Identificación de archivos ante situaciones de desastre
Bogotá, 03 de marzo de 2023
En virtud de los cambios climáticos y posibles riesgos naturales, que generan afectaciones humanas y materiales en el territorio nacional y sin desconocer que la prioridad ante situaciones de desastre debe ser la asistencia humanitaria, para el Archivo General de la Nación es motivo de preocupación las situaciones críticas que puedan generar afectaciones en los archivos y en el patrimonio documental del país.
Por lo anterior y con el fin de preservar al patrimonio archivístico y documental, a través del presente comunicado se recuerdan las medidas preventivas y correctivas para la protección de los documentos producidos por las entidades y organizaciones del orden departamental, distrital y municipal, e inclusive los archivos privados.
La inobservancia de la acciones o medidas preventivas y correctivas para la conservación de los documentos, afecta de modo directo, a futuro, la gestión administrativa de las entidades, la respuesta oportuna a los ciudadanos, la garantía al derecho al acceso de la información pública, la rendición de cuentas sobre la gestión de los gobiernos, la garantía de los principios y derechos constitucionales y demás principios generales que rige la función archivística.
Por lo anterior, se reiteran los lineamientos establecidos por el Archivo General de la Nación para el desarrollo de medidas preventivas y correctivas:
- Revisar la implementación de los programas de conservación preventiva del Sistema Integrado de Conservación establecido en la entidad, en cumplimiento del Acuerdo 06 de 2014. En particular, el Programa de prevención de emergencias y atención de desastres en archivos para cada entidad, en cumplimiento del Acuerdo 02 de 2021.
• Ver el Acuerdo 006 de 2014
• Ver el Acuerdo 02 de 2021
• Ver página 49 de la “Guía para la Elaboración e Implementación del Sistema Integrado de Conservación”
- Identificar si las áreas de custodia y archivos de gestión se encuentran en zonas con amenaza por inundación, avalancha o deslizamiento. Esta valoración de riesgos tiene que ver con la implementación del Programa de Inspección y mantenimiento de sistemas de almacenamiento e instalaciones físicas.
Si existe antecedentes de la materialización del riesgo de desastres deberá hacerse una reubicación de los archivos, al menos de forma temporal.
- Tener actualizado el Inventario Único Documental a fin de establecer qué documentos se custodian.
Las series vitales (contratos, historias laborales y clínicas, nóminas, actos administrativos-ordenanzas, decretos y resoluciones- y Protocolos Notariales, entre otras), deberán estar plenamente identificadas y ubicadas en un lugar donde se garantice su conservación, como parte de la implementación del Programa de Capacitación y Sensibilización del Sistema Integrado de Conservación.
- En las áreas de custodia no deberán almacenarse equipos eléctricos que puedan ocasionar, cortos circuitos e incendios o accidentes por electrocución en presencia de agua.
- Los estantes fijos, deberán estar anclados al piso o al techo para evitar su caída o desplazamiento.
- Tener en cuenta que los cambios abruptos de humedad relativa y temperatura propician la aparición de agentes que produzcan deterioro de tipo microbiológico y físico, por lo cual debe tenerse en cuenta el Programa de Monitoreo y control de condiciones ambientales.
- Debe hacerse un estricto control de plagas, tal como lo indica el Programa de Saneamiento Ambiental.
- Debe hacerse un registro fotográfico de la documentación afectada, de las acciones de recuperación realizadas y del edificio, y emitir un informe que describa lo sucedido.
- Como parte del Programa de almacenamiento y re-almacenamiento, los documentos mojados deberán trasladarse a una zona seca para favorecer la circulación de aire y así el secado.
- La documentación que se vaya recuperando, deberá trasladarse a una zona seca y aislada.
- Realizar el Inventario Documental del material afectado.
ACTIVIDADES PARA REALIZAR DESPUÉS DE LA EMERGENCIA
- Si la documentación de su entidad u organización fue afectada como resultado de alguna situación de desastre, deberá reportarlo a través del siguiente enlace
Formulario de identificación de archivos de desastres
Adjuntando registro fotográfico del siniestro y de las acciones adelantadas.
- Antes de realizar intervención alguna sobre documentación afectada, deberá solicitar al Grupo de Conservación y Restauración del Archivo General de la Nación asistencia técnica especializada y puntual para cada caso, la cual puede ser virtual. No se recomienda recurrir a terceros teniendo en cuenta que cualquier proceso de intervención en conservación y restauración debe ser realizado por personal profesional idóneo competente exclusivamente.
DIRECCIÓN GENERAL
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN