Es un ejercicio de observación para identificar el estado actual de la gestión documental desde una perspectiva integral (física y electrónica), brindando un panorama de los aspectos por mejorar y fortalecer en cada entidad.

Comprende actividades técnicas archivísticas de clasificación, ordenación y descripción de fondos documentales respetando los principios de procedencia y orden original

Es un instrumento archivístico descriptivo que asegura la recuperación de la documentación y su información de forma precisa y ágil.

Es el conjunto de medidas preventivas o correctivas adaptadas para asegurar la integridad física y funcional de los documentos de archivo, garantizando su preservación.

Técnica que permite la reproducción de información que se encuentra guardada de manera analógica (papel, video, cassettes, cinta, película, microfilm y otros) convirtiéndolas en documentos binarios digitales.

El AGN pone a disposición de las entidades, depósitos con estantería para el almacenamiento de documentación, cumpliendo con los protocolos establecidos en cuanto a seguridad y cumplimiento normativo.

Proceso de verificación y validación para el cumplimiento de los aspectos y especificaciones técnicas de los procesos en gestión documental y productos terminados entregados por un tercero.