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El Archivo General de la Nación pone a su disposición, la consulta pública de la propuesta del plan de Gestión Documental Electrónica- PGDe.

 

El Archivo General de la Nación de Colombia, como ente rector en materia archivística, presenta este plan estructurado, que a través de un proceso de planificación de corto y mediano plazo, formula y establece el desarrollo de la Gestión Documental electrónica al interior de la entidad. Este plan está dirigido a gestionar todo el ciclo de vida de los documentos electrónicos, desde su creación o recepción hasta su disposición final, con el objeto de facilitar su usabilidad y preservacióna largo plazo."


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Comentarios

En primer lugar, es importante REITERAR A LAS ENTIDADES que cualquier proceso archivístico debe responder como primera medida, a las características administrativas, legales, técnicas y funcionales de los documentos que la entidad o institución produce en razón de sus funciones asignadas por Ley o de acuerdo a su objeto social, así como a las exigencias de un modelo de gestión documental implementado en la entidad o institución.

Adicionalmente, y advirtiendo que este texto.. redunda o apela al criterio y objetividad de los empleados públicos (insumo escaso) de turno o en ultimas a la tercerización de este y demás instrumentos archivisticos..
se recomienda instar a las entidades públicas en cumplimiento de la Resolución 667 de 2019 del Departamento Administrativo de la Función Publica deberán adoptar las competencias laborales y comportamentales propias del área o proceso de gestión documental que garanticen a la entidad: (a) Orientar la producción documental en la entidad acorde con la normatividad vigente, (b) Gestionar los documentos de acuerdo con normatividad y procedimientos establecidos, (c) Preservar los documentos de la entidad de acuerdo con la normatividad y planes definidos, (d) Implementar las herramientas tecnológicas en materia de gestión documental y administración de archivos con base a la normatividad y (e) Determinar los criterios de gestión documental electrónica y administración de archivos de acuerdo con la normatividad y estándares.

considero oportuno comentar que se especifiquen actividades y lineamientos relativos a:

Seguridad de la información y seguridad digital
Riesgos de seguridad digital
Etiquetado de información
Acceso restringido a información sensible
Estandarares para formatos y tamaños (por almacenamiento), gestión de metadatos y para el borrado seguro en disposición finaL
Prácticas de Anonimización

Apreciados desarrolladores de este documento, me parece muy importante la construcción del mismo, sin duda alguna esto servirá de gran aporte, no obstante sugiero sean incluidos los formatos sugeridos para los soportes de documento electrónico de archivo, las características, peso y demás detalles que aunque están reglamentados en normas, considero importante estar incluido en estos documentos que sirven como guía para los colegas en la construcción e implementación de estos PGDe en las entidades.

Inicialmente, desde un punto de vista personal, considero que un PGD Electrónico dividiría la gestión documental en cierta medida, lo cual en determinado momento podría irrumpir con los principios archivísticos.

En gran parte de las normas archivísticas y publicaciones de AGN, se hace alusión a la frase “independientemente del soporte”; precisamente considerando la unicidad que debe concebir un proceso de gestión documental, para lo cual diferenciar o dividir desde el punto de vista teórico, técnico y con miras a la aplicación; además de que genera trabajo adicional a las entidades, podría llegar a generar también confusión en la concepción y en la práctica; máxime cuando aún nos encontramos en un mundo híbrido.

Mi nombre es Cristian Mauricio Naranjo Ramirez, soy coordinador del Grupo de Archivo General del DAPRE y el equipo de profesionales del grupo y el Área de Tecnología solicitamos ampliar el tiempo para enviar nuestros comentarios y observaciones, respecto a este documento.

La ampliación sería por hay una semana más hasta el 21 de mayo.

Muchas gracias por su atención y colaboración.

Revisado el documento de propuesta, se tienen los siguientes comentarios de fondo

Partamos con lo siguiente: Al inicio del documento se puede ver que:

El título propuesto indica:
plan de gestión documental electrónica
En la definición del producto se indica:
Es un plan estructurado que a través de un proceso de planificación de corto y mediano plazo formula y establece el desarrollo de la gestión documental electrónica al interior de la entidad. Este plan está dirigido a gestionar todo el ciclo de vida de los documentos electrónicos, desde su creación o recepción hasta su disposición final, con el objeto de facilitar su usabilidad y preservación a largo plazo.

