El Archivo Digital de la Nación (ADN) es la infraestructura tecnológica y organizativa del Archivo General de la Nación destinada a gestionar, preservar y garantizar el acceso a los documentos digitales que forman parte del patrimonio documental colombiano.
El ADN permite conservar tanto los documentos electrónicos nacidos digitales transferidos por las entidades del Estado, como las copias digitales resultantes de los procesos de digitalización del patrimonio documental histórico custodiado por el Archivo General de la Nación.
Este sistema se fundamenta en estándares internacionales de preservación digital y busca garantizar la integridad, autenticidad, disponibilidad y acceso a largo plazo de la información digital.
La misión del Archivo Digital de la Nación (ADN) es preservar, organizar, gestionar y facilitar el acceso al patrimonio documental digital del país, mediante la implementación de infraestructuras tecnológicas y estándares archivísticos que garanticen la integridad, autenticidad, disponibilidad y preservación a largo plazo de los documentos digitales.
A través del ADN se busca fortalecer el acceso público a la información, promover la difusión del patrimonio documental colombiano y apoyar los procesos de investigación, memoria histórica, transparencia institucional y gestión del conocimiento, permitiendo que ciudadanos, investigadores, entidades públicas y la sociedad en general puedan consultar y aprovechar la información documental de la nación en entornos digitales seguros y confiables.
El propósito del Archivo Digital de la Nación (ADN) es consolidar un entorno digital que permita preservar, organizar y facilitar el acceso al patrimonio documental de la nación, integrando tanto los documentos nacidos electrónicos como aquellos que han sido digitalizados a partir de soportes físicos.
Mediante esta iniciativa se busca garantizar la conservación a largo plazo de la memoria documental del país, optimizar los procesos de descripción y digitalización archivística, y ampliar las posibilidades de consulta y acceso a la información para ciudadanos, investigadores, entidades públicas y la comunidad en general, contribuyendo así al fortalecimiento de la transparencia, la investigación y la apropiación social del patrimonio documental colombiano.
En el ejercicio de las atribuciones constitucionales y legales, el Estado colombiano tiene la responsabilidad de proteger el patrimonio documental de la Nación y garantizar su disponibilidad y acceso para las generaciones presentes y futuras. En este contexto, resulta necesario adoptar criterios, procedimientos, estándares técnicos, políticas y reglamentos que permitan asegurar la adecuada preservación digital del patrimonio documental, garantizando su integridad, autenticidad, disponibilidad y acceso a largo plazo.
En desarrollo de esta responsabilidad institucional, la STI – Subdirección de Transformación Digital e Innovación Archivística del Archivo General de la Nación adelanta iniciativas orientadas al fortalecimiento de la gestión, preservación y acceso a los documentos digitales, con el propósito de responder a los desafíos que plantea la transformación digital del Estado.
Con el fin de fortalecer la capacidad institucional y tecnológica del Archivo General de la Nación para recibir, gestionar y preservar documentos electrónicos de valor histórico, se creó el Proyecto ADN – Archivo Digital de la Nación. El Archivo Digital de la Nación (ADN) constituye una estructura tecnológica y organizativa que da soporte al modelo de gestión y preservación de información digital del Archivo General de la Nación. Este proyecto contempla la definición de políticas, lineamientos, directrices, estándares técnicos y la proyección de la infraestructura tecnológica necesaria para recibir y gestionar las transferencias secundarias de documentos electrónicos provenientes de entidades públicas del orden nacional.
De esta manera, el ADN permitirá garantizar la protección, conservación y acceso a los documentos digitales que forman parte del patrimonio documental colombiano, fortaleciendo el acceso a la memoria institucional del Estado.
El proyecto contempla la recepción de transferencias provenientes de entidades públicas del orden nacional pertenecientes al sector central de la Rama Ejecutiva, así como de organismos adscritos o vinculados a ministerios, departamentos administrativos, agencias gubernamentales y superintendencias.
El desarrollo del Archivo Digital de la Nación – ADN se fundamenta en el modelo OAIS (Open Archival Information System), establecido en la norma internacional ISO 14721:2015, ampliamente reconocido como el marco de referencia para la preservación digital a largo plazo.
En este contexto, el Archivo Digital de la Nación se alinea con la definición de archivo establecida por el modelo OAIS, el cual lo describe como:
En el caso del ADN, esta comunidad corresponde a un conjunto amplio de usuarios conformado por investigadores, académicos, entidades públicas, archivistas y ciudadanos interesados en la consulta y verificación de los hechos y decisiones de la administración pública colombiana, registrados en los documentos custodiados por el Archivo General de la Nación.
Estos documentos cumplen funciones fundamentales tanto para fines probatorios y administrativos como para la investigación histórica y la construcción de memoria institucional del país.
El Archivo Digital de la Nación (ADN) sirve para preservar, gestionar y facilitar el acceso al patrimonio documental del país en formato digital. A través de esta infraestructura tecnológica es posible organizar, describir, almacenar y poner a disposición de los usuarios los documentos que custodia el Archivo General de la Nación, tanto aquellos nacidos digitales como los que han sido digitalizados a partir de soportes físicos.
Asimismo, el ADN permite fortalecer los procesos de preservación digital a largo plazo, garantizando que los documentos mantengan su integridad, autenticidad y disponibilidad en el tiempo. De esta manera, se promueve el acceso abierto a la información, se facilita la consulta del patrimonio documental colombiano y se apoya el desarrollo de investigaciones históricas, académicas e institucionales.
