Pasar al contenido principal

El Archivo General de la Nación pone a su disposición, la consulta pública del documento técnico Requisitos para la gestión documental en sedes electrónicas, ventanillas únicas y portales transversales.

 

El Archivo General de la Nación de Colombia, como ente rector en materia archivística, presenta este documento, el cual busca guiar a las entidades públicas hacia la adecuada gestión de los documentos electrónicos recibidos o entregados a través de la interacción de los diferentes canales digitales oficiales establecidos por el Gobierno Nacional."


Descargar aquí

Comentarios

Para mejor comprensión de la guía, sugiero complementarla con un glosario de términos técnicos, porque pueden existir personas que les interese esta guía y no conozcan los conceptos y ademas con el fin de normalizar y transferir conocimiento.

Aprovecho para felicitarlos con este gran aporte al equipo desarrollador, no obstante, hago una reflexión hacia la necesidad de incluir los requisitos técnicos y normativos que permitan evidenciar la trazabilidad de inalterabilidad a los documentos anexos o registros de esta Sede Electrónica a la luz de lo que se logra luego en armonización con los gestores de documentos electrónicos de archivos y como fortaleza a la transparencia en la institución que se aplique.

• ¿Como se integra esta guía en particular con la guía de “Archivamiento web”?

• ¿Porque hacer una guía para sedes electrónicas? Debería decirse que hacer con los documentos producidos a través de medios electrónicos, en tiempos de trabajo en casa a causa de la pandemia, en donde la gran parte de las entidades públicas no estaban preparadas para la administración electrónica. Una parte importante de información se produjo en entrono electrónico y no necesariamente a través de sedes electrónicas.

• Debería decirse como tratar las bases de datos que son SGDE y que existen detrás de muchos de estos portales web pues no solo es referirse a los registros que se declarar como documentos de archivo, sino al tratamiento global de la BD para todo el ciclo de vida y procesos de la gestión documental.

A. Definir la gestión (ciclo de vida) de los datos capturados y
garantizar la cadena de custodia en ambientes electrónicos.

Observación: El termino cadena de custodia es referente a procesos judiciales, fuera de ese ámbito se hace referencia al cumplimiento del procedimiento.

B. Definir los metadatos mínimos para los expedientes electrónicos.

Observación: ¿Acaso se deben definir de nuevo toda vez que ya esta en otra guía y norma del AGN?

C. Definir los metadatos para garantizar la preservación a largo plazo
de los documentos electrónicos

Observación: ¿Acaso se deben definir de nuevo toda vez que ya esta en otra guía y norma del AGN?

A. Para la transferencia, preservación y disposición, de los documentos electrónicos de archivo se debe establecer niveles de seguridad del expediente electrónico de acuerdo con los niveles de seguridad establecidos por la entidad. en donde se refleje una relación o asociación con el documento y expediente a través de la vinculación de metadatos.

B. Observación: La redacción es confusa en: se debe establecer niveles de seguridad del expediente electrónico de acuerdo con los niveles de seguridad establecidos por la entidad.

Los metadatos deberían ser embebidos, De lo contrario una vez se produce alguno de los procedimientos sugeridos pueden quedarse en el sistema y no heredarse, y como esta redactado deja a interpretación de las entidades.

A. Todos los expedientes que se gestionen por ventanillas únicas portales transversales y sedes electrónicas deben tener como regla tiempos de retención y disposición final para cada serie y subserie documental con el fin de parametrizar la Tabla de Retención Documental TRD conforme a los principios y procesos archivísticos definidos por el Archivo General de la Nación.

Observación: Si existe TRD es porque tiene los criterios de tiempos de retención y disposición final para cada serie y subserie documental, porque se hace necesario hacer esta observación a ventanillas únicas y demás, si ya se dijo que debe estar interoperable con el SGDEA y esta a su vez parametrizado con TRD.

A. Todos los documentos clasificados dentro de un expediente electrónico que derivados de las ventanillas únicas portales transversales y sedes electrónicas deben heredar los metadatos relacionados con tiempos de retención y disposición final establecidos para las series y subseries documentales de los que hacen parte.