1. Los cuestionamientos preliminares son:
¿Qué elementos novedosos o diferenciadores tiene esta propuesta con referencia a lo que ya existe en los instrumentos archivisticos como PINAR, PGD y SIC?
De acuerdo a lo establecido allí sobre: «Este plan debe ser aprobado, implementado y controlado al interior de la entidad, de acuerdo con las directrices y lineamientos de la misma», ¿Qué normativa superior indica la obligatoriedad de este plan?, ¿la misma definición del plan?.
Qué fundamentos conceptuales apoyan esta propuesta.
Consultadas las normas ISO-15489, ISO-23081 e ISO-16175, no existe referencia a la mencionada gestión documental electrónica específicamente dicha y separada.

Se encuentra una clara referencia sobre el tema de la ERM1 (Electrónic Records Management) en la AIIM, pero en el marco y franco apoyo a la gestión documental de la ISO-15489. En ese sentido, no existe una gestión documental electrónica separada de los conceptos de la gestión documental tradicional.

2. En el numeral 1.2 se definen no el objeto sino objetos específicos de esta guia:

Normalizar los procesos archivísticos de producción, gestión y trámite, organización, conservación y preservación, transferencias, disposición final, valoración y planeación, para los documentos electrónicos de archivo.

¿Estos son procesos nuevos?, ¿estos son distintos a los formulados en ya establecidos en el Artículo 2.8.2.5.9. Procesos de la gestión documental, del Decreto 1080?
Todos los procesos de la gestión documental deben alinearse al PGD como se menciona en «Lineamientos para los procesos de la Gestión Documental» elaborado por el Archivo General de la Nación en el año 20142.
¿Según se entiende, la normalización de los procesos archivísticos no existe?
Según se define en el acuerdo 027 de 2006 (AGN), Documento es: Información registrada, cualquiera que sea su forma o el medio utilizado. En este sentido, no hay diferenciación entre lo análogo y lo electrónico respecto a su tratamiento archivístico.

Formular directrices, lineamientos y estrategias para que los documentos electrónicos cuenten con las características de autenticidad, integridad, fiabilidad y usabilidad durante todo su ciclo de vida.

¿Este objetivo pretende generar otra política para documentos electrónicos?. Se debe tener presente que el Decreto 1080 de 2015 en el Artículo 2.8.2.5.6. Componentes de la política de gestión documental. Señala: Las entidades públicas deben formular una política de gestión de documentos, constituida por los siguientes componentes. a) Marco conceptual claro para la gestión de la información física y electrónica de las entidades públicas. Conjunto de estándares para la gestión de la información en cualquier soporte. c) Metodología general para la creación, uso, mantenimiento, retención, acceso y preservación de la información, independiente de su soporte y medio de creación. d) Programa de gestión de información y documentos que pueda ser aplicado en cada entidad. e) La cooperación, articulación y coordinación permanente entre las áreas de tecnología, la oficina de Archivo, las oficinas de planeación y los productores de la información.(Subrayado fuera de texto)
No es aceptable elaborar otra política que involucre exclusivamente documentos electrónicos.

Asegurar que todas las actividades asociadas a la gestión de documentos electrónicos cumplen con la reglamentación y disposiciones exigidas por el Archivo General de la Nación.

Cuales serían esas actividades actividades asociadas a la gestión de documentos electrónicos, en el entendido que la gestión documental aplica tanto a documentos electrónicos y físicos.

Integrar y articular la gestión documental electrónica con los instrumentos archivísticos y de información de la entidad.

Se reitera que la gestión documental aplica tanto a docuementos electrónicos y análogos, en este sentido, deben encontrarse en los distintos instrumentos archivísticos.

Integrar y articular la gestión documental electrónica con el Modelo de Gestión Documental y Administración de Archivos MGDA.

El MGDA ya involucra la gestión documental en sus diferentes entornos, lo que pretende ser un autodiagnóstico para la función archivística y la administración de archivos, de esta forma, trazar una hoja de ruta para mejorar la gestión documental en las entidades. Para ello contiene un amplio componente tecnológico también. No se trata de integrar la gestión documental con el MGDA.

