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Políticas de seguridad de la información del sitio web y protección de datos personales

La presente información proporcionará las políticas de seguridad de la información, además de las condiciones de uso de la información referente a la protección de datos personales del Archivo General de la Nación, según lo establecido en la ley 1581 de 2012.

Políticas de seguridad de la información del sitio web

Políticas de protección de datos personales

Los Términos y Condiciones generales que a continuación se establecen, regulan el uso del portal en internet www.archivogeneral.gov.co "Archivo General de la Nación" el cual es puesto a disposición de los usuarios de internet. La sola utilización del sitio atribuye la condición de usuario de Archivo General de la Nación (en adelante, el "usuario") y expresa la aceptación plena y sin reservas del usuario en todos y cada uno de los Términos y Condiciones en la versión publicada por Archivo General de la Nación en el momento mismo en que el usuario acceda a Archivo General de la Nación. En consecuencia, el usuario debe leer atentamente los Términos y Condiciones en cada una de las ocasiones en que se proponga utilizar Archivo General de la Nación. Los Términos y Condiciones podrán ser modificados en todo o en parte únicamente por Archivo General de la Nación, y dichos cambios e implementación tendrán vigencia a partir del momento mismo en que sean publicados o insertados en el sitio o desde que sean notificados al usuario por cualquier medio, lo que ocurra primero. Por lo expuesto, se sugiere que los visite periódicamente. Las violaciones a los Términos y Condiciones generarán el derecho a favor de Archivo General de la Nación a suspender o terminar la prestación del servicio al usuario que las haya realizado, por acción u omisión. Es un servicio que tiene por finalidad brindar al usuario todo tipo de información relacionada con la educación, incluyendo entre otras cosas, notas, artículos, planificaciones de clases, publicaciones de interés y todo tipo de información que esté relacionada con la educación en todos sus niveles. En ningún caso la información contenida en Archivo General de la Nación deberá considerarse como exhaustiva, completa, o que de cualquier forma podrá satisfacer todas las necesidades del usuario. En algunos de los casos, la información contenida en Archivo General de la Nación simplemente está destinada a que el usuario pueda acceder a mayor cantidad de datos sobre el tema de su interés. La prestación del servicio del sitio por parte de Archivo General de la Nación es de carácter libre y gratuito para los usuarios. Ello no obstante, la utilización de algunos servicios sólo puede hacerse como usuario registrado sin que esto signifique incurrir en un costo monetario. Registro Para ser un usuario del sitio no es obligatorio completar el formulario de registro. Sin perjuicio de ello, en caso de que elija o deba registrarse para utilizar algún servicio deberá completar el formulario con su información personal de manera exacta y precisa ("Registro de usuarios"). Salvo en los campos en que se indique lo contrario, las respuestas a las preguntas sobre Registro de usuarios son voluntarias, sin que la falta de contestación implique una merma en la calidad o cantidad de los servicios correspondientes, a menos que se indique otra cosa. La información personal como usuario registrado de Archivo General de la Nación está protegida con una clave que sólo el usuario puede tener acceso a ella. El usuario registrado podrá modificar su información como usuario registrado utilizando su nombre de usuario y su clave de Archivo General de la Nación. El usuario registrado se compromete a notificar a Archivo General de la Nación en forma inmediata y por medio fehaciente, cualquier uso no autorizado de su clave. Archivo General de la Nación se reserva el derecho de rechazar cualquier solicitud de registro o de cancelar un registro previamente aceptado. Archivo General de la Nación se reserva el derecho de enviar a la dirección de correo indicada por el usuario en el formulario de registro, información que considere relevante para sus usuarios. No obstante lo anterior, Archivo General de la Nación reconoce y adhiere a las iniciativas contra el correo no solicitado ("spamming"), en el entendido de que la información enviada a sus usuarios no contiene publicidad comercial e incorpora mecanismos sencillos y explícitos para dejar de recibir dichos correos. Responsabilidad por la información contenida Archivo General de la Nación no será responsable por los daños y perjuicios que pudieran ocasionarse mediante el uso de la información provista por medio del servicio, salvo que dicha información haya sido