Observación: Deberían ser metadatos los que se heredan para efectos de todos los procesos archivísticos.

¿Qué valor diferenciador son suministrados en estos requisitos con relación a los establecidos en el portal gov.co y en MINTIC? Esto es con relación al material disponible en: https://www.gov.co/territorial/soporte y en https://www.gov.co/biblioteca/
Si la finalidad del documento es sobre las sedes electrónicas, ¿cuál es el propósito de abordar temas como la conformación de expedientes o el modelo de metadatos si allí no se desarrollan temas asociados a las ventanillas únicas y portales transversales?
En este documento se habla reiteradamente del término «gestión documental electrónica» y gráficamente está representada en un contenedor donde está el SGDEA y el sistema de preservación digital. Esta gestión documental electrónica es un término que no se encuentra en el contexto de la normativa vigente.
En el PGD existe el programa de gestión de documentos electrónicos y el sistema de gestión de documentos electrónicos de archivo pero no existe una definición específica de la mencionada gestión. Se encuentra una referencia sobre el tema de la ERM (Electrónic Records Management) en la AIIM, pero en el marco de la gestión documental de la ISO-15489. En ese sentido, no existe una gestión documental electrónica separada de los conceptos de la gestión documental tradicional

Respetados.

Revisado el contenido del documento, está conformado más como una guía resumida o de bolsillo de la guía de documento y expediente electrónico, no como una fuente novedosa y útil para lo que se pretende en el título de la publicación, la gestión documental en las ventanillas únicas.

Por otro lado, el efecto de esta guia es contrario a su propósito, genera más confusión y genera la idea de que el contenido existente en el portal único del estado colombiano (gov.co) no es suficiente para ser incorporada a la gestión documental.

Cordial saludo.