Definir estrategias para involucrar las herramientas tecnológicas con el fin de hacer más ágil, eficiente y eficaz la gestión documental electrónica de la entidad.

Qué elementos diferenciadores existen en este documento que lo distancia del MOREQ, del Plan de Preservación digital a Largo Plazo y Programa de gestión de documentos electrónicos (PGD).

3. Referente al numeral 1.5 - Integración con el PGD:

De plano la propuesta se establece como sucesora o reemplazo del instrumento archivístico PGD ofreciendo dos alternativas para su integración lo que será a todas luces un conflicto para la implementación en las instituciones.

En el primer párrafo de la opción «A» señala:

«La integración busca vincular los requisitos establecidos en el anexo A de este documento, con los procesos archivísticos definidos en el PGD de la Entidad; por lo cual se debe definir uno o varios responsables de incorporar los requisitos de la gestión documental electrónica en el PGD, para ello este grupo de personas deben:»

En el párrafo anterior, se debe aclarar quienes son los llamados a ser responsables de esas posibles actividades y también se debe indicar si esos requisitos deben ser los establecidos en los diferentes instrumentos archivísticos (MOREQ, PGD o los aplicables).

Debido a que no existe sustento jurídico o normativo que respalde el propósito de este propuesto plan, no se entiende cómo se equipara esta propuesta como complemento a un instrumento archivístico normativamente establecido como el PGD definido en el Decreto 1080 de 2015.

El documento propuesto va más allá y procede a indicar que es necesario asignar, responsables para desarrollar tareas que resultan no menos que confusas. Entre estas la mencionada:

Revisar y validar que los requisitos para la gestión de documentos electrónicos establecidos en el anexo A de este documento, se pueden incluir dentro de los procesos archivísticos establecidos en el PGD.

¿En este propósito esto es combinar contenidos y propósitos de MOREQ y PGD?

Unificar los criterios o requisitos concordantes integrando la documentación en soporte papel con la documentación electrónica, en los procesos archivísticos

De esto surgen múltiples preguntas que no alcanzan a describir con tan poco tiempo:
¿Este punto indica que ya no solo es el PGD el que sino que este otro «documento propuesta» el que tambien habla de la documentación en ambos soportes?
¿En esta integración lo que se pretende tratar la gestión de los documentos en soporte papel unificandolos con la gestión de documentos en soporte digital?.
¿Cómo se pretende hacer esto?, ¿Cómo logró hacer esto el AGN, cón qué fundamentos y con qué líneas? ¿Se dimensionaron los efectos de esta integración? ¿Cómo se piensa dar cumplimiento a este documento sin revocar las regulaciones que establecen el PGD, MOREQ, el SIC actual y el mismo decreto 1080?

Incluir los requisitos que no están definidos en el PGD, estos requisitos deben desarrollarse para la documentación en soporte papel, como en la electrónica, conforme a como se han desarrollado los demás requisitos en el PGD.

Nuevamente, de lo propuesto aquí, surgen múltiples preguntas y entre estas:
¿Cuáles son esos requisitos que no están definidos en el PGD?
¿Cómo se puede establecer requisitos para la documentación en soporte papel y equipararlos con el digital en el documento en todas las etapas del ciclo vital de los documentos?

Validar y rectificar que para la documentación en soporte papel, como la electrónica se han desarrollado todos los requisitos definidos en PGD.

Esta propuesta no es clara.

En la opción «B» de «Incluir en el Programa Específico de Documentos Electrónicos» señala:

«El incluir el plan en el Programa Específico de Documentos Electrónicos, puede ser la mejor opción cuando la Entidad ya cuenta con este programa y se está implementando; para la inclusión se debe tener en cuenta:»

En consecuencia, ¿si se cuenta con un PGD debidamente elaborado y ejecutado, es necesario actualizarlo dentro de la pretensión de este documento?.

En el numeral 2,1 se habla de prerrequisitos, pero dentro de estos está el mismo PGD.

¿Cómo se pretende que si el propósito es integrarlo a uno ya existente, se deba hacer otra vez el mismo trabajo?
¿Los demás prerrequisitos definidos en ese numeral, en qué se diferencian de un trabajo de levantamiento de requisitos del MOREQ?.