brindada manifiestamente con ánimo de dañar a el/los usuario/s del servicio. Debido a que en la actualidad los medios técnicos disponibles no permiten garantizar la absoluta falta de injerencia de la acción de terceras personas en los sitios publicados en Internet, Archivo General de la Nación de ninguna manera garantiza la exactitud y/o veracidad de todo o parte de la información contenida en el sitio, ni su actualización, ni que dicha información haya sido alterada o modificada en todo o en parte, luego de haber sido incluida en el sitio, ni cualquier otro aspecto o característica de la información brindada por medio del sitio o a través de los links eventualmente incluidos en el mismo. Respecto de aquellos programas, materiales o información que se haya puesto a disposición del usuario para que éste pueda descargarlos en su equipo, sistema o cualquier medio o soporte de memoria de su propiedad o cuya tenencia detente ("materiales de download") por parte de Archivo General de la Nación o cualquier proveedor de información, Archivo General de la Nación informa que inicialmente dichos programas fueron revisados a efectos de considerarlos libres de virus, u otros medios tecnológicos de tipo destructivo. Archivo General de la Nación no controla ni garantiza la ausencia de virus ni de otros elementos en los contenidos que puedan producir alteraciones en su sistema informático (software y hardware) o en los documentos electrónicos y ficheros almacenados en su sistema informático. Archivo General de la Nación excluye cualquier responsabilidad por los daños y perjuicios de toda naturaleza que puedan deberse a la presencia de virus o a la presencia de otros elementos en los contenidos que puedan producir alteraciones en el sistema informático, documentos electrónicos o ficheros de los usuarios. Por lo mismo, Archivo General de la Nación no será responsable por ningún daño que se derive de cualquier alteración que se haya efectuado a los materiales de download provistos directamente por Archivo General de la Nación. Modificación de contenidos Archivo General de la Nación se reserva el derecho de modificar o de corregir el contenido de las condiciones y de este sitio web en cualquier momento y sin previo aviso a los usuarios. Todos los derechos que no son expresamente concedidos en los términos de las presentes disposiciones reglamentarias están reservados por Archivo General de la Nación, y, por lo tanto, deben ser de obligatorio acatamiento. El usuario que contravenga lo reglamentado en este documento deberá sujetarse a las sanciones civiles y penales que establezca la Ley sobre derechos de autor en el ámbito nacional e internacional. Propiedad Intelectual Se entenderá por contenidos a todas las informaciones, mensajes, gráficos, dibujos, diseños, logotipos, nombres, marcas, archivos de sonido y/o imagen, fotografías, grabaciones, software y, en general, cualquier clase de material accesible a través Archivo General de la Nación (en adelante los Contenidos). El usuario se obliga a: Usar los contenidos de forma diligente, correcta y lícita. No reproducir, copiar, distribuir, transformar o modificar los contenidos a menos que se cuente con la autorización del titular de los correspondientes derechos. No suprimir, eludir, o manipular el "copyright" y demás datos identificatorios de los derechos de Archivo General de la Nación o de sus titulares incorporados a los contenidos, así como los dispositivos técnicos de protección, los identificadores digitales o cualesquiera sean los mecanismos de información que pudieran contener los contenidos. No emplear los contenidos y, en particular, la información de cualquier otra clase obtenida a través de Archivo General de la Nación o de los servicios para emitir publicidad. Archivo General de la Nación no será responsable por el uso indebido que hagan los usuarios del contenido de Archivo General de la Nación. Duración y terminación La prestación del servicio de Portal y de los demás Servicios tiene, en principio, una duración indefinida. Archivo General de la Nación, no obstante, está autorizada para dar por terminada o suspender la prestación del servicio del Portal y/o de cualquiera de los Servicios en cualquier momento, sin perjuicio de lo que se hubiere dispuesto al respecto en las correspondientes Condiciones Particulares. Cuando ello sea razonablemente posible, Archivo General de la Nación advertirá previamente la terminación o suspensión de la prestación del servicio de Portal y de los demás Servicios. Ley aplicable y jurisdicción Estas Condiciones Generales se rigen por la ley Colombiana. Archivo General de la Nación y el Usuario, con renuncia expresa a cualquier otro fuero, se someten al de los Juzgados y Tribunales competentes de la ciudad de Bogotá DC.

El Archivo General de la Nación - Jorge Palacios Preciado, entidad de orden nacional adscrita al Ministerio de Cultura, identificada con Nit. 800.128.835-6 con domicilio en la carrera 6 No. 6-91 de la ciudad de Bogotá DC., es una entidad interesada en proteger los datos personales a los que tiene acceso en virtud de sus actividades (sede electrónica, capacitaciones, servicios préstamo o alquiler salas, formularios, generación de carnet de investigador, encuestas, visitas guiadas, asistencia técnica, consulta en línea, funciones de contratación estatal y vinculación de funcionarios, trámite de comunicaciones oficiales y de peticiones – quejas – reclamos – sugerencias - denuncias - PQRSD etc.) y con el fin de regular la recolección, almacenamiento, tratamiento, administración y supresión de la información que puede ser relacionada directa o indirectamente con una persona natural, de acuerdo con las disposiciones contenidas en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, por las cuales se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales, ha dispuesto a la ciudadanía en general la presente Guía de Tratamiento de Datos Personales encaminada a establecer las finalidades para las cuales somete a Tratamiento los datos, la forma y los procedimientos para ejercer los derechos y dar a conocer la persona encargada de atender cualquier solicitud respecto de sus Datos Personales.

Teniendo en cuenta la importancia y la privacidad de los datos personales, El Archivo General de la Nación, recibe la información, la almacena y usa de forma adecuada y segura de conformidad con las regulaciones actuales de protección de información y privacidad, sin impedir que el titular pueda verificar la exactitud de la misma y ejercer sus derechos relativos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir la información suministrada, así como su derecho a revocar la autorización suministrada para el tratamiento de sus datos.

El Tratamiento de los Datos Personales en nuestra posesión se adelantará con los siguientes objetivos o finalidades:

a). Mantener el buen y fluido mantenimiento de la relación establecida entre el usuario y Archivo General de la Nación.

b). Ejecutar la relación contractual existente entre el Archivo General de la Nación con sus proveedores y trabajadores, incluida el pago de obligaciones contractuales.

c). Gestionar, administrar, prestar, ampliar y mejorar los servicios en los que el usuario decida suscribirse.

d). Adecuar dichos servicios a las preferencias y gustos de los usuarios.

e). Estudiar la utilización de los servicios por parte de los usuarios.

f). Informar a los usuarios sobre cambios en los servicios actuales o la generación de nuevos productos o servicios.

g). Enviar por medios tradicionales y electrónicos, información técnica, operativa y comercial acerca de productos y servicios ofrecidos por el    Archivo General de la Nación a través de su portal.

h). Invitar de manera general, por medios tradicionales y electrónicos a los eventos y/o actividades, adelantados por el Archivo General de la Nación.

i). Adelantar el proceso de selección, estudio y vinculación laboral.

j). Registrar el directorio de funcionarios y/o contratistas (que han tenido o tienen una relación laboral con el Archivo General de la Nación) en las bases de datos.

k). Los indicados en la autorización otorgada por el titular del dato o descritos en el aviso de privacidad respectivo, según sea el caso.

l). Entregar, ceder o enviar sus datos personales a las entidades dependientes y/o bajo el control del Ministerio de Cultura.

m). Para el caso de los videos registrados por las cámaras de seguridad que se realizan dentro y fuera de las instalaciones del Archivo General de la Nación, estos se recolectan para fines de seguridad de las personas y/o activos de información y podrán ser aportados como prueba en cualquier proceso.

De conformidad con lo establecido en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012 y el decreto 1377 de 2013, el titular de los datos personales tiene los siguientes derechos:

a). Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente al Archivo General de la Nación, en su condición de responsable del tratamiento.

b). Solicitar prueba de la autorización otorgada al Archivo General de la Nación, en su condición de Responsable del Tratamiento;

c). Ser informado por el Archivo General de la Nación previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales;

d). Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del Tratamiento;

e). Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales;

f). Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

El Archivo General de la Nación es responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos, ante la cual el titular de la información puede ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato y revocar la autorización:

Razón social:                  Archivo General de la Nación - Jorge Palacios Preciado

NIT:                                800.128.835 - 6

Dirección:                       Carrera 6 No. 6 – 91, Bogotá D.C. – Colombia

Correo electrónico:         contacto@archivogeneral.gov.co

Teléfono:                        +57 (1) 328 2888

Página WEB:                   http://www.archivogeneral.gov.co/

El Archivo General de la Nación como responsable del tratamiento de los datos personales, cumplirá con los siguientes deberes:

a). Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de Hábeas Data.

b). Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la Ley 1581 de 2012, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.

c). Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.

d). Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

e). Garantizar que la información que se suministre al Archivo General de la Nación sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

f). Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la Ley 1581 de 2012.

g). Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y en especial, para la atención de consultas y reclamos.

