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Políticas de seguridad de la información del sitio web y protección de datos personales

La presente información proporcionará las políticas de seguridad de la información, además de las condiciones de uso de la información referente a la protección de datos personales del Archivo General de la Nación, según lo establecido en la ley 1581 de 2012.

 

Políticas de seguridad de la información

Aquí podrás descargar el formato de las Políticas de seguridad de la información.

 

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Políticas de seguridad de la información del sitio web

Políticas de protección de datos personales

Los Términos y Condiciones generales que a continuación se establecen, regulan el uso del portal en internet www.archivogeneral.gov.co "Archivo General de la Nación" el cual es puesto a disposición de los usuarios de internet. La sola utilización del sitio atribuye la condición de usuario de Archivo General de la Nación (en adelante, el "usuario") y expresa la aceptación plena y sin reservas del usuario en todos y cada uno de los Términos y Condiciones en la versión publicada por Archivo General de la Nación en el momento mismo en que el usuario acceda a Archivo General de la Nación. En consecuencia, el usuario debe leer atentamente los Términos y Condiciones en cada una de las ocasiones en que se proponga utilizar Archivo General de la Nación. Los Términos y Condiciones podrán ser modificados en todo o en parte únicamente por Archivo General de la Nación, y dichos cambios e implementación tendrán vigencia a partir del momento mismo en que sean publicados o insertados en el sitio o desde que sean notificados al usuario por cualquier medio, lo que ocurra primero. Por lo expuesto, se sugiere que los visite periódicamente. Las violaciones a los Términos y Condiciones generarán el derecho a favor de Archivo General de la Nación a suspender o terminar la prestación del servicio al usuario que las haya realizado, por acción u omisión. Es un servicio que tiene por finalidad brindar al usuario todo tipo de información relacionada con la educación, incluyendo entre otras cosas, notas, artículos, planificaciones de clases, publicaciones de interés y todo tipo de información que esté relacionada con la educación en todos sus niveles. En ningún caso la información contenida en Archivo General de la Nación deberá considerarse como exhaustiva, completa, o que de cualquier forma podrá satisfacer todas las necesidades del usuario. En algunos de los casos, la información contenida en Archivo General de la Nación simplemente está destinada a que el usuario pueda acceder a mayor cantidad de datos sobre el tema de su interés. La prestación del servicio del sitio por parte de Archivo General de la Nación es de carácter libre y gratuito para los usuarios. Ello no obstante, la utilización de algunos servicios sólo puede hacerse como usuario registrado sin que esto signifique incurrir en un costo monetario. Registro Para ser un usuario del sitio no es obligatorio completar el formulario de registro. Sin perjuicio de ello, en caso de que elija o deba registrarse para utilizar algún servicio deberá completar el formulario con su información personal de manera exacta y precisa ("Registro de usuarios"). Salvo en los campos en que se indique lo contrario, las respuestas a las preguntas sobre Registro de usuarios son voluntarias, sin que la falta de contestación implique una merma en la calidad o cantidad de los servicios correspondientes, a menos que se indique otra cosa. La información personal como usuario registrado de Archivo General de la Nación está protegida con una clave que sólo el usuario puede tener acceso a ella. El usuario registrado podrá modificar su información como usuario registrado utilizando su nombre de usuario y su clave de Archivo General de la Nación. El usuario registrado se compromete a notificar a Archivo General de la Nación en forma inmediata y por medio fehaciente, cualquier uso no autorizado de su clave. Archivo General de la Nación se reserva el derecho de rechazar cualquier solicitud de registro o de cancelar un registro previamente aceptado. Archivo General de la Nación se reserva el derecho de enviar a la dirección de correo indicada por el usuario en el formulario de registro, información que considere relevante para sus usuarios. No obstante lo anterior, Archivo General de la Nación reconoce y adhiere a las iniciativas contra el correo