Conclusiones:
Como se puede ver, es de interpretar que esa «propuesta de plan de gestión electrónica» pretende ser otro instrumento archivístico redundante en la medida que sus elementos se encuentran en otros que ya están claramente definidos en la gestión documental y en el decreto 1080 de 2015.
En todos los aspectos del documento define un forzado vínculo con el PGD, TRD, MOREQ con la pretención de ser un reemplazo al PGD y no un complemento.
La gestión documental es única según lo establecido por el AGN y este documento va en total contravía de los conceptos establecidos por el mismo AGN ya que el concepto de Gestión Documental incluye los documentos en sus diferentes soportes y formatos.
Se está generando desinformación a las entidades en cuanto no se va a diferenciar el PGD tradicional con el mencionado plan y que a todas luces no encaja en el MGDA.
De esto también se entiende que es necesario generar otro PGD a nivel instucional exclusivamente para los documentos del entorno electrónico.
De este documento, también se entiende que es necesario generar una política de gestión documental para documentos electrónicos exclusivamente.
Finalmente y a manera de recomencación, ese documento se debe enfocar en ser, mas bien, un documento guia en lugar de ser definido como plan.

Se sugiero que fortalezcan los documentos que se tiene actualmente como el PGD e invluir los componentes que hace falta, en vez de invertar mas que solo hace confundir a las entidades con planes programas, programas específicos y ahora este, por favor mas eficiencia administrativa, tanto como para ustedes como AGN y para las Entidades y así lograr que la entidades cumplan y logren un modelo de madurez, conforme los establece MIPG.

Señores AGN, por favor no llenen a las entidades con mas documentos que son copiado de lo que ya esta en la normativa y otras guías traten de centralizar en un mínimo de documentos y fortalecer el PGD que tiene el mismo sentido solo es agregar los componentes que no existen y que aplique de acuerdo a las necesidades de las entidades

Cordial saludo,

Una vez leído los planteamientos de esta propuesta titulada Plan de Gestión Documental Electrónica-PGDe, me parece necesario advertir lo siguiente:
1. Si el propósito es articular con el PGD, significa que han identificado que hay algunos aspectos que no se desarrollaron hasta ahora en el manual del PGD, por lo que recurrieron a esta nueva propuesta. A mi modo de ver, es conveniente pensar en una alineación de esta propuesta con una actualización del manual del PGD, de tal forma que se logre evidenciar de manera integral lo que significa elaborar e implementar un PGD que se enfoque tanto en el tratamiento de los documentos análogos como los electrónicos y digitales.
2. Vale la pena evaluar si es necesario constituir otro instrumento archivístico que se le exija a las instituciones públicas o privadas con funciones públicas, porque en el caso territorial la realidad ha demostrado que poco se ha avanzado en la elaboración de instrumentos archivísticos, entre estos el PGD, y aún más hay retraso en la aplicación de los mismos. considero como profesional que recurrir a un nuevo instrumento denominado Plan lo que hace es fragmentar las responsabilidades, no concentrar los esfuerzos en acciones claras desde un solo documento que pueda ser verificado, controlado y al cual se le pueda hacer seguimiento.

Gracias y espero que puedan tener en cuenta estos comentarios.

Buen día, a continuación comparto mis apreciaciones.
1. Si el concepto de documento es uno, porque dividir los planes, programas y demás estrategias en documentos electrónicos y análogos? en ese orden deberíamos tener plan de documentos especiales, sonoros, fotográficos, audiovisuales, etc. Sería más eficiente un único modelo a partir del cual se defina lo demás.
2. No es clara la diferencia entre proceso, plan y programa.
3. Los objetivos del PGDe no son los mismos del PGD?
4.Dentro del alcance no deberían contemplarse documentos digitales?
5. Dentro del esquema de beneficios podría alinearse al cumplimiento de elementos definidos en el CONPES de Transformación Digital, alinear con el Marco de Referencia de Arquitectura Empresarial, entre otros.
6. Dentro de las herramientas para la elaboración debería estar el Modelo de requisitos, marco de arquitectura, marco de transformación digital, PETIC, entre otros que resultan transversales.
7. las fases de elaboración no deberían estar alineadas con las del PGD? qué lo hace diferente?
8. En cuanto al equipo de trabajo, no resulta suficiente que el líder tenga fuertes conocimientos (..) se debería establecer como requisito formación profesional o de postgrado en archivística y gestión documental. (ver resolución 629 de 2018).
9. dentro del equipo de trabajo podría incluirse el área de planeación y procesos.
saludos

