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El Archivo General de la Nación pone a su disposición, la consulta pública del proyecto de acuerdo “Por el cual se reglamenta el artículo 13 de la Ley 594 de 2000 y se establecen las condiciones físicas necesarias para la construcción y la adecuación de edificios y depósitos destinados a archivos”, junto con su memoria justificativa.

 

El Archivo General de la Nación de Colombia presenta el proyecto de acuerdo “Por el cual se reglamenta el artículo 13 de la Ley 594 de 2000 y se establecen las condiciones físicas necesarias para la construcción y la adecuación de edificios y depósitos destinados a archivos”, junto con su memoria justificativa.


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• En el considerando sería bueno relacionar el Acuerdo 006 de 2014 pues existe una relación directa de este proyecto y el SIC.
• En el objeto puede incluirse la temática de emergencias.
• En el numeral 3.5. se indica una proyección de 25 años para la capacidad de almacenamiento, lo cual implicaría dimensiones muy grandes en la construcción. Sería bueno, atendiendo las etapas de los archivos y ciclo vital de los documentos, valorar una proyección de 10 o 15 años únicamente.
• En el numeral 4.5. es bueno adicionar que la iluminación debe distribuirse de tal forma que facilite la lectura de los rótulos de identificación de las unidades de almacenamiento.
• Se recomienda incluir en el Artículo 7° que se debe contar con protocolos específicos para el rescate de los documentos en las zonas de depósito o almacenamiento, donde se aclaren tanto las actividades específicas como una jerarquización de la documentación según la necesidad de la Entidad/Institución y su Plan de Continuidad del negocio.
• En varias partes del proyecto se enuncian actividades donde el personal calificado es el Conservador y Restaurador de Bienes Muebles, sin embargo no se nombra. Es importante que se aclare pues muchas veces al implementarlas otros perfiles el resultado no es el adecuado y esto decanta en reprocesos o inversiones mayores a futuro.

En varias partes del acuerdo se hace referencia a actividades específicas de profesionales en Conservación y Restauración de Bienes Muebles, sin embargo esta información no se encuentra de manera clara; dejando la puerta a que otros profesionales que no tienen conocimiento o la experiencia realicen actividades de intervención del patrimonio documental. Sería importante ser más explícitos

Frente al acuerdo propuesto me permito señalar que el presentado aporta nuevos elementos en pro de la seguridad y salud en el trabajo para aquellas personas que laboran en estos centros, lo anterior al presentar una mas precisa respecto a la capacidad resistente con la cual deben cumplir las edificaciones destinadas a este tipo de almacenamientos. Esto no era claro en la versión anterior y ello permitía que se construyeran estanterías inseguras, las cuales son muy comunes en el mercado y generan muchos accidentes. Ahora bien, es posible mejorar la descripción dejando una descripción de 50 kilogramos por metro lineal de archivo, sobre esta medida los diseñadores podrían realizar una mejor proyección. Esto debería estar soportado en una memoria que elabore y firme un ingeniero facultado para tal fin como lo es un ingeniero civil o mecánico "LEY 1796 DE 2016". En ese entendido se solicita señalar que las estanterías deben cumplir condiciones de sismorresistencia acorde a la Ley 400 de 1998 a fin que en caso sismos los mismos se mantengan estables.

Sobre los temas de incendio creo que, considerando la carga combustible que significa el tipo de material a almacenar, la resistencia al fuego de la estructura, pisos y muros debería ser de al menos 60 minutos para fuegos celulósicos.

Respecto a la iluminación acoger la medida mínima de 150 lux de RETILAP y no 100 lux, como se encuentra actualmente en el documento.

Es importante que se haga referencia explícita de los profesionales en conservación-restauración como profesionales idóneos para realizar intervención.

