Herramientas tecnológicas del AGN serán claves para el fortalecimiento de la gestión documental en el Estado
Comprometidos con la preservación documental del país.
El Archivo General de la Nación y las entidades del sector público se reunieron para ratificar su compromiso en la preservación del patrimonio histórico documental del país.
El encuentro se dio a través del grupo ‘Equipos Transversales de Gestión Documental’ que lidera el Archivo General de la Nación, junto con el Departamento Administrativo de Función Pública, a través de los diversos jefes de Archivo de las entidades del orden nacional del nivel central y descentralizados, encargados de coordinar múltiples actividades establecidas en el marco de políticas de gobierno alrededor de la Gestión Documental.
En la jornada, el AGN presentó la ‘Bitácora digital’, un espacio que reúne 16 proyectos tecnológicos con el que se busca innovar y dar nuevas funcionalidades a las herramientas digitales que facilitan el acceso a la información de documentos resguardados. El Sistema de Información del Sistema Nacional de Archivos, SISNA y la plataforma Archiapp son algunos de los principales proyectos tecnológicos que se encuentran en este proceso de modernización.
“El AGN tiene la gran misión de proponer la preservación del patrimonio que se está generando actualmente, no solo en formato papel, sino también en el digital. Que las entidades tengan claro que esa información digital que se está generando, a través de diferentes aplicativos o plataformas dentro de sus instituciones, amerita un adecuado tratamiento documental para que esté disponible a lo largo del tiempo” indicó Enrique Serrano, director del AGN.
Por su parte, Erika Rangel, subdirectora de la Subdirección de Tecnologías de la Información Archivística del AGN, es importante que las entidades tengan claro “que no es solo comprar infraestructura tecnológica y modernizar sus instituciones, sino que, debajo de toda esa racionalización de tramites de automatización, de toda esa captura de información electrónica y de datos digitales, se espera que las entidades tengan expedientes electrónicos con características de archivos y generen estrategias y políticas de durable preservación digital”.
Dentro del plan estratégico 2019-2022, el AGN espera apoyarse con el CONPES 3920- Política Nacional de Explotación de Datos (Big Data), y de esta manera, para el 2022 tenga lista una hoja de ruta que permita para apoyar a las entidades en su proceso de modernización en la gestión documental electrónica.
La principal tarea del AGN es brindar instrumentos de vigilancia y control y poner en práctica estrategias de difusión y preservación digital, basadas en recomendaciones y buenas prácticas de archivos de otras instituciones de países extranjeros, que permitan aprender de las garantías de preservación de la información, teniendo en cuenta el amplio avance tecnológico.
Por su parte, Jorge Cachiotis, subdirector de la Subdirección de Gestión del Patrimonio Documental presentó los acuerdos sobre la adquisición y/o expropiación de archivos privados, registro de archivos, la actualización del procedimiento para elaboración, aprobación, evaluación y convalidación, implementación, publicación, inscripción en el Registro Único de Series Documentales - RUSD y actualización de las Tablas de Retención Documental - TRD y Tablas de Valoración Documental – TVD, y las condiciones para la declaratoria de Bienes de Interés Cultural de Carácter Documental Archivístico -BIC-CDA.
Al final los asistentes hicieron propuestas de mejora al AGN en el que se destacó la atención con enfoque diferencial de los archivos y la evaluación de las órdenes perentorias.