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Estructura de la entidad

Estructura del AGN

Estructura Organizacional

Imagen Mision
PROPÓSITO: Orienta el funcionamiento general del Archivo General de la Nación y verificar el cumplimiento de los objetivos, planes y programas definidos y su conformidad con las políticas del Sector Cultura.
PROPÓSITO: Dirige, organiza, formula y adopta políticas, planes, programas y proyectos de la entidad, en cumplimiento de la función, misión y objetivos institucionales, establecidos por la Constitución Política, la Ley y el Gobierno Nacional.
PROPÓSITO: Dirige, adopta y coordina las políticas, planes, programas y procesos relacionados con la gestión administrativa, documental, financiera, tecnológica, de servicio al ciudadano y del talento humano del Archivo General de la Nación.
PROPÓSITO: Diseña y asesora a la entidad en la formulación de planes, programas y proyectos, garantizando que los mismos permitan la consecución de la misión y los fines institucionales
PROPÓSITO: Asesora, participa y representa a la entidad en los procesos de gestión jurídica y contractual que se adelanten en cumplimiento de los principios constitucionales y legales.
PROPÓSITO: Diseña, implementa y evalúa el Sistema de Control Interno de la Entidad, así como verificar su operatividad.

Subdirecciones

SUBDIRECCIÓN DE POLÍTICA Y NORMATIVA ARCHIVÍSTCA

Propósito: Se encarga de la formulación, seguimiento y evaluación a la Política Nacional de Archivos y Gestión Documental.

Funciones
1. Proponer, diseñar y evaluar la Política Nacional de Archivos y Gestión Documental.
2. Formular estrategias y programas de modernización de la Función Archivística del Estado.
3. Asistir a la Dirección General en la regulación normativa, planes, programas, proyectos e instrumentos de gestión para el desarrollo de la política archivística del país, en sus diferentes particularidades, medios y temáticas.
4. Formular los lineamientos de la política y regulación archivística en materia de automatización, digitalización, microfilmación, preservación digital y en la aplicación de las tecnologías de la información en la gestión documental del país.
5. Establecer las directrices y lineamientos para la elaboración y evaluación de los instrumentos archivísticos.
6. Emitir concepto acerca de las Tablas de Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental que sean sometidas a consideración del Comité Evaluador de Documentos.
7. Liderar la articulación con las dependencias de la entidad la aplicación de la política, normas, planes, programas y procedimientos para la modernización de los archivos públicos del país y la gestión documental, a través del uso de tecnologías de la información y las comunicaciones.
8. Dirigir el Observatorio del Archivo General de la Nación como fuente de información para la actualización de herramientas para la investigación y formulación de política archivística.
9. Orientar la coordinación y operación de los diferentes comités técnicos como insumo al desarrollo y actualización de la política de archivos y de gestión documental.
10. Liderar y consolidar la emisión de conceptos técnicos y/o recomendaciones sobre la implementación de la política archivística.

SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL

Propósito: Contribuye con la definición y aplicación de directrices destinadas a la salvaguarda, protección, recuperación, conservación y divulgación del patrimonio archivístico y documental de la Nación.