Página (P) 6 numeral 1. Objeto "Se sugieren dos opciones:
- guiar a las entidades públicas, o
- ser una guía para llevar a las entidades públicas hacia la adecuada gestión de los documentos electrónicos..."
P 10 numeral 3. descripción de canales: "...los sujetos obligados no podrán eliminar información publicada en sus sitios web..." es decir que los temas que se publiquen en página web son de disposición final como conservación total por defecto o a que se refiere que no se puede eliminar ?
P 11. describir y facilitar el acceso y consulta de sus expedientes importante que el acceso será de acuerdo con el índice de clasificación
P 11. Toda autoridad deberá integrar su dirección electrónica oficial cuando se dice dirección electrónica se refiere a la página web, a la sede electrónica o portales web de las entidades? no es claro
P 12. En este sentido, la arquitectura de solución del Portal Único del Estado colombiano - GOV.CO, que se vaya a integrar al Sistema de Gestión de Documentos el deber ser es que el SGDEA se conecte directamente al portal o la sede electrónica de la entidad al portal?
P.12 En este sentido, la arquitectura de solución del Portal Único del Estado colombiano - GOV.CO, que se vaya a integrar al Sistema de Gestión de Documentos "más adelante se cita en el documento
Como elemento fundamental en la normatividad relacionada con la supresión de trámites, se requiere integrar a la sede electrónica los otros elementos enunciados en el Decreto 2106 de 2019 art. 14. “Integración a la sede electrónica. Establece que las autoridades deberán integrar a su sede electrónica todos los portales, sitios web, plataformas, ventanillas únicas, aplicaciones y soluciones existentes, que permitan la realización de trámites, procesos y procedimientos a los ciudadanos de manera eficaz.
"
P12. En este sentido, la arquitectura de solución del Portal Único del Estado colombiano - GOV.CO, que se vaya a integrar al Sistema de Gestión de Documentos En el párrafo no está conforme lo definido en el Marco de Referencia y Arquitectura TI.
P 12. En este sentido, la arquitectura de solución del Portal Único del Estado colombiano - GOV.CO, que se vaya a integrar al Sistema de Gestión de Documentos Se requiere aclarar que la integración con el portal Gov.co se hará con la Sede Electrónica.
P12. gráfico 1. No se ve reflejada la integración de Gov.co con la Sede electrónica de la entidad. Se refleja es una integración directa de Gov.co con el SGDEA de la entidad.
P14. ."..al ciudadano por otros canales. Los diversos canales digitales oficiale s El documento habla de canales virtuales, digitales o electrónicos, se requiere dar claridad si son lo mismo o si cada uno tiene una función diferente
P18. Archivo General de la Nación -AGN en el Acuerdo 060 del 2001 . Acuerdo que debe actualizarse en el marco de todos los cambios que se vienen implementando en la política de transformación digital
P 22 Organizar el tipo de letra a cursiva cuando son cita textual de la norma
P23. b. Que los documentos electrónicos a crear se encuentren identificados en los diferentes instrumentos de administración de información (CCD, inventarios de activos de información, listados maestros, Tablas de Retención Documental-TRD, entre otros). se refiere activos de información o cuales inventarios?
P 24 Redacción- Definir e identificar los mecanismos de validación con valor probatorio que se aplicarán a los documentos electrónicos tales como: firmas electrónicas, firmas digitales, firmas digitales longevas (preservación), estampado cronológicos, entre otros.
P 24. f. Definir las diferentes flujos de trabajo para la elaboración y aprobación de los documentos electrónicos. A que hace referencia, se relaciona con requisitos?
P 24. Se sugiere incluir en el literal K Definir el esquema de metadatos requerido tanto para los documentos, como para los expedientes electrónicos de archivo.
P25. d. Definir los requisitos mínimos para la recepción de documentos electrónicos y sus anexos, los cuales podrían contemplar aspectos tales como: calidad de imagen, formatos compatibles, estructura del documento, |color, resolución , entre otros elementos que permitirá la lectura y comprensión asertiva de la información contenida en los mismos. Se podría establecer un requisito de legibilidad debido a que estas características no son de fácil cumplimiento por parte de los ciudadanos.
P25 d. Definir los requisitos mínimos para la recepción de documentos electrónicos y sus anexos, los cuales podrían contemplar aspectos tales como: calidad de imagen, formatos compatibles, estructura del documento, |color, resolución , entre otros elementos que permitirá la lectura y comprensión asertiva de la información contenida en los mismos. Validar si estos requisitos se le pueden exigir al ciudadano, teniendo en cuenta que utilizará su propio hardware?
P26 "Definir la gestión de los datos capturados de acuerdo con su ciclo de vida garantizando la cadena de custodia en ambientes electrónicos
Se recomienda no usar y/o sino o.. herramientas o mecanismos tecnológicos para la recepción..."
P26. h. Definir los formatos y formularios electrónicos que van a estar disponibles en los diferentes canales para que sean diligenciados por los ciudadanos. las plantillas también hacen parte ?
"P26. k. Definir la gestión (ciclo de vida) de los datos capturados y garantizar la cadena de custodia en ambientes electrónicos.
" Se sugiere alinear a las definiciones de tipo de información establecidas en el decreto 1080 de 2015
"P26 k. Definir la gestión (ciclo de vida) de los datos capturados y garantizar la cadena de custodia en ambientes electrónicos.
" esto también deberán aplicar tiempo de retención ?
"P26 k. Definir la gestión (ciclo de vida) de los datos capturados y garantizar la cadena de custodia en ambientes electrónicos.
" Hacer claridad si se está haciendo referencia a los datos estructurados.
P26 n. Definir los mecanismos (software ) a usar para la recepción de los documentos electrónicos y sus anexos. hace referencia a sistemas, mecanismos abarca otro tipo de componentes
"P27. b. Reflejar en el expediente electrónico sus componentes, es decir, documento electrónico, foliación electrónica, índice electrónicos y metadatos.
" falta los principios de orden original y procedencia ACUERDO 002 DE 2014
P28 g. El cierre de los expedientes electrónicos se debe realizar mediante la firma del índice electrónico por parte del responsable de la administración de este, asegurando su integridad. da lugar a todos los cierres administrativo, traslado de competencia y cierre definitivo
P28 g. El cierre de los expedientes electrónicos se debe realizar mediante la firma del índice electrónico por parte del responsable de la administración de este, asegurando su integridad. debería ajustarse al cierre definitivo del expediente
P 30 determinar cuándo usarlas...
P 31 "Se sugiere unir y ampliar con el literal C para que no sea redundante.
Las fallas deben notificarse en tiempo real no sólo cuando corresponde a los formularios electrónicos, se sugiere ampliar para su comprensión"
P31.d. Los metadatos de los tipos documentales administrados por los diferentes canales deberán lograr integrarse en el SGDEA. se supone que van en el xml con el paquete de información, no es claro
P31 e. Los documentos gestionados a través de los trámites y servicios deberán vincularse al sistema de radicación del SGDEA este no es coherente es decir que el SGDEA debe tener un sistema de radicación por principio?
P31 f. Todas las acciones efectuadas en los diferentes canales, que contemplen documentos deberán estar vinculadas con el SGDEA, a que se refiere a la producción de documentos y conformación de expediente o que acciones se refiere?
P31 f. Todas las acciones efectuadas en los diferentes canales, que contemplen documentos deberán estar vinculadas con el SGDEA, Dar claridad sobre las acciones a las que hace referencia.
P31 g. En caso de que se presenten fallas en los formulario s dispuestos para el cargue de información, deberá ser notificado a los usuarios. solo formularios o también cabe plantillas y formatos?
P 32 "unificar el término en el desarrollo del documento se detalla como ventanillas únicas digitales y ventanillas únicas, se sugiere dejar siempre el término completo.
Se puede unir los literales H, I, J"
P32 g. Definir los roles y responsabilidades frente al esquema y administración de los metadatos. mas que los metadatos sería el gobierno de los datos de las entidades
P 33 "integridad de la información, se sugiere no limitar sólo a datos.
Definir niveles de restricción y confidencialidad de la información para los usuarios que deberán contar con privilegios y las acciones habilitadas en cuanto a acceso, consulta, uso, edición, eliminación, entre otros."
P33. La seguridad y acceso de la información son un conjunto de medidas preventivas y correctivas de las organizaciones, que permiten resguardar y proteger la información en las sedes electrónicas, ventanillas únicas y portales transversales buscando mantener la confidencialidad, la disponibilidad e integridad de datos. Se sugiere contemplar las evidencias documentales
P 34 teniendo en cuenta la estructura documental de la entidad.
P34 e. Para la transferencia, preservación y disposición, de los documentos electrónicos de archivo se debe establecer niveles de seguridad del expediente electrónico de acuerdo con los niveles de seguridad establecidos por la entidad. en donde se refleje una relación o asociación con el documento y expediente a través de la vinculación de metadatos . Se considera debe contemplar los instrumentos como activos de información y matriz de control de accesos debe estar alineado
P34 f. Conservar los niveles de restricción de acceso, en caso de que el contenido de los documentos sea clasificado o reservado. falta algo relacionado con ocultar datos de los documentos anonimizar, sanitización etc
P34. I. Deben integrarse con mecanismos tecnológicos tales como: firmas digitales, estampado cronológico, mecanismos de encriptación, marcas digitales electrónicas, estampado cronológico y cualquier otro procedimiento informático que se cree a futuro. Se sugiere contemplar función hash como mecanismo
P 35 Aclarar si son los expedientes o los documentos electrónicos que alimentan el expediente pues a través de la ventanillas, sedes electrónicas no se gestionan los expedientes se alimentan, no es clara la redacción