Consideraciones generales
Se propone que el documento se expida como una guía metodológica para la elaboración del programa específico de documentos electrónicos y se unifique con la guía técnica de gestión de documentos y expedientes electrónicos incluyendo los aspectos planteados en el PGDe en las fases de elaboración y anexo A
En atención a que el PINAR contempla la planeación y articulación de los planes y proyectos provistos en la entidad para los procesos formulados de su gestión documental, los requsitos establecidos en este documento deberian estar alineados a los procesos del programa especifico de documento electrónico e integrarse al PINAR los planes y proyectos necesarios para el despliegue de las acciones de estos procesos.

Artículo Comentario Propuesta de redacción
Numeral 1.1 Que es el PGDe? El PGDE se debe considerar como parte del PGD como un anexo o como parte del PINAR?
Numeral 1.1 Que es el PGDe? "¿Cuál es la diferencia del PGD y un PGDE? si, los dos tienen la caracteristica similares en la formulación, a corto, mediano y largo plazo y adicional debe estar aprobado por las instancias de la Entidad. Así mismo se desliga del PINAR que comprende tanto los documentos físicos como electrónicos.

¿Cuál el valor agregado que una entidad cuente con PGD, PGDE, y Programa especifico de documentos electrónicos, si el decreto 1080 de 2015 en su capitulo CAPÍTULO VII La Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo establece en Artículo 2.8.2.7.1. Aspectos que se deben considerar para la adecuada gestión de los documentos electrónicos y se sugiere este consolidado en un solo documento, para asegurar la implementación, controles y acciones enfocadas al mejoramiento continuo, se sugiere que se actualice el Manual de implementación de un PGD de 2014 y se complemente con el anexo LINEAMIENTOS PARA LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS, porque las metodologias y fases no varian de fondo, solo el nombrar documentos electrónicos el cual se puede incluir en el manual si lo que se quiere es dar claridad y deberian ser opcionales conforme al nivel de madurez de implementación de las entidades.

La Ley 594 de 2000 GESTION DE DOCUMENTOS
ARTÍCULO 21. Programas de gestión documental. Las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos.

Asi mismo se encuentra la guia de la implementación de un SGDEA, para medir los niveles de implementación , para complementar y determinar los aspectos criticos y darle un calificación y valoración, asi mismo indica » El Programa de Gestión Documental – PGD El Programa de Gestión Documental es un instrumento archivístico de planeación que contempla las acciones a corto, mediano y largo plazo que una entidad debe emprender para fortalecer su Sistema de Gestión Documental a nivel de políticas, procesos y procedimientos para la gobernanza de la información, por lo cual el SGDEA debe estar inmerso igualmente dentro del Programa de Gestión Documental, conforme al resultado del diagnóstico de la gestión documental.
como una de las estrategias y/o acciones que se materialicen para garantizar el desarrollo y gestión de los documentos electrónicos dentro de los programas específicos del PGD a mediano plazo. Concretamente, el SGDEA debe estar contemplado e inmerso dentro del Programa de Gestión de Documentos Electrónicos del PGD como una solución tecnológica que garantizará a mediano y largo plazo:
• Las características de de autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad de los documentos electrónicos de archivo de toda la organización.
• El cumplimiento de requisitos funcionales y no funcionales para la gestión de los documentos electrónicos de archivo durante todo su ciclo de vida.
• La administración, diseño, creación, mantenimiento, difusión y administración de los documentos electrónicos de archivo.
• La inclusión y gestión de metadatos tanto de los documentos como de los expedientes electrónicos de archivo de otro lado, se encuentra el instrumento del El PINAR que se desarrolla para asegurar la articulación del PGD con la misión, objetivos y metas de las Entidades especialmente con el Plan estrategico Institucional , De igual manera se realiza identifica la situación actual de las entidades para determinar las necesidades en materia de arhcivo y gestión documental identificando aspectos criticos y darles una priorización conforme a su calificación y valoración para asi definir formulación de planes y proyectos a implementarse teniendo una metodologia y fases para su implementación.

