Llega el Seminario del Sistema Nacional de Archivos: Seguimiento y control de la función archivística en la era digital

Instalaciones AGN.

El Archivo General de la Nación invita a participar del Seminario del Sistema Nacional de Archivos: Seguimiento y control de la función archivística en la era digital el cual se realizará del 13 al 15 de noviembre en la ciudad de Bogotá.

El objetivo esencial de los archivos y en particular de los archivos públicos es el de disponer de la información y la documentación organizada y poder acceder en cualquier momento a su consulta. De esta organización depende la efectividad de la administración, el servicio a los ciudadanos y su consolidación como fuente de la Historia.

Los archivos deben estar al servicio del país garantizando los principios, derechos y deberes consagrados en la Constitución como herramienta indispensable para la gestión administrativa, económica, política y cultural del Estado y la administración de justicia.

Es así, que los archivos como memoria y lenguaje de la administración, requieren de unas pautas y normas que direccionen las decisiones técnicas para su organización, conservación y preservación, que se encuentran sujetas a verificación dentro unas funciones de inspección, vigilancia y control que se pueden caracterizar a grandes rasgos así: “(i) la función de inspección se relaciona con la posibilidad de solicitar y/o verificar información o documentos en poder de las entidades sujetas a control; (ii) la vigilancia alude al seguimiento y evaluación de las actividades de la autoridad vigilada; y (iii) el control en estricto sentido se refiere a la posibilidad del ente que ejerce la función de ordenar correctivos, que pueden llevar hasta la revocatoria de la decisión del controlado y la imposición de sanciones” (Sentencia C-570 de 2012, Corte Constitucional).

Es evidente entonces, que los archivos y los documentos en estos términos pueden ser objeto de la inspección, vigilancia y control, pues son ellos, el soporte y la prueba del desarrollo de las funciones ejercidas en la totalidad de las entidades del estado: sin archivos técnicamente organizados, no será posible soportar las actuaciones de las entidades y organizaciones, ni la demostración de su gestión. Lo anterior, en un contexto de masificación de las tecnologías y del acceso al conocimiento y la información.

Objetivo

El objetivo del vigésimo séptimo Seminario del Sistema Nacional de Archivos es identificar y evaluar el marco conceptual, normativo y los lineamientos técnicos que implican la vigilancia o supervisión y el control en las entidades del Estado, respecto a los procesos archivísticos, teniendo en cuenta los retos que nos impone la era digital frente a la gestión y la administración pública.

Objetivos específicos

1. Ofrecer un contexto jurídico y técnico que amplíe la comprensión de la necesidad del seguimiento y el control en el Estado y su relación con la producción documental y el acceso a la información

2. Presentar experiencias sobre los logros de las entidades en cuanto a su función archivística a partir de planes de mejoramiento archivístico, auditorias y demás acciones llevadas a cabo en el marco de la vigilancia y control.

3. Identificar oportunidades y riesgos del uso de las nuevas tecnologías y metodologías para efectuar auditorias en los entornos digitales en cumplimiento de la función archivística.

4. Que las entidades conozcan las herramientas jurídicas y metodológicas para fortalecer los procesos de seguimiento y control de la función archivística, atendiendo el contexto y desarrollo normativo con relación a la gestión documental en Latinoamérica.

Dirigido a:

Funcionarios responsables de producción y gestión documental y Jefes de Control Interno de entidades públicas y privadas con funciones públicas.

Metodología:

Conferencias magistrales a cargo de conferencistas nacionales e internacionales.

Costo:

El Seminario no tendrá costo para los participantes