Página (P) 6 numeral 1. Objeto "Se sugieren dos opciones:
- guiar a las entidades públicas, o
- ser una guía para llevar a las entidades públicas hacia la adecuada gestión de los documentos electrónicos..."
P 10 numeral 3. descripción de canales: "...los sujetos obligados no podrán eliminar información publicada en sus sitios web..." es decir que los temas que se publiquen en página web son de disposición final como conservación total por defecto o a que se refiere que no se puede eliminar ?
P 11. describir y facilitar el acceso y consulta de sus expedientes importante que el acceso será de acuerdo con el índice de clasificación
P 11. Toda autoridad deberá integrar su dirección electrónica oficial cuando se dice dirección electrónica se refiere a la página web, a la sede electrónica o portales web de las entidades? no es claro
P 12. En este sentido, la arquitectura de solución del Portal Único del Estado colombiano - GOV.CO, que se vaya a integrar al Sistema de Gestión de Documentos el deber ser es que el SGDEA se conecte directamente al portal o la sede electrónica de la entidad al portal?
P.12 En este sentido, la arquitectura de solución del Portal Único del Estado colombiano - GOV.CO, que se vaya a integrar al Sistema de Gestión de Documentos "más adelante se cita en el documento
Como elemento fundamental en la normatividad relacionada con la supresión de trámites, se requiere integrar a la sede electrónica los otros elementos enunciados en el Decreto 2106 de 2019 art. 14. “Integración a la sede electrónica. Establece que las autoridades deberán integrar a su sede electrónica todos los portales, sitios web, plataformas, ventanillas únicas, aplicaciones y soluciones existentes, que permitan la realización de trámites, procesos y procedimientos a los ciudadanos de manera eficaz.
"
P12. En este sentido, la arquitectura de solución del Portal Único del Estado colombiano - GOV.CO, que se vaya a integrar al Sistema de Gestión de Documentos En el párrafo no está conforme lo definido en el Marco de Referencia y Arquitectura TI.
P 12. En este sentido, la arquitectura de solución del Portal Único del Estado colombiano - GOV.CO, que se vaya a integrar al Sistema de Gestión de Documentos Se requiere aclarar que la integración con el portal Gov.co se hará con la Sede Electrónica.
P12. gráfico 1. No se ve reflejada la integración de Gov.co con la Sede electrónica de la entidad. Se refleja es una integración directa de Gov.co con el SGDEA de la entidad.
P14. ."..al ciudadano por otros canales. Los diversos canales digitales oficiale s El documento habla de canales virtuales, digitales o electrónicos, se requiere dar claridad si son lo mismo o si cada uno tiene una función diferente
P18. Archivo General de la Nación -AGN en el Acuerdo 060 del 2001 . Acuerdo que debe actualizarse en el marco de todos los cambios que se vienen implementando en la política de transformación digital
P 22 Organizar el tipo de letra a cursiva cuando son cita textual de la norma
P23. b. Que los documentos electrónicos a crear se encuentren identificados en los diferentes instrumentos de administración de información (CCD, inventarios de activos de información, listados maestros, Tablas de Retención Documental-TRD, entre otros). se refiere activos de información o cuales inventarios?
P 24 Redacción- Definir e identificar los mecanismos de validación con valor probatorio que se aplicarán a los documentos electrónicos tales como: firmas electrónicas, firmas digitales, firmas digitales longevas (preservación), estampado cronológicos, entre otros.
P 24. f. Definir las diferentes flujos de trabajo para la elaboración y aprobación de los documentos electrónicos. A que hace referencia, se relaciona con requisitos?
P 24. Se sugiere incluir en el literal K Definir el esquema de metadatos requerido tanto para los documentos, como para los expedientes electrónicos de archivo.
P25. d. Definir los requisitos mínimos para la recepción de documentos electrónicos y sus anexos, los cuales podrían contemplar aspectos tales como: calidad de imagen, formatos compatibles, estructura del documento, |color, resolución , entre otros elementos que permitirá la lectura y comprensión asertiva de la información contenida en los mismos. Se podría establecer un requisito de legibilidad debido a que estas características no son de fácil cumplimiento por parte de los ciudadanos.
P25 d. Definir los requisitos mínimos para la recepción de documentos electrónicos y sus anexos, los cuales podrían contemplar aspectos tales como: calidad de imagen, formatos compatibles, estructura del documento, |color, resolución , entre otros elementos que permitirá la lectura y comprensión asertiva de la información contenida en los mismos. Validar si estos requisitos se le pueden exigir al ciudadano, teniendo en cuenta que utilizará su propio hardware?
P26 "Definir la gestión de los datos capturados de acuerdo con su ciclo de vida garantizando la cadena de custodia en ambientes electrónicos
Se recomienda no usar y/o sino o.. herramientas o mecanismos tecnológicos para la recepción..."
P26. h. Definir los formatos y formularios electrónicos que van a estar disponibles en los diferentes canales para que sean diligenciados por los ciudadanos. las plantillas también hacen parte ?
"P26. k. Definir la gestión (ciclo de vida) de los datos capturados y garantizar la cadena de custodia en ambientes electrónicos.
" Se sugiere alinear a las definiciones de tipo de información establecidas en el decreto 1080 de 2015
"P26 k. Definir la gestión (ciclo de vida) de los datos capturados y garantizar la cadena de custodia en ambientes electrónicos.
" esto también deberán aplicar tiempo de retención ?
"P26 k. Definir la gestión (ciclo de vida) de los datos capturados y garantizar la cadena de custodia en ambientes electrónicos.
" Hacer claridad si se está haciendo referencia a los datos estructurados.
P26 n. Definir los mecanismos (software ) a usar para la recepción de los documentos electrónicos y sus anexos. hace referencia a sistemas, mecanismos abarca otro tipo de componentes
"P27. b. Reflejar en el expediente electrónico sus componentes, es decir, documento electrónico, foliación electrónica, índice electrónicos y metadatos.
" falta los principios de orden original y procedencia ACUERDO 002 DE 2014
P28 g. El cierre de los expedientes electrónicos se debe realizar mediante la firma del índice electrónico por parte del responsable de la administración de este, asegurando su integridad. da lugar a todos los cierres administrativo, traslado de competencia y cierre definitivo
P28 g. El cierre de los expedientes electrónicos se debe realizar mediante la firma del índice electrónico por parte del responsable de la administración de este, asegurando su integridad. debería ajustarse al cierre definitivo del expediente
P 30 determinar cuándo usarlas...
P 31 "Se sugiere unir y ampliar con el literal C para que no sea redundante.
Las fallas deben notificarse en tiempo real no sólo cuando corresponde a los formularios electrónicos, se sugiere ampliar para su comprensión"
P31.d. Los metadatos de los tipos documentales administrados por los diferentes canales deberán lograr integrarse en el SGDEA. se supone que van en el xml con el paquete de información, no es claro
P31 e. Los documentos gestionados a través de los trámites y servicios deberán vincularse al sistema de radicación del SGDEA este no es coherente es decir que el SGDEA debe tener un sistema de radicación por principio?
P31 f. Todas las acciones efectuadas en los diferentes canales, que contemplen documentos deberán estar vinculadas con el SGDEA, a que se refiere a la producción de documentos y conformación de expediente o que acciones se refiere?
P31 f. Todas las acciones efectuadas en los diferentes canales, que contemplen documentos deberán estar vinculadas con el SGDEA, Dar claridad sobre las acciones a las que hace referencia.
P31 g. En caso de que se presenten fallas en los formulario s dispuestos para el cargue de información, deberá ser notificado a los usuarios. solo formularios o también cabe plantillas y formatos?
P 32 "unificar el término en el desarrollo del documento se detalla como ventanillas únicas digitales y ventanillas únicas, se sugiere dejar siempre el término completo.
Se puede unir los literales H, I, J"
P32 g. Definir los roles y responsabilidades frente al esquema y administración de los metadatos. mas que los metadatos sería el gobierno de los datos de las entidades
P 33 "integridad de la información, se sugiere no limitar sólo a datos.
Definir niveles de restricción y confidencialidad de la información para los usuarios que deberán contar con privilegios y las acciones habilitadas en cuanto a acceso, consulta, uso, edición, eliminación, entre otros."
P33. La seguridad y acceso de la información son un conjunto de medidas preventivas y correctivas de las organizaciones, que permiten resguardar y proteger la información en las sedes electrónicas, ventanillas únicas y portales transversales buscando mantener la confidencialidad, la disponibilidad e integridad de datos. Se sugiere contemplar las evidencias documentales
P 34 teniendo en cuenta la estructura documental de la entidad.
P34 e. Para la transferencia, preservación y disposición, de los documentos electrónicos de archivo se debe establecer niveles de seguridad del expediente electrónico de acuerdo con los niveles de seguridad establecidos por la entidad. en donde se refleje una relación o asociación con el documento y expediente a través de la vinculación de metadatos . Se considera debe contemplar los instrumentos como activos de información y matriz de control de accesos debe estar alineado
P34 f. Conservar los niveles de restricción de acceso, en caso de que el contenido de los documentos sea clasificado o reservado. falta algo relacionado con ocultar datos de los documentos anonimizar, sanitización etc
P34. I. Deben integrarse con mecanismos tecnológicos tales como: firmas digitales, estampado cronológico, mecanismos de encriptación, marcas digitales electrónicas, estampado cronológico y cualquier otro procedimiento informático que se cree a futuro. Se sugiere contemplar función hash como mecanismo
P 35 Aclarar si son los expedientes o los documentos electrónicos que alimentan el expediente pues a través de la ventanillas, sedes electrónicas no se gestionan los expedientes se alimentan, no es clara la redacción