Dentro de MIPG en la Politica de Gestión documental se encuentra como Criterios Diferenciales se ciñen a lo previsto en el marco normativo vigente. Para facilitar su implantación se establecen cinco niveles de acuerdo con los criterios diferenciales del MIPG así:
Programa de Gestión Documental – PGD
Programa de Gestión Documental – PGD – Programas Específicos
Modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos
Sistema Integrado de Conservación – SIC - Plan dePreservación Documental a Largo Plazo
Dispositivos electrónicos para el control, gestión dearchivos y reproducción de soportes físicos y análogos
Sistema de preservación digital
Conforme a lo anterior las entidades cuentan con suficientes lineamientos, que pueden ayudar fortalecer el manual del PGD actual y los PGD con los que cuentan las Entidades, desde las que llevan un nivel de implementación avanzado o las que se encuentran en un nivel inicial y basico" Conforme a lo anterior las entidades cuentan con suficientes instrumentos, que lo que puede hacer el AGN es consolidar y fortalecer el manual del PGD y otros, sin ser tan repetitivos lo que va ayudar a la eficiencia administrativa en una entidad y pueda lograr el nivel deseado de acuerdo a sus necesidades.
1.2 Objeto del PGDe Considerando que tanto la normalización como la formulación de directrices y lineamientos se contempla en el PGD para los documentos físicos y electrónicos, no es claro el objeto de un PGDe independiente.
1.5 Integración con el Programa de Gestión Documental – PGD "Esto genera confusión si por defecto el PGD y el PGDe contempla los
procesos archivísticos para los documentos y al abrirlo en dos documentos uno en Programa y otro en Plan, se entenderia aplica solo para los documentos electrónicos y donde queda lo físico, hay que buscar la integralidad y armonización de estos dos y no dejar dos vias abiertas.

Adicional dan dos opciones que no tienen sentido si ya tengo un programa especifico de documento electrónico ya la entidad, no requiere tener un plan. Es decir que no es obligatorio contar con este documento?"
"1.5 Integración con el Programa de Gestión Documental – PGD
Para el desarrollo de la política documental al interior de la Entidad, la Ley 1712 de
2014 y el Decreto 1080 de 2015 exigen que se desarrolle e implemente un Programa
de Gestión Documental – PGD, el cual debe formular y documentar el desarrollo de
los procesos archivísticos, dirigidos a la planificación, procesamiento, manejo y
organización de los documentos producidos y recibidos por una Entidad." "En el decreto 1080 de 2015 Artículo 2.8.2.5.6. Componentes de la política de gestión documental. Las entidades públicas deben formular una política de gestión de documentos, constituida por los siguientes componentes.

a). Marco conceptual claro para la gestión de la información física y electrónica de las entidades públicas.
b). Conjunto de estándares para la gestión de la información en cualquier soporte.
c). Metodología general para la creación, uso, mantenimiento, retención, acceso y preservación de la información, independiente de su soporte y medio de creación.
d). Programa de gestión de información y documentos que pueda ser aplicado en cada entidad.
e). La cooperación, articulación y coordinación permanente entre las áreas de tecnología, la oficina de archivo, las oficinas de planeación y los productores de la información.

Por defecto se entiende que la mirada debe ser integral documentos físicos y electrónicos y en cualquier soporte, teniendo en cuenta el ciclo de vida del documento, asi mismo debe tener articulación con otras áreas como lo contempla mismo decreto Artículo 2.8.2.5.5. Principios del proceso de gestión documental. entre esto el de l). Coordinación y acceso. Las áreas funcionales actuarán coordinadamente en torno al acceso y manejo de la información que custodian para garantizar la no duplicidad de acciones frente a los documentos de archivo y el cumplimiento de la misión de estos.

La guia de SGDEA indica que, las entidades no se pueden limitar a formular y desarrollar planes proyectos con enfoque netamente tecnológico o archivístico, sino debe tener una visión integradora que involucre el trabajo articulado de archivistas, ingenieros, además de la participación activa de cada uno de los dueños y ejecutores de los procesos como productores de la información en sus diferentes niveles: estratégicos, misionales y de apoyo.