Funciones
1. Diseñar estrategias y programas en materia de protección, conservación, recuperación y divulgación del patrimonio documental del país, conservado en archivos públicos y privados, así como la promoción del uso de las mejores prácticas en la protección del patrimonio documental archivístico.
2. Proponer espacios y mecanismos de participación que posibiliten acuerdos estratégicos para el adecuado manejo del patrimonio documental del país.
3. Planear y coordinar las acciones necesarias para la recuperación, preservación y custo­dia del patrimonio documental de la Nación.
4. Desarrollar los diferentes procesos técnicos tendientes a la organización, (clasificación, ordenación y descripción), la conservación, restauración, reprografía, divulgación y puesta al servicio de los documentos que conserva el Archivo General de la Nación.
5. Conceptuar sobre la declaratoria de Bienes de Interés Cultural de carácter documental archivístico.
6. Coordinar las acciones para el desarrollo del Censo Nacional de Archivos y el Registro Nacional de Archivos Históricos Colombianos incluyendo los archivos históricos o patrimoniales que hacen parte del Sistema Nacional de Archivos y privados de interés público y cultural.
7. Expedir las certificaciones, informes y copias auténticas de los documentos que repo­san en los fondos documentales del Archivo General de la Nación, que sean requeridos por las autoridades y los particulares.
8. Conceptuar sobre los valores secundarios y coordinar las transferencias secundarias y los ingresos de los documentos de valor histórico.
9. Liderar el avalúo y emisión de conceptos técnicos acerca de las donaciones y legados de archivos, colecciones documentales o documentos de valor patrimonial susceptibles de ser entregados al Archivo General de la Nación.
10. Promover trabajos de investigación a partir de los documentos que se conservan en el Archivo General de la Nación o en otros archivos públicos y privados de interés.
11. Coordinar investigaciones que permitan identificar los archivos y fondos documentales de valor patrimonial para facilitar su preservación, conservación, recuperación, divul­gación y custodia.
12. Participar en la divulgación del patrimonio documental que conserva el Archivo Gene­ral de la Nación y otros archivos del Sistema Nacional de Archivos.
13. Las demás que le asigne la ley o que correspondan a la naturaleza de la dependencia.

SUBDIRECCIÓN DE TRANSFORMACIÓN DIGITAL E INNOVACIÓN ARCHIVÍSTICA

Propósito: Diseña y desarrolla lineamientos y estrategias para la innovación y transformación de la gestión archivística y documental digital y electrónica en el país. Investigación en materia de gestión de documentos electrónicos, mejores prácticas, tecnologías aplicables en esta materia y tecnologías emergentes encaminadas a la implementación de sistemas de gestión de documentos electrónicos. A su vez, genera los insumos para la formulación de los lineamientos en materia electrónica y digital.

Funciones
1. Dirigir el diseño de estrategias para la innovación y transformación digital de la gestión archivística y documental en el país.
2. Diseñar e implementar proyectos basados en tecnologías emergentes aplicables a la gestión electrónica de documentos.
3. Participar en la investigación en materia de gestión de documentos electróni­cos y conceptuar sobre las mejores prácticas y tecnologías aplicables en esta materia.
4. Orientar el desarrollar estrategias, metodologías y espacios de cocreación e inno­vación en materia documental y de preservación del Patrimonio Documental del país.
5. Dirigir la realización de estudios técnicos para la adopción de nuevas tecnolo­gías, encaminadas a la implementación de soluciones que contribuyan al proceso de transformación digital para la modernización de los archivos en el territorio nacional.
6. Promover procesos de innovación en materia de preservación digital, buscando la competitividad y avance tecnológico, conforme al entorno nacional e interna­cional.
7. Proponer a la Dirección General proyectos de cooperación internacional relacio­nados con la transformación digital y la modernización de archivos.
8. Proponer e implementar estrategias institucionales para la preservación a largo plazo de documentos electrónicos en los diferentes particularidades, medios y temáticas.
9. Liderar y consolidar la emisión de conceptos técnicos y/o recomendaciones so­bre la implementación de la política archivística.
10. Las demás que le asigne la ley o que correspondan a la naturaleza de la depen­dencia.

SUBDIRECCIÓN DEL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS

Propósito: Coordina el Sistema Nacional de Archivos, garantizando la organización y fortalecimiento de los archivos de la administración pública, tanto a nivel nacional como a nivel territorial. Igualmente, prestará asistencia técnica y capacitación en cuanto a la administración y operación de archivos y se encarga de las acciones necesarias para la implementación de la Política Nacional de Archivo y Gestión Documental.

