La conservación documental en los tiempos de pandemia
Exige una responsabilidad compartida entre las instituciones de la memoria y los ciudadanos.
Considerando que los archivos son los responsables de la conservación y el mantenimiento de los documentos generados en cada época de la humanidad, y dada la actualidad frente a la crisis sanitaria mundial, se considera que las instituciones de la memoria, incluidos los archivos nacionales, las bibliotecas y los museos, así como los organismos educativos y de investigación, deben registrar las decisiones y medidas que se han adoptado en este tiempo y que ayudarán a las generaciones futuras a comprender el alcance de la pandemia y su impacto en las sociedades.
Varios países ya han emitido órdenes para la preservación meticulosa de los registros oficiales relacionados con la pandemia. De igual manera lo ha hecho el Archivo General de la Nación de Colombia, a través de un documento en el que señala las Medidas de cuidado y control documental en tiempos de pandemia. Por medio de este, el Archivo pretende brindar orientación a las personas encargadas de archivos o bibliotecas, sobre las medidas para proteger su salud y prevenir la propagación del virus y su posible contagio por este medio.
De otra parte, la UNESCO ha presentado la Declaración “Convirtiendo la amenaza del #COVID-19 en una oportunidad para un mayor apoyo al patrimonio documental”, en la que se aborda el patrimonio documental como un recurso importante para ofrecer una perspectiva histórica sobre la forma en que los gobiernos, su ciudadanía y la comunidad internacional abordaron las epidemias en el pasado y, por consiguiente, se destaca la importancia de la preservación de registros sobre la pandemia actual para garantizar futuras investigaciones.
Recientemente se agregó la Declaración "COVID-19: El deber de documentar no cesa en una crisis, se vuelve más esencial", donde se incluye la perspectiva de gestión para el presente, tomando como base la Declaración Universal de los Archivos (UNESCO, 2011), que afirma que “los archivos custodian decisiones, actuaciones y memoria" y “son fuentes fiables de información que garantizan la seguridad y la transparencia de las actuaciones administrativas".
Dentro del contexto social e histórico por el que atravesamos, se considera que existen cuatro ámbitos fundamentales que exigen una responsabilidad compartida entre los Estados Miembros de la UNESCO, las instituciones de la memoria y los ciudadanos, para responder al COVID-19 y a futuras pandemias. Estas se basan, entre otras cosas, en los valores educativos, sociales, científicos y artísticos compartidos del patrimonio documental:
1. Es necesario ampliar la cooperación nacional e internacional en la preservación y accesibilidad del patrimonio documental; esto se hace a través de la red de comités nacionales y regionales del Programa Memoria del Mundo de la UNESCO.
2. Los Estados Miembros deben aumentar la inversión en la preservación y la accesibilidad del patrimonio documental como cuestión de reducción y gestión de los riesgos de desastre.
3. Las instituciones de la memoria deben ser aún más accesibles para los investigadores, los encargados de formular políticas, los profesionales de los medios de comunicación, los científicos y la comunidad en general. Mediante el acceso remoto a la memoria, las instituciones y otros depósitos podrían ayudar a las comunidades a conectarse entre sí y prestar ayuda psicosocial por medio de registros de culturas, idiomas y expresiones creativas compartidas.
Es necesario resaltar que las fuentes primarias permiten comprender los aspectos socioeconómicos, políticos y culturales de cualquier pandemia, lo que pone en perspectiva las percepciones actuales sobre el COVID-19.
4. Se alienta a las personas, a los encargados de formular políticas y a la comunidad científica a que aprecien el valor de utilidad de las instituciones de memoria como poseedoras de la memoria del mundo en todas sus manifestaciones, incluidas las pandemias y la respuesta del mundo a ellas.
De esta manera los archivos, las bibliotecas y los museos, que siempre han sido los custodios de una información fiable y de calidad, se convierten en las instituciones de la Memoria que pueden reunir, catalogar y difundir información científica basándose en hechos y proporcionando perspectivas críticas y comparativas de la realidad.