Por otro lado las entidades cuentas con instrumentos institucionales los cuales deben ir armonizados desde el plna Nacional de desarrollo, los planes estrategicos institucionales, planes de acción que ya al interior de las entidades se materializan en proyectos, planes de trabajo, inciativas etc."
c. Paso 3: Definir lineamientos de los sistemas de información Las entidades cuentan con sistemas de información que son útiles para la realización de sus actividades diarias, muchos de estos sistemas producen, gestionan y administran documentos; para ello la entidad debería preguntarse: • ¿Cuáles herramientas o sistemas de información producen, gestionan o administran documentos? • ¿Qué tipo de administración están efectuando? • ¿La administración involucra aspectos de gestión de documentos electrónicos? • ¿Las herramientas o sistemas de información interoperan con el SGDEA?
"Anexo A. Lineamientos para los documentos electrónicos
1 proceso de producción " se pide que la entidad defina los requisitos para estructurar el contenido de los documentos electrónicos, se sugiere que estos requisitos esten definidos en terminos generales en esta parte del documento.
"Anexo A. Lineamientos para los documentos electrónicos
1 proceso de producción; metadatos" No es claro a que hace referencia la definición del grupo de metadatos para el valor probatorio si ya esta pidiendo que se definan cuales son esos metadatos minimos. se debe dar clardidad de que tipo de eventos del documento hace referencia para que se puedan establecer los metadatos de esos eventos.
"Anexo A. Lineamientos para los documentos electrónicos
1 proceso de producción , proyectos de digitalización" Se sugiere definir espeficicamente todos los elementos que debe conteplar el proyecto de digitalización
"Anexo A. Lineamientos para los documentos electrónicos
1 proceso de producción " Hace falta los requisitos cuando la producción del documentos electrónico se origina por la importación de los mismos
"Anexo A. Lineamientos para los documentos electrónicos
1 proceso de producción " Hace falta los requisitos para la producción del documentos electrónico compuesto
"Anexo A. Lineamientos para los documentos electrónicos
2 proceso de gestión y trámite" Se sugiere incluir como requisito la definición de los requisitos que debe cumplir un SGDEA y un SDGD
"Anexo A. Lineamientos para los documentos electrónicos
3 proceso de Organización " Se sugiere incluir que se debe soportar la organización de los documentos electrónicos con el despliegue de un esquema de claficación dentro de los entornos electrónicos donde se gestionen
"Anexo A. Lineamientos para los documentos electrónicos
4 proceso de preservación a largo plazo, repositorios digitales " Se sugiere incluir también los requisitos para la gestión de documentos en los repositorios digitales
4. Proceso de preservación de documentos En este apartado se incluyen requisitos y descripción de los procesos de preservación se sugiere articular con el documento de Fundamentos de Preservación a Largo Plazo del AGN

1.4 Beneficios de implementar el PGDe: Aclarar que la versión de MIPG que se esta implementando por las entidades del sector publica esta en su versión 2 según el decreto 1499 del 2017
Propuesta de redacción: Apoyar los modelos de transparencia, eficacia, eficiencia y el modelo integrado de planeación y gestión – MIPG versión 2 implementado por la entidad.
3. fase de elaboración: Se considera que lo primero que se hace es generar un diagnóstico o estabilización del proceso " evaluación de requisitos" , posterior a esto se hace un análisis de riesgo respecto a los requisitos evaluados por los cual se recomienda dividir la fase de análisis en la fase dos.
Propuesta de redacción: 1. Verificación de requisitos. / 2 Identificación del riesgo

Considero que sería importante que el documento aclare mejor el alcance técnico y jurídico del uso de la firma electrónica y las estampas de tiempo, como mecanismo válido para autenticación e integridad. No es claro, ni fácil de encontrar, información que de manera concreta indique si el uso de firmas electrónicas creadas dentro de las organizaciones, sin utilizar terceros certificadores, garantizan la validez probatoria de los documentos, y dé ejemplos concretos. Por ejemplo, es obligatorio para las entidades usar estampas de tiempo y servicios de empresas certiticadoras? O puede establacer sus propios mecanismos (cuáles) de firmas electrónicas y mantener la validez probatoria? Gracias