 del Acuerdo 005 de 2013: "Compatibilidad e interoperabilidad". Lo anterior teniendo en cuenta:   
-Los múltiples beneficios ofrecidos por la interoperabilidad en la gestión integral y ágil de la información. 
-Gracias a sus beneficios, la interoperabilidad se ha convertido en un objetivo para múltiples entidades, que requieren lineamientos para su implementación.  
-La permanencia del artículo estaría en concordancia con la política de Gobierno Digital del Ministerio de Tecnologías de la información y las comunicaciones.

Se manifiesta que una vez se tengan las TRD y TVD no es necesario elaborar historia institucional, por lo cual se considera incluir "Salvo se presente un proceso de Actualización..”

En suma, se presenta un acuerdo que pierde las instrucciones aplicables operativamente que tiene el vigente. También se pierde la secuencia de clasificar – Ordenar – Describir del actual.
Se aprecia una decidida vocación hacia la descripción, dejando en lugar secundario la clasificación y la ordenación, en ese sentido no hay coherencia con el espíritu de la norma declarado en el epígrafe.
No se dice nada en relación con el uso de bancos terminológicos en la descripción, se debería dar un uso práctico a este instrumento.
No se indica nada en relación con los programas de descripción que hoy están el art 11 del acuerdo 05, este debería mantenerse. En este sentido también debería mantenerse lo señalado en el art 12 de actual acuerdo 05.
Art 5. Historia Institucional. Cuenta la utilidad paro no define si se debe elaborar o no previamente a la organización. El parágrafo 1 es confuso, no se entiende el mensaje ya que hace referencia a la compilación de información necesaria para la elaboración de TRD y/o TVD, pero no señala nada en concreto frente a la historia institucional. El parágrafo 2 sugiere uso de ISAAR, hay que recordar que esta es eminentemente para descripción. En todo caso debería señalarse la obligatoriedad no solo de elaborar la historia sino también de mantenerla actualizada.
Art 6. Señala que el resultado de la clasificación es el cuadro de clasificación, es necesario observar que el cuadro es el instrumento para clasificar, es resultado del análisis de la estructura organizacional, funciones, procesos, etc para identificar la producción y realizar la estructura de clasificación que se plasma en el cuadro. Considero se deben rescatar elementos valiosos incluidos en el acuerdo 05 vigente artículos 6, 7 y 8.
Debería aprovecharse la oportunidad para dar la relevancia que realmente tiene el cuadro de clasificación como instrumento archivístico. Ninguna norma específica por ejemplo que debe elaborarse antes de la valoración, ni se señala si debe o no ser aprobado por las instancias competentes , ni se debe convalidarse, hoy simplemente se ve como un anexo de la TRD, lo cual no es técnicamente correcto.
Art. 10. La definición de inventario presentada coincide con las definiciones internacionales, pero no coincide con el FUID. Adicionalmente se coloca solo como instrumento de recuperación de información desconociendo que en esencia documenta la cadena de custodia al registrar la existencia y condiciones de los documentos y lo que ocurre con ellos como transferencias o eliminaciones. se debería revisar el concepto. El acuerdo vigente, lo reconoce también como instrumento de control
El Artículo 11 no es claro en cuanto si es obligatoria la descripción bajo ISADG al nivel unidad documental como requisito para las transferencia secundarias. Se debería revisar su aplicabilidad e impacto en la práctica.
Art. 13. Desconoce el instrumento cuadro de clasificación, no señala nada en relación con el acceso y consulta.
Art. 15. Esta obligando a los archivos históricos a realizar descripción a nivel de unidad documental bajo ISAAD G, se debería revisar la pertinencia de esta instrucción ya que su aplicación en la práctica no es viable, por lo menos en corto tiempo e implica recursos con los que no se cuenta.
Art. 17, no hay nada concreto y práctico allí.
Deberían rescatarse los artículos 9 y 10 del actual acuerdo 05.
El art 17 del actual acuerdo debería mantenerse, especialmente en virtud del espíritu de la ley de transparencia y para facilitar la consulta y acceso a los ciudadanos.
El Art. 24 del actual Acuerdo debería mantenerse.