• En el considerando sería bueno relacionar el Acuerdo 006 de 2014 pues existe una relación directa de este proyecto y el SIC.
• Se recomienda cambiar la redacción del artículo 4°, el cual actualmente explica qué es el Programa de Prevención de Emergencias y Atención de Desastres, por algo más exigible como “Las Entidades y organismos deben contar con...[texto del artículo proyectado].
• En el numeral V literal b del artículo 6° podría incluirse el Programa de Documentos Vitales y Esenciales del Programa de Gestión Documental (PGD).
• En el numeral 2 del artículo 6° podría incluirse ejemplos de articulación de otros instrumentos que ayudan a la valoración de los documentos para su priorización, como el Programa de Documentos Vitales y Esenciales o el Plan de Continuidad del Negocio.
• En el numeral 2.1.6. del artículo 6° se recomienda incluir que las salidas estén señalizadas adecuadamente.
• En el numeral 3.4. del artículo 6° dice “construcción” en lugar de “conservación”. Sería importante aclarar que la Entidad/organismo debe procurar hacer los procesos de conservación y restauración, de no ser posible, contratar los servicios con externos. Como está redactado da una leve impresión de que se favorece la tercerización.
• Unido a lo expuesto en el numeral 3.4. del artículo 6° sería bueno aclarar en otro artículo que las labores de restauración deben adelantarse por profesionales en la materia o al menos equipos dirigidos por éstos.
• La mayoría de acciones descritas en el numeral 3° del artículo 7° requieren de un profesional en conservación y restaurador de bienes muebles que las adelante o dirija, no obstante no se nombra. Es importante que se aclare pues muchas veces al implementarlas otros perfiles el resultado no es el adecuado y esto decanta en reprocesos o inversiones mayores a futuro.

*En primer término en la primera parte titulada Considerando sería pertinente incluir la Guía del Sistema Integrado de Conservación (SIC) debido a que esta guía, hace una breve vinculación de las Normas Técnicas Colombianas con la normatividad archivística relacionada a su vez al Acuerdo 46.
*En segundo término: Numeral 1. Levantamiento y valoración del programa de riesgos para documentos
Se sugiere incluir dentro de este numeral el título Riesgos Ambientales ocasionados por la presencia de insectos, roedores y microrganismos.
Dada la circunstancia que ha vivido el mundo desde el año 2020, Se recomienda adicionar un numeral titulado Riesgos por Pandemia ocasionados por manipulación inadecuada o sin elementos de protección personal por personal diagnosticado o sin diagnostico por el virus SARS-COV2
*En el numeral 2. Medidas Preventivas en concordancia con lo anterior: Adicionar un numeral *Medidas de protección en tiempos de pandemia*que observe, la predominancia de procesos como la producción, recepción, consulta y transferencia documental en SGDEA y formatos digitales que permitan su consulta y descarga, por todas las partes interesadas, así también recomendar el periodo de aislamiento, aquellos documentos en soporte físico que han sido recibidos por diferentes sujetos expuestos a riesgo por el virus SARS-COV2
*Estas medidas de protección también deben incluir la desinfección destinada únicamente a edificios y mobiliario no utilizar hipoclorito para la desinfección de los documentos debido a que puede generar oxidación y deterioro de los mismos.

*En primer término en la primera parte titulada Considerando sería pertinente incluir también a la Guía del Sistema Integrado de Conservación (SIC) debido a que esta guía, hace una breve vinculación de las Normas Técnicas Colombianas con la normatividad archivística relacionada a su vez al Acuerdo 46.
*En segundo término: Numeral 1. Levantamiento y valoración del programa de riesgos para documentos
Se sugiere incluir dentro de este numeral el título Riesgos Ambientales ocasionados por la presencia de insectos, roedores y microrganismos.