Siempre he considerado que el Acuerdo no logra abarcar la realidad de las entidades, ya que está dirigido en mayor medida a grandes depósitos de documentación, en algunos aspectos falta claridad sobre las condiciones para archivos de gestión, gran parte de ellos ubicados en las oficinas y con volúmenes documentales tan variables y que pueden generar peligros tempranos a la información. En este sentido, por ejemplo si una dependencia conserva apenas cinco o diez carpetas, porque esa es su producción documental real ¿qué apartes del Acuerdo estaría esa entidad en real capacidad de cumplir y cuáles serían obligatorios?.
Otro aspecto que considero de importancia para coadyuvar a la conservación de los documentos es realizar depuración de los documentos mediante la aplicación de las Tablas de Retención Documental que podría ser abordado de manera general en este Acuerdo.
En el numeral 3.7 se habla de "personal idóneo", ¿se podría hacer un poco más de claridad a qué se refiere? ¿qué competencias o cualidades debería tener dicho personal?
Por último considero que se podría profundizar en temas de la adecuada manipulación de los soportes, necesidad del correcto uso de EPP, las unidades de conservación recomendadas y señalización.
Muchas gracias

Cordial saludo, atentamente remitimos las observaciones y sugerencias por parte del Equipo de Conservación del Archivo de Bogotá.
ARTICULADO NUMERALES OBSERVACIONES
Artículo 1°. Objeto. El presente Acuerdo establece los aspectos de infraestructura, dotación y mantenimiento que se deben aplicar en la construcción y adecuación de espacios y depósitos de archivo de los sujetos obligados, con el fin de garantizar las condiciones ambientales adecuadas de humedad, temperatura, iluminación, ventilación y filtración de aire y la distribución de áreas y mobiliario óptimos para garantizar la conservación documental y la integridad de la información. Sugerimos incluir la seguridad como una de las condiciones que pretende garantizar el Acuerdo.
Artículo 3°. Condiciones Generales de las Instalaciones que contengan documentos de Archivos Públicos. "3.2. Aspectos Estructurales- La estructura debe soportar la carga generada por el material a almacenar, acorde con los parámetros de almacenamiento definidos en la Norma Técnica Colombiana 5029/2001
“Medición de Archivos”, Anexo C: Tabla de coeficientes de conversión, considerando adicionalmente una mayoración del 50%.
- Los pisos o entrepisos de los depósitos deben soportar las cargas de archivo acorde al mecanismo de transferencia de carga que genere el tipo de estantería utilizada." Citar explícitamente las restricciones relacionadas o el cumplimiento de la normativa para el uso de estantería pesada para Archivo. El numeral no es claro ni específico.
"3.2. Aspectos Estructurales:
- El diseño o las adecuaciones estructurales deben ser ejecutados por profesionales
facultados, de acuerdo con la normatividad vigente." Sugerimos aclarar o complementar en qué área del saber (por ejemplo ingeniería, arquitectura, etc.).
3.2. Aspectos Estructurales: - Los pisos o entrepisos de los depósitos deben soportar las cargas de archivo acorde al mecanismo de transferencia de carga que genere el tipo de estantería utilizada. Sugerimos incluir una nota al pie que explique a qué se refiere esto para que haya mayor comprensión por parte del lector que no esté familiarizado con estos términos.
