Acciones preventivas para evitar pérdidas del patrimonio documental por los fenómenos de El Niño y La Niña
En virtud de los cambios climáticos y posibles riesgos naturales que generan afectaciones humanas y materiales en el territorio nacional, y sin desconocer que la prioridad ante situaciones de desastre debe ser la asistencia humanitaria, para el Archivo General de la Nación es motivo de preocupación las situaciones críticas que puedan generar afectaciones en los archivos y en el patrimonio documental del país.
Con el fin de preservar el patrimonio archivístico y documental, recordamos y precisamos las medidas preventivas, acciones de respuesta y recuperación para la protección en caso de emergencia de los documentos producidos por las entidades y organizaciones del orden departamental, distrital y municipal, e inclusive los archivos privados.
La inobservancia de las acciones o medidas preventivas y correctivas para la conservación de los documentos afecta de modo directo, y a futuro, la gestión administrativa de las entidades, la respuesta oportuna a los ciudadanos, la garantía al derecho al acceso de la información pública, la rendición de cuentas sobre la gestión de los gobiernos, la garantía de los principios y derechos constitucionales y demás principios generales que rige la función archivística.
Por lo anterior, se reiteran los lineamientos establecidos por el Archivo General de la Nación para el desarrollo de medidas preventivas y correctivas. Además, se reitera la necesidad de la implementación de los programas de conservación preventiva del Sistema Integrado de Conservación establecido en la entidad, en cumplimiento del Acuerdo 06 de 2014. En particular, el Programa de prevención de emergencias y atención de desastres en archivos para cada entidad, según el Acuerdo 02 de 2021.
- Ver el Acuerdo 006 de 2014
- Ver el Acuerdo 02 de 2021
- Ver página 49 de la “Guía para la Elaboración e Implementación del Sistema Integrado de Conservación”
MEDIDAS PREVENTIVAS
- Realizar una revisión del organigrama y actualizar la lista de contactos de emergencia (bomberos, Defensa Civil, ejercito, Cruz Roja). Es esencial contar con la información actualizada de las personas responsables de manejar situaciones de emergencia.
- Llevar a cabo una revisión exhaustiva de los extinguidores y sistemas contra incendios. Resulta imperativo verificar que los extintores se encuentren en buen estado, con carga completa y en vigencia. Asimismo, es necesario comprobar el funcionamiento de los sistemas de alarma y detección de incendios. Este proceso debe contemplar la capacitación al personal en el manejo adecuado y seguro de los extinguidores, para poder utilizarlos correctamente en caso de emergencia.
- Verificar los informes mensuales del Instituto de Hidrología, Meteorología y Estudios Ambientales (IDEAM) de acuerdo con la región. Estos informes brindan información actualizada sobre las condiciones climáticas y posibles riesgos asociados al fenómeno de El Niño, como incendios, olas de calor, fuertes lluvias o inundaciones. Con base a esta información, si es necesario, se pueden tomar medidas preventivas adicionales.
- Identificar si las áreas de custodia y archivos de gestión se encuentran en zonas con amenaza por incendios forestales. Esta valoración de riesgos tiene que ver con la implementación del Programa de Inspección y Mantenimiento de Sistemas de Almacenamiento e Instalaciones Físicas.
- Examinar cuidadosamente el estado de los techos y estructuras elevadas que puedan colapsar debido a vientos fuertes. Es fundamental comprobar si presentan señales de desgaste, daños o debilidades, ej. tejas que se encuentren sueltas o rotas; así como grietas, abolladuras o corrosión en las estructuras metálicas, entre otras anomalías. Además, es necesario evaluar la estabilidad de dichas estructuras y asegurarse de que estén debidamente sujetas y soportadas.
- Ante la detección de daños o debilidades significativas, se debe actuar de inmediato para reparar, reforzar o sustituir las estructuras afectadas.
- Realizar una inspección de los canales, desagües y ventanas para prevenir el filtrado de agua y los daños causados por la exposición a la radiación ultravioleta. Es importante revisar los canales y desagües para asegurarse de que estén limpios y en buen estado, reparando cualquier obstrucción o daño para evitar filtraciones en los archivos.
- Además, es necesario asegurarse que las ventanas estén correctamente selladas y no permitan la entrada de agua. En caso de encontrar filtraciones, se deben reparar y sellar adecuadamente. También se recomienda instalar filtros UV en las ventanas para proteger los documentos de posibles daños causados por la radiación solar.
