La automatización de la preservación digital está cada vez más cerca
La transferencia secundaria es una de las acciones, buenas prácticas y estándares que es aplicada a los documentos durante su gestión, para garantizar su preservación en el tiempo, independientemente de su medio y forma de registro o almacenamiento
El Archivo General de la Nación de Colombia (AGN) mediante la Subdirección de Transformación Digital e Innovación Archivística viene avanzando para ofrecer diferentes mecanismos digitales y sistematizados para habilitar este servicio a las entidades del orden nacional y territorial que lo requieran.
Cabe resaltar que el AGN actualmente dispone del trámite de “Transferencia Regular de Documentación Histórica al AGN”, el cual se desarrolla de manera física en las instalaciones del Archivo General de la Nación para la recepción y verificación de la documentación física que requiera de la conservación a largo plazo. Con el desarrollo de este nuevo servicio digital, los grupos de interés del Archivo General de la Nación podrán acceder a este servicio desde sus propias entidades, incluso desde sus propios sistemas de información de gestión de documentos electrónicos y archivísticos.
No solo se trata de adquirir una tecnología para el Archivo General de la Nación, sino también se requiere modernizar, actualizar y adaptar procesos, procedimientos y aplicaciones, con el fin de poder activar la preservación digital como un servicio tecnológico ofrecido por lo menos tres medios o canales de atención:
1. Acceso mediante Interfaz de Usuario - UI, donde un usuario, externo al AGN, recibe ciertos permisos y acceso para realizar transferencias secundarias a nombre de una entidad, y carga paquetes de información atendiendo a la estandarización establecida por el AGN a nivel de metadatos y estructura.
Imagen comunicación de usuario a aplicación ADN
2. Cargue masivo de expedientes electrónicos, donde un usuario especialista en preservación del AGN, carga una gran cantidad de expedientes y documentos electrónicos entregados por un tercero, atendiendo a la necesidad de preservación digital a largo plazo de la entidad externa.
3. Acceso mediante Interfaz Maquina - API, donde un SGDEA u otro sistema de gestión de documentos electrónicos, recibe permisos y el acceso para realizar transferencias secundarias en nombre de una entidad, y sincroniza paquetes de documentación histórica, cumpliendo con la estandarización establecida por el AGN a nivel de metadatos y estructura.
En todos estos casos la documentación histórica es recibida y verificada por los especialistas del AGN en patrimonio documental, para realizar la revisión y evaluación de la documentación entregada para su recepción final o recomendaciones a la entidad productora de la documentación en cuestión.
Con esto se reafirma el compromiso del Archivo General de la Nación por la tecnificación de sus procesos y el interés por generar valor mediante la prestación de servicios eficientes y oportunos para sus grupos de interés.
