Conclusiones caracterización de usuarios y grupos de valor 2023

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Generalidades

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• En el año 2023, se ha observado que el 97% de los usuarios que lograron acceder con mayor facilidad a los trámites de la entidad no pertenecen a ningún grupo étnico
• Bogotá es la ciudad con el acceso más amplio a los trámites ofrecidos por la entidad, seguida por el Departamento de Cundinamarca, Antioquia, Valle del Cauca, y otros.
• Países como México, Ecuador, Perú y Argentina están activamente involucrados en la variedad de servicios que ofrece el Archivo General de la Nación.
• Un total de 769 entidades de diversos sectores (públicas, privadas, privadas con funciones públicas, mixtas) participaron en los trámites ofrecidos por la entidad.
• Las entidades con mayor participación son del departamento de Cundinamarca, representando el 33%, seguido de Antioquia y Bogotá.
• El 97% de las entidades involucradas en estos trámites pertenecen al sector público.

Trámites y OPAS

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Consulta y fotocopia de protocolos notariales

• Durante el año 2023, un total de 3.400 usuarios accedieron a consultar los Protocolos notariales, siendo la Notaría No. 2 la más visitada con el 22% de usuarios, seguida de la Notaría No. 1 con el 21% .
• El nivel secundaria representa el 71% de los solicitantes, en cuanto a los universitarios el 15%.
• En cuanto a la edad, quienes más realizan este trámite se encuentra en el rango de los 56 y 65 años, representando el 29% del total de solicitantes. El grupo con menor acceso son las personas mayores de 65 años, quienes figuran solo el 5%.
• Los usuarios han calificado este trámite como excelente en un 67%, bueno con el 31% y regular con el 2%.

Consulta y Fotocopia de Documentos Históricos

• En el año 2023, un total de 2.291 personas solicitaron información sobre los fondos históricos.
• Los usuarios profesionales y de postgrado suelen ser los consultantes más frecuentes representando el 45% y el 37% respectivamente.
• Usuarios hombres representan el 54%, en comparación con un 46% de las mujeres
• La sección más visitada por los usuarios en 2023 es la de Archivos Oficiales de Relaciones Exteriores, donde se encuentran documentos relacionados como; Cartas de Naturaleza, extranjería para ingresar al país, Transferencia Diplomática y Consular, entre otros.
• La solicitud y consulta de fotocopias de fondos históricos es uno de los trámites más solicitados por los usuarios jóvenes, especialmente aquellos en el rango de edad de 16 a 25 años y de 26 a 35 años.
• Se expidieron 16.211 fotocopias simples

Transferencia Regular de Documentación Histórica AGN

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• En el año 2023, el Archivo General de la Nación recibió un total de cuatro transferencias: Comisión de la verdad, Fondo de Garantías de Instituciones financieras- FOGAFIN, INCODER y Proimágenes.
• En el año 2023 se llevaron a cabo tres declaratorias de Bien de Interés Cultural (CDA) que cumplían con lo establecido en el artículo 5 del acuerdo 06 de 2019: Comisión para el Esclarecimiento de la Verdad, Departamento Administrativo de Seguridad – DAS y Registro Único de Predios y Territorios Abandonados y Proyecto Protección de Tierras y Patrimonio de la Población Desplazada

Asistencia Técnica en Temas Archivísticos y Gestión Documental
 

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• En el año 2023, se registraron un total de 562 eventos
• El 99% de entidades públicas y el 1% restante perteneciente a entidades privadas con funciones públicas o privadas
• Los municipios representan el 71% de las consultas totales, solo el 1% de las consultas se realizan por parte de entidades distritales
• Se destaca la participación del departamento de Cundinamarca que representa el 25% de todas las consultas archivísticas, seguido por el Distrito Capital y Antioquia
• Se observa que las entidades que más consultas realizan sobre temas archivísticos provienen de las alcaldías representando un 43% del total.
• En el 2023 las entidades consultaron principalmente tres temas: Tablas de Retención Documental (TRD) con un 48% de interés, Gestión de Documentos Electrónicos con el 12% y Programa de Gestión Documental (PGD) con el 8%, con un total de 1.212 asistentes.

Capacitación en Materia Archivística

• Durante el año 2023, se llevaron a cabo 192 capacitaciones de manera virtual a través de plataformas como E-learning (https://e-learning.archivogeneral.gov.co/), Facebook Live y Teams.
• Estas capacitaciones reunieron a un total de 13.503 usuarios.
• Se observó que la participación femenina alcanzó el 76%, mientras que la participación masculina un 24%.
• En cuanto al reporte de edad de los asistentes el 66% no lo especificó, mientras que los de 46 y 55 años representan el 12% del total.
• Es fundamental resaltar la destacada participación de Cundinamarca y la ciudad de Bogotá.
• Así mismo, queremos destacar la presencia y participación de países como México, Ecuador, Perú.
• Las capacitaciones más consultadas y solicitadas en el 2023 fueron los siguientes: Criterios para la identificación y valoración de los archivos de Derechos Humanos , Curso virtual Elaboración, aprobación, evaluación y convalidación de Tablas de retención Documental, Metodología para elaborar del Programa de Gestión Documental -PGD., Sistema Integrado de Conservación, Capacitación Tablas de Retención Documental, Capacitación Ámbito de aplicación Ley 594 de 2000, entre otras.

Préstamo o Alquiler de Auditorio, Salas de Exposición o Salas Alternas.

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• Durante el año 2023 se otorgaron un total de siete préstamos a entidades externas, destacando entre ellos uno otorgado a la Embajada de México y la Armada Nacional.

Evaluación y Convalidación de las Tablas de Retención Documental y Tablas de Valoración Documental e Inscripción de Tablas De Retención Documental y Tablas de Valoración Documental en el Registro Único de Series Documentales – RUSD.

• El 29% de las entidades de la ciudad de Bogotá completaron con éxito el proceso de convalidación e inscripción en las RUSD para las TRD y TVD, seguido por el Departamento de Cundinamarca con el 14%, Antioquia y Risaralda con el 8% cada uno.

OPA´S (otros procedimientos administrativos)

Visitas Guiadas al AGN.

• En el 2023, se realizaron 87 visitas en la entidad, 26 de las cuales fueron a personas naturales y 61 a personas jurídicas.
• el 50% de los usuarios son hombres y el 50% son mujeres
• Los usuarios universitarios representan el 77% del total, seguido por los de educación secundaria con el 15%.
• La mayoría de las entidades que solicitan este trámite son instituciones de educación superior, incentivando a los estudiantes la importancia del patrimonio documental y la labor de cuidar los documentos públicos.

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