- Tener actualizado el Inventario Único Documental para establecer qué documentos se custodian.
- La identificación de las series vitales según su entidad (contratos, historias laborales y clínicas, nóminas, actos administrativos-ordenanzas, decretos y resoluciones- y Protocolos Notariales, entre otras), deberán estar plenamente identificadas y ubicadas en un lugar donde se garantice su conservación. Es importante informar al personal que labora en la entidad la ubicación de estas, como parte de la implementación del Programa de Capacitación y Sensibilización del Sistema Integrado de Conservación.
- En las áreas de custodia no deberán almacenarse equipos eléctricos que puedan ocasionar cortos circuitos (incendios) o accidentes por electrocución en presencia de agua. Así mismo, se deben inspeccionar las redes eléctricas y los sistemas de iluminación en las áreas de custodia documental, para garantizar su correcto funcionamiento y prevenir posibles riesgos.
- Llevar a cabo un monitoreo adecuado de las condiciones ambientales, como el nivel de humedad relativa (%HR) y la temperatura (°T) para asegurar la óptima conservación de los documentos de archivo.
- Tener en cuenta que los cambios abruptos de humedad relativa y temperatura propician la aparición de agentes que producen deterioro de tipo microbiológico y físico, por lo cual debe tenerse en cuenta el Programa de Monitoreo y Control de Condiciones Ambientales.
- Por los incendios forestales que se están presentando en algunas zonas del país, los animales que habitan pueden refugiarse en áreas de custodia documental, por lo que se debe hacer control estricto de animales y plagas, como indica el Programa de Saneamiento Ambiental.
- Disponer de un kit básico de emergencia para situaciones de inundación o entrada de agua. Este kit debe incluir elementos como ventiladores, cuerdas y perchas (entre otros) para colgar y secar documentos afectados, siguiendo las recomendaciones de un profesional especializado que acompañe la implementación de estos procesos.
REACCIÓN ANTE EMERGENCIA
- Informar a los servicios de emergencia
- Cortar suministros básicos
- Usar solo escaleras y no ascensores.
- En caso de incendio cerrar puertas para dificultar la propagación del fuego
- Apagar fuego con extintores, sólo si es local y controlable
- En caso de inundación, detener, en la medida de lo posible, el ingreso del agua con materiales de emergencia que se encuentran en el kit básico (ej. bomba sumidero, lonas con arena)
- Evacuar el edificio según sea el caso.
MEDIDAS DE RECUPERACIÓN
- Ingresar al edificio cuando se estabilice la emergencia
- Realizar el inventario documental del material afectado y cotejarlo con el inventario único documental de la entidad, con el fin de establecer el porcentaje de afectación
- Debe hacerse un registro fotográfico de la documentación afectada, de las acciones de recuperación realizadas y del edificio, y emitir un informe que describa lo sucedido.
- No hay que desechar ningún documento, aunque se encuentre en un estado de deterioro alto. Si la documentación se encuentra húmeda como resultado de inundación o presencia de bomberos en caso de incendio, se deben realizar procesos de secado de la documentación.
- Los documentos mojados deberán trasladarse a una zona seca para favorecer la circulación de aire y así el secado.
- Se debe considerar la fragilidad de los soportes afectados; por tanto, hay que extremar las medidas de cuidado durante su manipulación, transporte y tratamientos para no generar daños mayores.
ACTIVIDADES PARA REALIZAR DESPUÉS DE LA EMERGENCIA
Si la documentación de su entidad u organización fue afectada como resultado de alguna situación de desastre, deberá reportarlo a través del siguiente enlace:
Formulario de identificación de archivos de desastres
Adjuntando registro fotográfico del siniestro y de las acciones adelantadas.
Antes de intervenir alguna documentación afectada, deberá solicitar a la Subdirección de Gestión del Patrimonio Documental, Grupo de Conservación y Restauración del Archivo General de la Nación y a la Subdirección del Sistema Nacional de Archivos la asistencia técnica especializada y puntual para cada caso, que puede ser virtual.
No se recomienda recurrir a terceros considerando que cualquier proceso de intervención en conservación y restauración debe realizarla personal profesional idóneo competente exclusivamente.
Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado
Dirección: Carrera 6 No.6 - 91, Bogotá D.C., Colombia
Teléfono: (+57) 601 328 2888