3.3. Capacidad de almacenamiento: - En caso de ser una construcción diseñada para ser edificio y depósito de archivo, debe prever una capacidad de almacenamiento proyectada al menos a 25 años. Sólo se menciona la proyección de almacenamiento para construcciones diseñadas para depósito de archivo (25 años); ¿qué pasa en el caso de los inmuebles o espacios que se adaptan, que resultan ser la mayoría?. Sugerimos que se conserve el párrafo que tiene el actual Acuerdo donde se menciona que los depósitos deben tener espacio suficiente para almacenar la documentación existente y la proyección de su incremento de acuerdo con las TRD y las TVD.
"3.3 Capacidad de almacenamiento: -- Los edificios y depósitos destinados para la custodia, almacenamiento y conservación de
archivos se dimensionarán teniendo en cuenta si es una edificación nueva o una que deba adecuarse.B7" Sugerimos modificar redacción: "teniendo en cuenta si es una edificación nueva que deba adecuarse para el almacenamiento de archivo o una antigua que deba ser objeto de adaptaciones estructurales o de mayor complejidad".
"3.5. Redes de servicios: Utilizar pisos con aislamiento ante cargas electrostáticas, debidamente aterrizados a unbarraje diseñado de acuerdo con lo definido por la reglamentación en materia de instalaciones
eléctricas según las normas vigentes." Teniendo en cuenta que este tipo de normatividad está dirigido a quienes trabajamos en el campo de los archivos, sugerimos dar mayor claridad a los términos técnicos que no resultan comprensibles para el público en general. Por ejemplo, para quienes realizamos verificaciones locativas, tampoco resultan claros los términos, debido a que no somos especialistas. Por este motivo, sugerimos aclarar o describir este tipo de aislamiento porque no es claro, especificar el tipo de protección.
3.6. Adecuaciones locativas Especificar el tipo de profesionales idóneos y aptos para los estudios de capacidad de carga de las edificaciones
Los edificios y locales destinados a albergar material de archivo deben cumplir con los parámetros ambientales requeridos para su conservación, los cuales incluyen: monitoreo y control de temperatura, humedad relativa, ventilación, contaminantes atmosféricos e iluminación. Sugerencia: "Los edificios y locales destinados a albergar material de archivo deben cumplir con los parámetros ambientales requeridos para su conservación, los cuales incluyen: humedad, temperatura, iluminación, ventialción, contaminantes atmosféricos y carga microbiológica. Para ello se debe contar con equipos de monitoreo y control de los factores ambientales mencionados o bien contratar el servicio externo para la realización de estos procesos".
"4.1. Humedad Relativa y Temperatura para documentos en soporte papel:
" Incluir: "se debe realizar mantenimiento y respectiva calibración a los equipos de monitoreo y control ambiental mínimo una vez al año".
"4.5. Iluminación en depósitos: Para garantizar la adecuada visibilidad al interior del depósito, la radiación visible lumínica
debe ser menor o igual a 100 lux y la radiación ultravioleta, menor o igual a 70 μw/lumen." Por la experiencia que hemos tenido en el Archivo de Bogotá, en el contacto con los archivos centrales y en nuestros depósitos como archivo histórico, podemos demostrar que el índice de 100 lux es incumplible y de muy baja baja visibilidad para las mismas labores de la búsqueda del material documental.
"4.5. Iluminación en depósitos: -Para la iluminación de los depósitos, se debe propender por la implementación de sistemas