no solicitado ("spamming"), en el entendido de que la información enviada a sus usuarios no contiene publicidad comercial e incorpora mecanismos sencillos y explícitos para dejar de recibir dichos correos. Responsabilidad por la información contenida Archivo General de la Nación no será responsable por los daños y perjuicios que pudieran ocasionarse mediante el uso de la información provista por medio del servicio, salvo que dicha información haya sido brindada manifiestamente con ánimo de dañar a el/los usuario/s del servicio. Debido a que en la actualidad los medios técnicos disponibles no permiten garantizar la absoluta falta de injerencia de la acción de terceras personas en los sitios publicados en Internet, Archivo General de la Nación de ninguna manera garantiza la exactitud y/o veracidad de todo o parte de la información contenida en el sitio, ni su actualización, ni que dicha información haya sido alterada o modificada en todo o en parte, luego de haber sido incluida en el sitio, ni cualquier otro aspecto o característica de la información brindada por medio del sitio o a través de los links eventualmente incluidos en el mismo. Respecto de aquellos programas, materiales o información que se haya puesto a disposición del usuario para que éste pueda descargarlos en su equipo, sistema o cualquier medio o soporte de memoria de su propiedad o cuya tenencia detente ("materiales de download") por parte de Archivo General de la Nación o cualquier proveedor de información, Archivo General de la Nación informa que inicialmente dichos programas fueron revisados a efectos de considerarlos libres de virus, u otros medios tecnológicos de tipo destructivo. Archivo General de la Nación no controla ni garantiza la ausencia de virus ni de otros elementos en los contenidos que puedan producir alteraciones en su sistema informático (software y hardware) o en los documentos electrónicos y ficheros almacenados en su sistema informático. Archivo General de la Nación excluye cualquier responsabilidad por los daños y perjuicios de toda naturaleza que puedan deberse a la presencia de virus o a la presencia de otros elementos en los contenidos que puedan producir alteraciones en el sistema informático, documentos electrónicos o ficheros de los usuarios. Por lo mismo, Archivo General de la Nación no será responsable por ningún daño que se derive de cualquier alteración que se haya efectuado a los materiales de download provistos directamente por Archivo General de la Nación. Modificación de contenidos Archivo General de la Nación se reserva el derecho de modificar o de corregir el contenido de las condiciones y de este sitio web en cualquier momento y sin previo aviso a los usuarios. Todos los derechos que no son expresamente concedidos en los términos de las presentes disposiciones reglamentarias están reservados por Archivo General de la Nación, y, por lo tanto, deben ser de obligatorio acatamiento. El usuario que contravenga lo reglamentado en este documento deberá sujetarse a las sanciones civiles y penales que establezca la Ley sobre derechos de autor en el ámbito nacional e internacional. Propiedad Intelectual Se entenderá por contenidos a todas las informaciones, mensajes, gráficos, dibujos, diseños, logotipos, nombres, marcas, archivos de sonido y/o imagen, fotografías, grabaciones, software y, en general, cualquier clase de material accesible a través Archivo General de la Nación (en adelante los Contenidos). El usuario se obliga a: Usar los contenidos de forma diligente, correcta y lícita. No reproducir, copiar, distribuir, transformar o modificar los contenidos a menos que se cuente con la autorización del titular de los correspondientes derechos. 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Archivo General de la Nación, no obstante, está autorizada para dar por terminada o suspender la prestación del servicio del Portal y/o de cualquiera de los Servicios en cualquier momento, sin perjuicio de lo que se hubiere dispuesto al respecto en las correspondientes Condiciones Particulares. Cuando ello sea razonablemente posible, Archivo General de la Nación advertirá previamente la terminación o suspensión de la prestación del servicio de Portal y de los demás Servicios. Ley aplicable y jurisdicción Estas Condiciones Generales se rigen por la ley Colombiana. Archivo General de la Nación y el Usuario, con renuncia expresa a cualquier otro fuero, se someten al de los Juzgados y Tribunales competentes de la ciudad de Bogotá DC.

El ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN JORGE PALACIOS PRECIADO (en adelante “AGN”), Entidad de orden nacional adscrita al Ministerio de Cultura, identificada con NIT. 800.128.835-6 con domicilio en la ciudad de Bogotá D.C., ubicado en la Carrera 6 No. 6-91, es una entidad interesada en proteger los datos personales a los que tiene acceso en virtud de sus actividades (Sede electrónica, capacitaciones, eventos, servicios préstamo o alquiler salas, formularios, generación de carné de investigador, encuestas, visitas guiadas, asistencia técnica, consulta en línea, funciones de contratación estatal y vinculación de funcionarios, trámite de comunicaciones oficiales y de consultar, peticiones, quejas, reclamos, sugerencias, denuncias, entre otros) y con el fin de regular la recolección, almacenamiento, tratamiento, administración y supresión de la información que puede ser relacionada directa o indirectamente con una persona, de acuerdo con las disposiciones contenidas en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, por las cuales se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales, pone a disposición de la ciudadanía en general la presente Política de Tratamiento de Datos Personales encaminada a salvaguardar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar, rectificar y suprimir, los datos personales que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos automatizados y manuales de la entidad.

 

 

Previa autorización del titular de los datos personales ya sea de forma verbal, escrita o mediante actos inequívocos, el AGN podrá dar tratamiento a sus datos personales. De esta forma el AGN garantiza que su información no tendrá usos diferentes a los aquí expresados:

Para todos:

• Para los fines administrativos propios de la entidad.

• Controlar el ingreso de personal interno y externo a las instalaciones del AGN

• Los videos registrados por las cámaras de seguridad que se realizan dentro y fuera de las instalaciones del AGN, estos se recolectan para fines de seguridad de las personas y/o activos de información y podrán ser aportados como prueba en cualquier proceso.

• Los registros fotográficos realizados en alguna actividad, evento y/o capacitación del AGN ocasionalmente serán publicados en la página de la Entidad, intranet, redes sociales o la red institucional YAMMER como registro de la bitácora de la actividad, evento y/o capacitación realizada.

• Controlar el personal que se encuentra en la Entidad, una vez se registra el visitante se le entrega un carné provisional que lo identifica como “visitante”

 

En relación con los contratistas:

• Adelantar el proceso de selección, estudio y adjudicación del contrato.

• Ejecutar la relación contractual existente entre el AGN con sus contratistas, incluida el pago de obligaciones contractuales.

• Llevar el registro de contratos / convenios suscritos por la entidad en cada vigencia y reportar informes.

• Tener vistos buenos de aprobación de estudios previos y comisiones y legalizar el informe de comisión para funcionarios y contratistas, a través del aplicativo SIG para la toma de decisiones.

• Consolidar estadísticas para el desarrollo de las actividades de capacitación, inducción y reinducción que ejecuta el Grupo de Gestión Humana.

• Expedir el carné institucional de contratista

 

En relación con los funcionarios: 

• Adelantar el proceso de selección, estudio y vinculación laboral.

• Mantener organizada la información respecto de la vida laboral de cada funcionario durante su vinculación con el AGN.

• Llevar el inventario documental de la dependencia, con el fin de identificar el lugar de ubicación de las historias laborales, siendo el lugar final de ubicación el archivo central

• Registrar las calificaciones desempeño laboral y estadísticas para informe a dirección general.

• Mantener estadísticas del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo

• Tener vistos buenos de aprobación de estudios previos y comisiones y legalizar el informe de comisión para funcionarios y contratistas, a través del aplicativo SIG para la toma de decisiones.

• Control y pago del salario y prestaciones sociales de funcionarios: Liquidación de la nómina de los funcionarios, pago mensual del salario y pago de prestacionales sociales determinados por la ley.

• Consolidar estadísticas para el desarrollo de las actividades de capacitación, inducción y reinducción que ejecuta el Grupo de Gestión Humana.

• Expedir el carné institucional de funcionario

 

En relación con los peticionarios: 

• Responder a peticiones, quejas, reclamos y denuncias presentadas por los ciudadanos a nivel nacional.

• Realizar la gestión de las comunicaciones oficiales con asuntos relacionados con el Departamento Administrativo de Seguridad (DAS), tales como certificar la información laboral de los exfuncionarios de esta entidad, este sistema de información esta únicamente de consulta. Ahora esta base de datos forma parte de la base de datos del SGDEA

• Realizar la gestión de las comunicaciones oficiales con asuntos del Departamento Administrativo de Seguridad (DAS), tales como para expedir las certificaciones laborales y para atender las peticiones o solicitudes relacionadas con el archivo general que recibe en custodia y administración.

 

En relación con los investigadores: 

• Recopilar la información básica y de contacto de los investigadores para la elaboración del carné de investigador (carné de usuario frecuente).

• Conformar la red de investigadores del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado con el fin de difundir información académica de interés cultural (eventos, exposiciones, investigaciones o convocatorias).

 

En relación con los asistentes a eventos, capacitaciones y/o actividades:

• Enviar información de interés general

• Invitar de manera general, por medios tradicionales y electrónicos a los eventos, capacitaciones y/o actividades, adelantados por el AGN.

• Registrar e identificar la cantidad de ciudadanos asistentes que participan en los eventos, capacitaciones y/o actividades realizadas por el AGN.

• Asignar el respectivo cupo al evento, capacitación o actividades realizada por el AGN.

• Enviar los soportes tales como facturas, certificados de asistencia, entre otros cuando aplique de acuerdo con el evento, capacitación o actividad realizada por el AGN.

 

¿Cuáles son los derechos de los Titulares de datos personales?

Frente al tratamiento de datos personales que realiza el AGN como responsable de los mismos, los Titulares tienen los siguientes derechos:

 

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales. 

2. Solicitar prueba de la autorización otorgada al AGN, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento.

3. Ser informado, previa solicitud dirigida al AGN, del uso que les ha dado a sus datos personales.

4. Acceder gratuitamente a los datos personales que sean tratados por el AGN.

5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento se trasgreda la ley y, siempre y cuando, la Superintendencia de Industria y Comercio haya verificado dicha trasgresión.

6. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones al régimen general de protección de datos personales.

Es importante tener en cuenta que, por tratarse de información pública clasificada, el AGN podrá rechazar o denegar las solicitudes de información que le realicen, relacionadas con datos personales de otros Titulares, que no cuenten con la debida autorización, con el fin de salvaguardar el derecho a la intimidad de estos.

 

Razón social: ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN JORGE PALACIOS PRECIADO

NIT: 800.128.835-6

Dirección física: Carrera 6 No. 6 - 91 Bogotá D.C. – Colombia

Correo electrónico: contacto@archivogeneral.gov.co

Teléfono: +57 (1) 328 2888

Sede Electrónica: sedeelectronica.archivogeneral.gov.co 

Página WEB: http://www.archivogeneral.gov.co/

 

¿Cuáles son los derechos de los Titulares de datos personales?

Que el AGN sea el responsable del Tratamiento de los datos personales que los Titulares autorizaron para que use de cierta manera, significa que es quien determina las finalidades y las formas como se tratarán los datos, previa comunicación a los Titulares. De esta manera, como responsable del Tratamiento, el AGN debe cumplir con los deberes establecidos por la Ley 1581 de 2012, y demás normas complementarias, dentro de los que se encuentran:

 

1. Informar y garantizar el ejercicio de los derechos de los Titulares de los datos personales.

2. Utilizar únicamente los datos personales que hayan sido obtenidos mediante autorización, conforme a la ley, a menos que los mismos no la requieran.

3. Conservar la información de los Titulares bajo las condiciones de seguridad y privacidad que se requieran.

4. Dar trámite a las Consultas, Peticiones y Reclamos.

5. Cumplir instrucciones y requerimientos impartidos por la autoridad administrativa competente.

 

La información que reúna las condiciones establecidas en la ley podrá ser suministrada a los Titulares, sus causahabientes o sus representantes legales, los cuales deberán acreditar su identidad, su representación o apoderamiento respectivamente. De igual forma, a las entidades administrativas en ejercicio de sus funciones y/o a los terceros autorizados por el Titular o la ley. 

¿Cómo debe ser la autorización del Titular para el tratamiento de sus datos personales?

 

1. Debe ser previa, expresa e informada. Debe contener las finalidades para la cual se capturaron los datos personales. Sin embargo, también pueden existir actos inequívocos de consentimiento como el que nos otorgan nuestros visitantes cuando ingresan a las instalaciones del AGN.