Buenas tardes. Es un documento que hacía tiempo se esperaba. A continuación mis comentarios:
1. No se especifican requisitos asociados a la valoración documental de los documentos que se reciban por estos canales. Importante que se defina el esquema de valoración contemplando el contexto funcional de las sedes y los trámites y servicios que éstas pueden exponer.
2. Al ser las sedes electrónicas, ventanillas únicas y portales transversales; portales pensados para prestar servicios digitales a los ciudadanos, considero que es relevante establecer requerimientos para acceso y consulta de documentos desde las mismas, de forma que se consolide un estado/entidad transparente y accesible.
3. Considero relevante establecer requerimientos más detallados de los mecanismos de interoperabilidad que se deberán implementar en las sedes, ventanillas y portales para contar con un esquema claro y que permita mantener la seguridad, integridad, autenticidad y fiabilidad de la información que viaje de de un sistema a otro mediante estos esquemas. No se debería limitar únicamente a decir que se debe interoperar, sino que es clave establecer el requisito.
4. Considero que las acciones de trazabilidad también deben ser definidas en requerimientos que permitan que tanto el ciudadano como la entidad cuenten siempre con información de contexto de todos los documentos que se disponen en estos canales. Los metadatos de contenido, contexto y estructura deberían contener requisitos más detallados que permitan que se defina como cumplir con los mismos.
5. Quizá sea conveniente alinear el documento con requisitos de achivamiento web definidos por el mismo AGN.
6. Me adhiero al comentario de Gloria Parra solicitando un glosario de términos técnicos.

Excelente trabajo.

Considero importante incluir como requisito dentro del numeral 4.8 Disposición, la publicación del inventario de los documentos sujetos a eliminar, para realizar este proceso, de acuerdo con lo establecido en el Acuerdo 004 de 2019, Artículo 22. Eliminación de Documentos:

“[…] Para adelantar el proceso de eliminación la entidad deberá cumplir el siguiente procedimiento: 1. Previo a adelantar el proceso de eliminación, la entidad deberá publicar en su sitio web o, en su defecto, en los medios de divulgación existentes en la entidad (boletines, gacetas, carteleras, entre otros), por un periodo de sesenta (60) días hábiles, el inventario de los documentos que han cumplido su tiempo de retención y que en consecuencia pueden ser eliminados, de forma que los ciudadanos puedan enviar sus observaciones sobre este proceso a la entidad, a los Consejos Territoriales de Archivos o al Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado. 2. En caso de que la entidad reciba directamente las observaciones por parte de los ciudadanos, a partir de su radicación contará con treinta (30) días hábiles para solicitar concepto técnico a los Consejos Territoriales de Archivos o al Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado sobre la pertinencia de suspender el proceso de eliminación, para lo cual deberá remitir copia de las observaciones de los ciudadanos a la propuesta de eliminación documental”.