Los derechos de los Titulares, podrán ser ejercidos ante el Archivo General de la Nación por las siguientes personas:

a).Por el titular de los datos, quien deberá acreditar ante el Archivo General de la Nación su identidad en forma suficiente.

b).Por los causahabientes del titular de los datos, quienes deberán acreditar tal calidad ante el Archivo General de la Nación.

c).Por el representante y/o apoderado del titular de los datos, previa acreditación ante el Archivo General de la Nación de la representación o apoderamiento.

d).Por estipulación a favor de otro o para otro.

Con antelación y/o al momento de efectuar la recolección del dato personal, el Archivo General de la Nación solicitará al titular del dato su autorización utilizando para esos efectos medios técnicos automatizados de recolección y tratamiento, (indicando la finalidad para la cual se solicita el dato), escritos u orales, que permitan conservar prueba de la autorización y/o de la conducta inequívoca descrita en el artículo 7 del Decreto 1377 de 2013. Dicha autorización se solicitará por el tiempo que sea razonable y necesario para satisfacer las necesidades que dieron origen a la solicitud del dato y, en todo caso, con observancia de las disposiciones legales que rigen sobre la materia.

En cumplimiento de la ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, Para el ejercicio de cualquiera de los derechos que le asisten como titular de los datos, se podrá utilizar cualquiera de los canales que se establecen a continuación:

 

Canal Escrito:

Los titulares o sus causahabientes podrán formular sus peticiones a través de:

 

Correo electrónico:      contacto@archivogeneral.gov.co

Página Web:                  www.archivogeneneral.gov.co / Atención al ciudadano.

Fax:                                (57 + 1) 337 2019

Sede Electrónica:         http://sedeelectronica.archivogeneral.gov.co

 

Canal Presencial:

Los titulares o sus causahabientes pueden acudir a la instalación física de la entidad

 

Dirección:                   Carrera 6 No. 6 – 91 Grupo de Archivo y Gestión Documental

Horario:                       De lunes a viernes de 8:00 a.m. a 5:00 p.m.

 

Información que debe contener la consulta/corrección/actualización/supresión/reclamo/queja:

 

Nombres y apellidos completos del titular

Identificación del titular

Dirección del titular donde recibirá correspondencia.

Descripción del objeto ya sea “Consulta/corrección/actualización/supresión/reclamo/queja”

Las razones en las que se fundamenta su reclamo/queja

La documentación que se quiera presentar como evidencia 

Los titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del titular que repose en las bases de datos del Archivo General de la Nación.

El Archivo General de la Nación como responsable del tratamiento de los datos, suministrará a los titulares o sus causahabientes toda la información que se encuentre contenida en las bases de datos que esté vinculada con la identificación del titular.

Las consultas serán atendidas en un término de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la respectiva solicitud. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los diez (10) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Los titulares o los causahabientes que consideren que la información que se encuentra contenida en las bases de datos del Archivo General de la Nación debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento del cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrán presentar un reclamo ante el Archivo General de la Nación como responsable del tratamiento, el cual será tramitado bajo las siguientes condiciones:

 

El reclamo se formulará mediante solicitud escrita dirigida al Archivo General de la Nación, con la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección y acompañando los documentos que se quieran hacer valer.

 

Al reclamo deberá incluirse la información requerida en el presente documento.

 

Si el reclamo resulta incompleto, el Archivo General de la Nación requerirá al interesado dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo para que la complete en el término máximo de un (1) mes subsane las fallas. A partir del día siguiente en que el interesado aporte los documentos o informes requeridos, se reactivará el término para resolver la petición.

 

Se entenderá que el interesado ha desistido de su solicitud o de la actuación cuando no satisfaga el requerimiento, salvo que antes de vencer el plazo concedido solicite prórroga hasta por un término igual.

 

El término máximo para atender el reclamo por parte del Archivo General de la Nación será de diez (10) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo.

 

Cuando no fuere posible para el Archivo General de la Nación atender la consulta dentro de dicho término, lo informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá la consulta, la cual en ningún caso superará los diez (10) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. 

En desarrollo del principio de seguridad establecido en la Ley 1581 de 2012, el ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

En el evento en el que el ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN no pueda poner a disposición del titular del dato personal la presente Guía de tratamiento de la información, publicará el aviso de privacidad que se adjunta al presente documento, cuyo texto conservará para consulta posterior por parte del titular del dato y/o de la Superintendencia de Industria y Comercio.

 

Políticas de seguridad de la información

Aquí podrás descargar el formato de las Políticas de seguridad de la información.

 

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