2. La autorización podrá constar en un documento físico, electrónico o en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta; o mediante un mecanismo técnico o tecnológico idóneo mediante el cual se pueda concluir de manera inequívoca que, de no haberse surtido una conducta del Titular, los datos nunca hubieren sido capturados y almacenados en la base de datos; como por ejemplo con la suscripción de un documento físico o la sonrisa en una fotografía.

 

 

Los canales de comunicación que el AGN tiene dispuestos para las consultas, peticiones y reclamos realizadas por los titulares de los datos personales son los descritos a continuación:

 

Dirección física: Carrera 6 No. 6 - 91 Bogotá D.C. – Colombia

Correo electrónico: contacto@archivogeneral.gov.co

Teléfono: +57 (1) 328 2888

Sede Electrónica: sedeelectronica.archivogeneral.gov.co 

 

¿Cómo va a atender el AGN las Consultas, Peticiones y Reclamos relacionadas con datos personales?

1. Consultas:

Todos los Titulares de datos personales, podrán consultar la información personal que reposa en las bases de datos del AGN de la siguiente manera:

• La consulta se formulará a través de medio escrito o verbal, a través de los medios y canales dispuestos por el AGN, señalando los datos que desea consultar; a la solicitud de consulta deberá adjuntarse la fotocopia del documento de identificación del titular de los datos, acompañado de los documentos que se quieran hacer valer y los datos de contacto a los cuales deberá ser dirigida esta respuesta de consulta.

• La consulta será atendida por el AGN en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de esta.

• Cuando no fuere posible para el AGN atender la consulta dentro de dicho término, lo informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá la consulta, la cual en ningún caso superará los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

 

Peticiones y reclamos (actualización, corrección, supresión y/o revocación de autorizaciones):

 

El Titular de datos personales, también tiene el derecho de solicitar al AGN la corrección de la información que es incorrecta, incompleta, desactualizada o aquella que desee que sea suprimida o de la que se revoque la autorización de tratamiento.

Lo anterior podrá ser llevado a cabo por el titular de los datos personales de la siguiente manera:

• El reclamo se formulará a través de medio escrito o verbal, a través de los medios y canales dispuestos por el AGN, deberá adjuntarse la fotocopia del documento de identificación del titular de los datos, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, acompañando los documentos que se quieran hacer valer y los datos de contacto a los cuales deberá ser dirigida esta respuesta de la petición y/o reclamo.

• El reclamo y/o petición será atendido por el AGN en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo.

• Si el reclamo y/o petición no cumple con los datos informados anteriormente, no es claro o resulta incompleto, el AGN requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas.

• Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento realizado por el AGN, sin que el solicitante presente la documentación requerida, la Entidad entenderá que se ha desistido del reclamo.

• Cuando no fuere posible para el AGN atender la consulta dentro de dicho término, lo informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá el reclamo y/o petición, la cual en ningún caso superará los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

 

Recuerde que, en caso de no encontrarse conforme con la solución o respuesta brindada por parte del AGN, podrá acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio para hacer valer sus derechos.

 

El AGN protege los datos personales que recolecta y las trata en bases de datos seguras, cada una de estos tiene una autenticación de usuario y contraseña, de igual manera cuando se necesita hacer algún tipo de cambio en las bases de datos por parte de los proveedores se maneja una conexión segura que también tiene este tipo de autenticación. 

 

Adicional a lo anterior estas bases de datos se encuentran dentro de los servidores del centro de datos en el AGN, el cual cuenta con un sistema de seguridad perimetral con el propósito de prevenir ataques informáticos y perdida de información. Se realizan copias de respaldo de los sistemas de información y de las bases de datos.

 

Otras medidas de seguridad implementadas son los acuerdos de confidencialidad con las personas que tienen acceso a la información personal, controles de acceso físico tales como gabinetes bajo llave, sistema biométrico en la recepción de la Entidad, personal de vigilancia y un manual de políticas de seguridad. 

 

En el evento en el que el ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN no pueda poner a disposición del titular del dato personal la presente Guía de tratamiento de la información, publicará el aviso de privacidad que se adjunta al presente documento, cuyo texto conservará para consulta posterior por parte del titular del dato y/o de la Superintendencia de Industria y Comercio.