de iluminación eficientes en términos de consumo energético." Sugerencia: "Sistemas eficientes o de bajo consumo energético y mínimas o nulas emisiones de radiación UV".
Artículo 5°. Almacenamiento y realmacenamiento de la documentación. 5.1. Estantería: 5.1.5. En la instalación de la estantería debe utilizarse un sistema de puesta a tierra para aislar de forma adecuada las cargas estáticas que puedan llegar a generarse y circular por la misma. Esto de forma preponderante para prevenir daños en medios magnéticos que se hallen almacenados. Teniendo en cuenta que este tipo de normatividad está dirigido a quienes trabajamos en el campo de los archivos, sugerimos dar mayor claridad a los términos técnicos que no resultan comprensibles para el público en general. Por ejemplo, para quienes realizamos verificaciones locativas, tampoco resultan claros los términos, debido a que no somos especialistas. Por este motivo, sugerimos aclarar o describir en qué consiste "el sistema de puesta a tierra".
5.1. Estantería: En el caso de usar estantería pesada se debería contar con certificación de capacidad de carga por el fabricante o por un estudio de carga elaborado por un ingeniero. Se sugiere incluir cumplimiento de lo establecido en el Reglamento colombiano de construcción sismo resistente NSR-10, título F sobre estructuras metálicas u otra normativa que le se aplicable.
"7.2 Implementar sistemas de detección de incendios (llamas, humo o calor), sistemas de alarma capaces de advertir sobre situaciones anormales, tales como el fuego, intrusión de
personas o derrames de agua, entre otros." Complementar: "Los equipos que conforman el sistema deben ser objeto de revisión, mantenimiento o calibración según sea el caso con el fin de garantizar su óptimo funcionamiento".
"Artículo 7°. Prevención de emergencias, atención de desastres y manejo de
contingencias." 7.3. Se deben usar equipos para la extinción o control del fuego manuales, tales como: extintores portátiles de agente limpio HCFC, o de rocío de agua; los extintores de CO2 pueden utilizarse para controlar el fuego clase C (eléctricos o electrónicos energizados), y sistemas automáticos de agua nebulizada, cuyo tamaño de gota no supere las 50 micras, con rociadores provistos de elementos de seguridad que los mantengan cerrados en condiciones de reposo. En la práctica y en la literatura se advierte constantemente sobre el enorme riesgo del agua como uno de los factores más agresivos para la conservación documental, tanto por el daño físico como por la generación de microclimas que favorecen el crecimiento biológico y microbiológico. Por este motivo, estamos en desacuerdo con validar el uso de rocío de agua o de sistemas automáticos de agua nebulizada, más allá de regular el tamaño de gota, el efecto es acumulativo, más aún en grandes bodegas como las que actualmente las entidades usan para el almacenamiento documental. Se requiere evaluar el uso de rociadores que si bien es un recurso eficiente para la extinción de fuego; el impacto que esto tiene en la documentación es muy alto y puede que las entidades no tengan los recursos que se requieren para atender este impacto.
7.5. Las especificaciones técnicas de los extintores, el número de unidades y su ubicación, deberá estar acorde con las dimensiones del depósito y la capacidad de almacenamiento. No es claro este requisito. La pregunta específica es ¿Qué significa estar acorde? ¿Cuántos extintores por metro cúbico? La normativa existente ¿qué recomienda? Solicitamos orientación al respecto para saber qué se le exige a una Entidad en este requisito.