Dada la circunstancia que ha vivido el mundo desde el año 2020, Se recomienda adicionar un numeral titulado Riesgos por Pandemia ocasionados por manipulación inadecuada o sin elementos de protección personal por personal diagnosticado o sin diagnostico por el virus SARS-COV2
*En el numeral 2. Medidas Preventivas en concordancia con lo anterior: Adicionar un numeral *Medidas de protección en tiempos de pandemia*que observe, la predominancia de procesos como la producción, recepción, consulta y transferencia documental en SGDEA y formatos digitales que permitan su consulta y descarga, por todas las partes interesadas, así también recomendar el periodo de aislamiento, aquellos documentos en soporte físico que han sido recibidos por diferentes sujetos expuestos a riesgo por el virus SARS-COV2
*Estas medidas de protección también deben incluir la desinfección destinada únicamente a edificios y mobiliario no utilizar hipoclorito para la desinfección de los documentos debido a que puede generar oxidación y deterioro de los mismos.

Cordial saludo, atentamente remitimos las observaciones y sugerencias por parte del Equipo de Conservación del Archivo de Bogotá.
CONSIDERANDO
Se debería incluir en las consideraciones la Ley 1523 de 2012 “Por la cual se adopta la política nacional de gestión del riesgo de desastres y se establece el Sistema Nacional de Gestión de Desastre y se dictan otras disposiciones”, ya que esta ley regula a nivel nacional todo lo relacionado con el tema de gestión de riesgos de desastres y cualquier acción relacionada con el tema debe estar acorde con ésta. Párrafo 4: mencionar para articular, la reglamentación de la formulación e implementación del SIC a través del acuerdo 006.
Párrafo 5: mencionar para articular, la reglamentación de la actividad citada mediante el decreto 008
-En general es importante que en cada parte del documento en que se hace referencia a la necesidad de un profesional, se especifique qué tipo de profesional debe intervenir o realizar el proceso a que se haga referencia.
ARTÍCULO 1. Objeto.
Incluir en la penúltima línea “…alteraciones a las edificaciones, a las áreas de depósito documental, áreas de procesamiento técnico y a los archivos en general.”
ARTÍCULO 3. Definiciones para efectos del presente Acuerdo. Para
2. Desastre. Sugerimos revisar las dos definiciones de desastre porque pueden ser contradictorios. En el primer párrafo se mencionan que los eventos antropogénicos son no intencionales mientras y en el segundo párrafo dicen situaciones causadas por el hombre (intencionalmente…).
ARTÍCULO 4. Programa de prevención de emergencias y atención de desastres en archivos.
Mencionar el Acuerdo 006 a manera de articulación. También podría indicarse que se deben tener en cuenta los principios generales que orientan la gestión del riesgo (en consonancia con lo indicado en el artículo 3 de la Ley 1523 de 2012).
ARTÍCULO 5. Planificación para la prevención y atención de desastres.
Modificar la redacción: "La gestión del riesgo es una estrategia fundamental en el marco del Programa de prevención de emergencias y atención de desastres. Debe basarse en el establecimiento de medidas preventivas y de protección de los acervos documentales; el conocimiento de estrategias de reacción y recuperación, durante y después del siniestro. La planificación debe incluir la identificación de riesgos para los documentos en los diferentes soportes, las acciones para prevenir, mitigar y reducir los riesgos detectados en los archivos. Las acciones de respuesta hacia los documentos afectados por emergencias o desastres y el entrenamiento periódico del personal para la adecuada reacción.”
ARTÍCULO 6. Prevención.
Incluir en el primer párrafo: “… un plan de contingencia que indique y conduzca a medidas de reacción necesarias y eficaces.”
1. Levantamiento y valoración del panorama de riesgos para documentos. Agregar “… de las características del material documental y de las prácticas inadecuadas de manipulación y almacenamiento". Sugerimos indicar dentro de las medidas preventivas aquellas que van encaminadas a evitar la sustracción de material documental. En el literal b mencionan situaciones provocadas por el hombre, pero no incluyen hurtos. Incluir en el literal b, la importancia de la identificación de los documentos vitales como parte de la prevención en el marco de las acciones de valoración y levantamiento del panorama de riesgos.
2. Medidas preventivas Párrafo 2: nuevamente articular con Acuerdo 006 y lo estipulado frente a la identificación de documentos vitales. Sugerimos incluir el mantenimiento periódico y revisión de los detectores.
2.1.3 La pregunta específica es ¿Qué significa estar acorde? ¿Cuántos extintores por metro cúbico? La normativa existente ¿qué recomienda? En la práctica y en la literatura se advierte constantemente sobre el enorme riesgo del agua como uno de los factores más agresivos para la conservación documental, tanto por el daño físico como por la generación de microclimas que favorecen el crecimiento biológico y microbiológico. Por este motivo, estamos en desacuerdo con validar el uso de rocío de agua o de sistemas automáticos de agua nebulizada, más allá de regular el tamaño de gota, el efecto es acumulativo, más aún en grandes bodegas como las que actualmente las entidades usan para el almacenamiento documental.
2.1.5 Articular con el SIC en su programa de inspección de instalaciones físicas y el cumplimiento del acuerdo 006.
3. Incluir un literal: Establecer y aportar un listado de lugares posibles a los cuales podría enviarse la documentación en caso de requerir una evacuación total de los acervos.
Incluir un literal: Es necesaria la conformación de un grupo especial cuyo objetivo será la ejecución de las acciones encaminadas al salvamento de documentos siniestrados. Sus integrantes aparecerán en un listado con los roles correspondientes y datos de contacto. La persona a la cabeza de este grupo debe tener poder de decisión o estar en permanente comunicación con la persona de la Entidad que pueda tomar decisiones o gestionar recursos de emergencia.
Sugerimos también indicar que en el presupuesto de cada vigencia deben estar asignados para este fin.
ARTÍCULO 7. Reacción en caso de un siniestro
2. Antes de verificar la situación y tomar registro fotográfico, se debe alertar que en caso de siniestro solo se puede ingresar a los espacios si las autoridades o servicios de emergencia lo aprueban ya que pueden encontrarse riesgos no visibles que podrían afectar al personal.
3.1 Modificar la redacción: "Establecer actividades concretas a ejecutar para la atención de archivos siniestrados según los soportes que los conforman, el impacto y tipo de emergencia. Indicar los métodos, materiales y equipos que se requieren para realizar los distintos tratamientos de rescate de documentos siniestrados que deben estar acordes con las características físicas y técnicas de los archivos.”
3.5 Complementar: Realizar un registro fotográfico o video que evidencie la situación del archivo tras la ocurrencia del siniestro. Las imágenes captadas deben ser confidenciales y servirán como soporte para las acciones de rescate y posibles reclamaciones ante los entes aseguradores.
3.6 y 3.7. Sugerimos indicar que cualquier tratamiento que se realice debe estar acorde con lo establecido por el Archivo General de la Nación en sus guías, protocolos o documentos técnicos y estar orientados o coordinados por un profesional con formación y experiencia en conservación documental. Incluir que Posterior al siniestro se deberá realizar el diagnóstico de las condiciones de la documentación impactado por un siniestro, con el fin de definir recursos y tratamientos de conservación o restauración posteriores al evento. Complementar: …y mantener control permanente de los porcentajes de H.R% y temperatura.
4. Traslado de los documentos de acuerdo con las rutas establecidas, si es necesario.
Realizar el traslado de documentos solo si las condiciones del espacio en que son almacenados representan un riesgo para su conservación. En este caso se deberá definir la necesidad de realizar una evacuación total o parcial de los acervos, para ello se requiere definir previamente espacios de almacenamiento temporal y verificar el estado de las rutas establecidas para este fin. Así mismo disponer de los recursos necesarios para realizar un traslado seguro de los documentos.

Este proyecto beneficia a las empresas y/o estado, ya que a veces los archivos conservan un patrimonio único e irremplazable que se transmite de generación en generación, y logran mantener la integridad física del soporte y del texto de los documentos.
Esto es fundamental no sólo en las organizaciones, sino también a nosotros los ciudadanos, en esto abunda la seguridad ya que es uno de los factores mas importantes porque aquí estarán preservados en todo momento conta todos estos factores que pueden ocasionar deterioro o pérdida de documentos.
Es importante la conservación en las empresas ya que les permite desde su proceso de gestión documental preservar su valor y significado.