En este sentido, el Archivo Digital de la Nación contribuye a modernizar la gestión documental del Estado, optimizando los procesos de descripción y digitalización archivística, y ampliando las posibilidades de acceso a la memoria documental del país mediante herramientas tecnológicas que facilitan su consulta por parte de la ciudadanía y diferentes sectores de la sociedad.
El Archivo Digital de la Nación (ADN) está dirigido a la ciudadanía en general, investigadores, académicos, estudiantes, entidades públicas, organizaciones privadas y a todas aquellas personas interesadas en consultar, conocer y utilizar el patrimonio documental del país.
Asimismo, constituye una herramienta fundamental para historiadores, archivistas, docentes y profesionales de diferentes disciplinas que requieren acceder a fuentes documentales para el desarrollo de estudios, investigaciones y procesos de generación de conocimiento.
De igual manera, el ADN beneficia a las entidades del Estado, al facilitar la gestión, preservación y consulta de los documentos digitales transferidos al Archivo General de la Nación, contribuyendo al fortalecimiento de la transparencia, el acceso a la información pública y la conservación de la memoria institucional y nacional.
Consolidar el Archivo Digital de la Nación (ADN) como una infraestructura tecnológica y archivística que permita preservar, organizar, gestionar y facilitar el acceso al patrimonio documental del país en formato digital, garantizando su integridad, autenticidad, disponibilidad y preservación a largo plazo.
Implementar y consolidar una plataforma tecnológica que permita gestionar, preservar y facilitar el acceso al patrimonio documental digital custodiado por el Archivo General de la Nación, mediante el desarrollo de procesos de digitalización y descripción archivística, la adecuada gestión de documentos nacidos electrónicos y la incorporación de metadatos que garanticen su organización, autenticidad y preservación a largo plazo.
Asimismo, esta iniciativa busca promover el acceso público a la información y la difusión del patrimonio documental colombiano a través de herramientas digitales que permitan su consulta de manera ágil, segura y eficiente, contribuyendo al fortalecimiento de la investigación, la memoria histórica y la apropiación social del patrimonio documental de la nación.
El Archivo General de la Nación custodia un importante acervo documental compuesto principalmente por documentos históricos en soporte papel, sobre los cuales se han desarrollado procesos de digitalización durante más de dos décadas.
Estos procesos incluyen la generación de imágenes digitales acompañadas de registros descriptivos que facilitan su consulta y difusión a través de internet. Bajo condiciones técnicas adecuadas, tanto las descripciones electrónicas como las imágenes digitalizadas pueden incorporarse al Archivo Digital de la Nación como objetos digitales reservables.
En aplicación del Decreto 1515 de 2013, el Archivo General de la Nación ha recibido transferencias secundarias en soporte físico acompañadas de sus respectivas imágenes digitalizadas. Se prevé que este modelo continúe implementándose en futuras transferencias. Bajo condiciones técnicas adecuadas, tanto las descripciones archivísticas como las imágenes digitalizadas asociadas podrán ser integradas al ADN como parte del patrimonio documental digital.
Como resultado de las políticas de Gobierno Digital y de las iniciativas de reducción del uso del papel en la administración pública, las entidades del Estado están produciendo cada vez más documentos y expedientes electrónicos originales.
Aquellos documentos que tengan valor de conservación permanente deberán ser transferidos al Archivo General de la Nación, donde serán incorporados al Archivo Digital de la Nación bajo condiciones técnicas que garanticen su preservación y acceso a lo largo del tiempo.
El Archivo General de la Nación también puede recibir materiales digitales que no forman parte de transferencias archivísticas tradicionales, tales como:
Este tipo de materiales puede ingresar al AGN a través de donaciones, transferencias extraordinarias o procesos derivados de la extinción de entidades públicas. Debido a sus características particulares, pueden requerir condiciones especiales de gestión y preservación para su incorporación al Archivo Digital de la Nación.
Para los escenarios 1 y 2 resulta necesario establecer instrucciones técnicas de digitalización, que definan las condiciones mínimas de calidad que deben cumplir los procesos de digitalización para garantizar que los objetos digitales resultantes sean aptos para su preservación a largo plazo.
La implementación del Archivo Digital de la Nación (ADN) responde a la necesidad de fortalecer la preservación, gestión y acceso al patrimonio documental colombiano en el contexto de la transformación digital del Estado. El Archivo General de la Nación, como entidad responsable de la protección y custodia de la memoria documental del país, debe garantizar que los documentos que conforman el patrimonio documental de la nación puedan conservarse adecuadamente y mantenerse disponibles para consulta en el tiempo.
En este sentido, el crecimiento de la producción documental en formatos digitales, así como la existencia de grandes volúmenes de documentos en soporte físico, hace necesario desarrollar estrategias tecnológicas que permitan su organización, digitalización, preservación y consulta mediante plataformas digitales confiables. La creación del ADN permite responder a estos retos mediante la implementación de infraestructuras y procesos que aseguren la integridad, autenticidad, disponibilidad y preservación a largo plazo de los documentos.
Adicionalmente, el proyecto contribuye a ampliar las posibilidades de acceso al patrimonio documental por parte de ciudadanos, investigadores, entidades públicas y la sociedad en general, facilitando la consulta de la información sin restricciones geográficas y promoviendo la difusión de la memoria histórica del país.
De esta manera, el Archivo Digital de la Nación se convierte en una herramienta fundamental para modernizar la gestión documental del Estado, fortalecer la transparencia y el acceso a la información pública, y garantizar la preservación del patrimonio documental colombiano para las generaciones presentes y futuras.