Cordial saludo, atentamente remitimos las observaciones y sugerencias por parte del Equipo de Conservación del Archivo de Bogotá.
Artículo 1°. Objeto.
Sugerimos incluir la seguridad como una de las condiciones que pretende garantizar el Acuerdo.
Artículo 3°. Condiciones Generales de las Instalaciones que contengan documentos de Archivos Públicos.
Citar explícitamente las restricciones relacionadas o el cumplimiento de la normativa para el uso de estantería pesada para Archivo. El numeral no es claro ni específico.
3.2. Aspectos Estructurales:
Sugerimos aclarar o complementar en qué área del saber (por ejemplo ingeniería, arquitectura, etc.). Incluir una nota al pie que explique a qué se refiere esto para que haya mayor comprensión por parte del lector que no esté familiarizado con estos términos.
3.3. Capacidad de almacenamiento:
Sólo se menciona la proyección de almacenamiento para construcciones diseñadas para depósito de archivo (25 años); ¿qué pasa en el caso de los inmuebles o espacios que se adaptan, que resultan ser la mayoría? Sugerimos que se conserve el párrafo que tiene el actual Acuerdo donde se menciona que los depósitos deben tener espacio suficiente para almacenar la documentación existente y la proyección de su incremento de acuerdo con las TRD y las TVD.
Sugerimos modificar redacción: "teniendo en cuenta si es una edificación nueva que deba adecuarse para el almacenamiento de archivo o una antigua que deba ser objeto de adaptaciones estructurales o de mayor complejidad".
3.5. Redes de servicios:
Teniendo en cuenta que este tipo de normatividad está dirigido a quienes trabajamos en el campo de los archivos, sugerimos dar mayor claridad a los términos técnicos que no resultan comprensibles para el público en general. Por ejemplo, para quienes realizamos verificaciones locativas, tampoco resultan claros los términos, debido a que no somos especialistas. Por este motivo, sugerimos aclarar o describir este tipo de aislamiento porque no es claro, especificar el tipo de protección.
3.6. Adecuaciones locativas
Especificar el tipo de profesionales idóneos y aptos para los estudios de capacidad de carga de las edificaciones
Artículo 4°. Condiciones Ambientales.
Sugerencia: "Los edificios y locales destinados a albergar material de archivo deben cumplir con los parámetros ambientales requeridos para su conservación, los cuales incluyen: humedad, temperatura, iluminación, ventilación, contaminantes atmosféricos y carga microbiológica. Para ello se debe contar con equipos de monitoreo y control de los factores ambientales mencionados o bien contratar el servicio externo para la realización de estos procesos".
4.1. Humedad Relativa y Temperatura para documentos en soporte papel:
Incluir: "se debe realizar mantenimiento y respectiva calibración a los equipos de monitoreo y control ambiental mínimo una vez al año".
4.5. Iluminación en depósitos:
Por la experiencia que hemos tenido en el Archivo de Bogotá, en el contacto con los archivos centrales y en nuestros depósitos como archivo histórico, podemos demostrar que el índice de 100 lux es incumplible y de muy baja visibilidad para las mismas labores de la búsqueda del material documental.
Sugerencia: "Sistemas eficientes o de bajo consumo energético y mínimas o nulas emisiones de radiación UV".
Artículo 5°. Almacenamiento y realmacenamiento de la documentación.
Teniendo en cuenta que este tipo de normatividad está dirigido a quienes trabajamos en el campo de los archivos, sugerimos dar mayor claridad a los términos técnicos que no resultan comprensibles para el público en general. Por ejemplo, para quienes realizamos verificaciones locativas, tampoco resultan claros los términos, debido a que no somos especialistas. Por este motivo, sugerimos aclarar o describir en qué consiste "el sistema de puesta a tierra".
En el caso de usar estantería pesada se debería contar con certificación de capacidad de carga por el fabricante o por un estudio de carga elaborado por un ingeniero. Se sugiere incluir cumplimiento de lo establecido en el Reglamento colombiano de construcción sismo resistente NSR-10, título F sobre estructuras metálicas u otra normativa que le sea aplicable.
Artículo 7°. Prevención de emergencias, atención de desastres y manejo de contingencias.
7.2 Complementar: "Los equipos que conforman el sistema deben ser objeto de revisión, mantenimiento o calibración según sea el caso con el fin de garantizar su óptimo funcionamiento".
7.3 En la práctica y en la literatura se advierte constantemente sobre el enorme riesgo del agua como uno de los factores más agresivos para la conservación documental, tanto por el daño físico como por la generación de microclimas que favorecen el crecimiento biológico y microbiológico. Por este motivo, estamos en desacuerdo con validar el uso de rocío de agua o de sistemas automáticos de agua nebulizada, más allá de regular el tamaño de gota, el efecto es acumulativo, más aún en grandes bodegas como las que actualmente las entidades usan para el almacenamiento documental. Se requiere evaluar el uso de rociadores que si bien es un recurso eficiente para la extinción de fuego; el impacto que esto tiene en la documentación es muy alto y puede que las entidades no tengan los recursos que se requieren para atender este impacto.
7.5 No es claro este requisito. La pregunta específica es ¿Qué significa estar acorde? ¿Cuántos extintores por metro cúbico? La normativa existente ¿qué recomienda? Solicitamos orientación al respecto para saber qué se le exige a una Entidad en este requisito.

Considero que los profesionales en restauración de bienes culturales muebles hacen parte integral de los procesos de gestión documental de las entidades públicas y privadas. Sin embargo, esta normativdad comienza a excluir a los mismos en tareas que deben ser desarrolladas por ellos, teniendo en cuenta su formación profesional y experticia.