Funciones
1. Liderar y coordinar el Sistema Nacional de Archivos, a través de las acciones de las instituciones, grupos de valor y archivos que lo conforman.
2. Asesorar a los actores que conforman el Sistema Nacional de Archivos en la implementación de la Política y la Función Archivística del Estado.
3. Dirigir, coordinar y articular las actividades de los Consejos Territoriales de Archivo.
4. Divulgar y promover la implementación de la Política Archivística, las metodologías, herramientas e instrumentos relacionados con la Función Archivística del país.
5. Liderar los procesos de asistencia técnica en materia archivística, a las entidades públicas o privadas que cumplen funciones públicas.
6. Orientar la elaboración y ejecución del programa de capacitación archivística dirigido a los actores que conforman el Sistema Nacional de Archivos.
7. Establecer alianzas con instituciones y/o entidades para el fortalecimiento de la función archivística.
8. Liderar la definición e implementación de los sistemas de información necesarios para el desarrollo de acciones del Sistema Nacional de Archivos.
9. Establecer estrategias, planes, programas y proyectos para el fortalecimiento y consolidación de la Función Archivística en el Territorio.
10. Liderar y consolidar la emisión de conceptos técnicos y/o recomendaciones sobre la implementación de la Política Archivística.
11.Las demás que le asigne la ley o que correspondan a la naturaleza de la dependencia.

SUBDIRECCIÓN DE MERCADEO Y OPERACIÓN SERVICIOS ARCHIVÍSTICOS

Propósito: Define y aplica estrategias para la gestión de proyectos archivísticos en cualquier parte del territorio nacional, así como para la ejecución y desarrollo de estos.

Funciones
1. Liderar el diseño e implementación de las estrategias encaminadas a la formulación y ejecución de proyectos y servicios archivísticos en el territorio nacional.
2. Definir el Plan de Mercadeo para el establecimiento de las tarifas, productos y servicios archivísticos.
3. Diseñar y actualizar el portafolio de servicios de la entidad para el fortalecimiento del mercadeo y el desarrollo de proyectos archivísticos.
4. Orientar la formulación y operación de proyectos archivísticos relacionados con el mercadeo y operación del portafolio de servicios de la entidad.
5. Gestionar las acciones requeridas para la consecución y ejecución de contratos interadministrativos de proyectos archivísticos que permitan la generación de ingresos propios para la Entidad.
6. Promover y desarrollar eventos y actividades de mercadeo de productos y servicios archivísticos que presta el Archivo General de la Nación.
7. Establecer los lineamientos, procedimientos e instrumentos para la medición de la calidad de los servicios y la ejecución de proyectos prestados por el Archivo General de la Nación.
8. Dirigir el diseño de estrategias de mercado para la sostenibilidad financiera y operativa del Archivo General de la Nación.
9. Orientar la realización de estudios técnicos para el análisis de ofertas y propuestas de negocio de servicios archivísticos.
10. Las demás que le asigne la ley o que correspondan a la naturaleza de la dependencia.

SUBDIRECCIÓN DE ARCHIVOS DE ENTIDADES LIQUIDADAS

Propósito: Administra, custodia, conserva y preserva los archivos de gestión y/o reservados de las entidades liquidadas que le sean asignadas al AGN, de conformidad con lo establecido en la legislación y normativa vigente.

Funciones
1. Orientar el diseño e implementación de estrategias y procedimientos para la administración, custodia, seguridad, reserva, conservación y preservación de los archivos de las entidades liquidadas y/o encomendados al Archivo General de la Nación según la legislación y normativa.
2. Definir e implementar protocolos y procesos técnicos para la organización, digitalización, descripción, búsqueda y consulta de los archivos de las entidades liquidadas y/o encomendados al Archivo General de la Nación según la legislación y normativa.
3. Liderar el diseño e implementación de instrumentos y herramientas tecnológicas para la custodia, seguridad y reserva de los fondos documentales de las entidades liquidadas y/o encomendados al Archivo General de la Nación.
4. Administrar, custodiar y conservar los archivos de las entidades liquidadas y/o encomendados al Archivo General de la Nación según la legislación y normativa.
5. Disponer la documentación de los archivos de las entidades liquidadas y/o encomendados al Archivo General de la Nación, para la consulta de las autoridades judiciales y las demás instituciones públicas o privadas autorizadas por la ley, que así lo requieran.
6. Expedir certificaciones, informes y copias de los documentos que reposan en los fondos documentales de las entidades liquidadas y/o encomendados al Archivo General de la Nación, según la legislación y normativa.
7. Liderar la gestión de consultas realizadas por los entes judiciales u organismos del Estado autorizados por la ley, que requieran certificaciones, informes y copias de los documentos que reposan en los fondos documentales de las entidades liquidadas y/o encomendados al Archivo General de la Nación, según la legislación y normativa.
8. Informar a la Dirección General del AGN, entes judiciales y de control u organismos del Estado autorizados por la ley, sobre los desarrollos y resultados de las actividades de custodia, conservación y acceso y consulta de los fondos documentales de las entidades liquidadas y/o encomendados al Archivo General de la Nación.
9. Las demás que le asigne la ley o que correspondan a la naturaleza de la dependencia.

SUBDIRECCIÓN DE INSPECCIÓN VIGILANCIA Y CONTROL

Propósito: Verifica el cumplimiento de la normativa archivística vigente, mediante la inspección, vigilancia y control a los archivos de todas las entidades del Estado, así como a personas naturales, jurídicas de derecho público y/o privado conforme a la legislación y normativa vigente.

Funciones
1. Dirigir y ejercer la función de inspección, vigilancia y control de la Función Archivística en el país, de conformidad con la normatividad vigente.
2. Planear, formular y ejecutar el Plan Anual de Inspección, Vigilancia y Control para la prevención y acompañamiento técnico a la sanción al incumplimiento de la Ley General de Archivos, conforme a la normativa vigente.
3. Liderar el desarrollo de los procesos de auditorías archivísticas tendientes a asegurar el cumplimiento de las disposiciones vigentes en la Ley General de Archivos conforme a la normativa vigente.
4. Diseñar las herramientas de auditorías requeridas para la verificación del cumplimiento de la política archivística y demás directrices establecidas en materia documental y archivística por parte de las diferentes entidades.
5. Ejercer la inspección, la vigilancia, el control a los archivos de la administración pública en sus diferentes niveles y a las entidades privadas que cumplan funciones públicas cuando se presente cualquier afectación al patrimonio documental y a los archivos y documentos públicos.
6. Establecer y mantener los sistemas de información necesarios para garantizar el control y seguimiento de las acciones desarrolladas por la Subdirección de Inspección, Vigilancia y Control.
7. Vigilar el cumplimiento de las funciones correspondientes a la secretaría técnica departamental y/o distrital de los Consejos Territoriales de Archivos.
8. Evaluar el cumplimiento de los planes de mejoramiento archivístico, en los tiempos definidos conforme a la normatividad vigente.
9. Adelantar las acciones preventivas y correctivas necesarias para la protección y salvaguarda de los archivos públicos, de conformidad con la normatividad vigente.
10. Orientar la atención de denuncias o requerimientos sobre deterioro, pérdida, tráfico, negligencia administrativa, y demás situaciones que amenacen o vulneren la integridad de los archivos públicos y los privados de interés cultural.
11. Dar traslado a la Oficina Asesora Jurídica para el inicio de la investigación administrativa sancionatoria.
12. Dirigir el acompañamiento a las entidades públicas y privadas que cumplan funciones públicas cuando se presente cualquier afectación al patrimonio documental y a los archivos y documentos públicos, causada por acciones intencionadas, accidentales, fortuitas o por catástrofes naturales.
13. Orientar la proyección de conceptos técnicos sobre inspección, vigilancia y control en materia archivística cuando se requiera.
14. Las demás que le asigne la ley o que correspondan a la naturaleza de la dependencia.