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SUBDIRECCIONES

De conformidad con el Decreto 2126 de 2012, a continuación podrás conocer todo alrededor de la Subdirección de Gestión del Patrimonio Documental.

SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL

Subdirección de Gestión del Patrimonio Documental

La Subdirección de Gestión del Patrimonio Documental propone a la Dirección General la formulación y aplicación de políticas, normas, planes, programas, proyectos y procedimientos para salvaguardar, proteger, recuperar, conservar, sostener y divulgar el patrimonio archivístico y documental de la Nación y su disponibilidad para el servicio de la comunidad.

 

Estructura de Apoyo: Grupo de Conservación y Restauración del Patrimonio Documental, Grupo de Investigación y Fondos Documentales Históricos, Grupo de Organización, Descripción y Reprografía, Grupo de Evaluación Documental y Transferencias Secundarias

  1. Proponer a la Dirección General la formulación y aplicación de políticas, normas, planes, programas, proyectos y procedimientos para salvaguardar, proteger, recuperar, conservar, sostener y divulgar el patrimonio archivístico y documental de la Nación y su disponibilidad para el servicio de la comunidad.  
  2. Emitir concepto acerca de las tablas de retención documental y las tablas de valoración documental que sean sometidas a consideración del Comité Evaluador de Documentos.
  3. Proponer espacios y mecanismos de participación que posibiliten acuerdos estratégicos para el adecuado manejo del patrimonio documental del país.
  4. Diseñar estrategias y programas en materia de protección, conservación, recuperación y divulgación del patrimonio documental del país, conservado en archivos públicos y privados.
  5. Planear y coordinar las acciones necesarias para la recuperación, preservación y custodia del patrimonio documental de la Nación.
  6. Desarrollar los diferentes procesos técnicos tendientes a la organización, descripción, conservación, reproducción, divulgación y servicio de los documentos que conserva el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado.
  7. Conceptuar sobre la declaratoria como bienes de interés cultural, de archivos públicos y privados.
  8. Coordinar las acciones para el registro de archivos tanto públicos como privados declarados de interés cultural, incluyendo los archivos históricos o patrimoniales que hacen parte del Sistema Nacional de Archivos y coordinar el Censo Nacional de Archivos.
  9. Expedir las certificaciones, informes y copias auténticas de los documentos que reposan en los fondos documentales del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, que sean requeridos por las autoridades y los particulares.
  10. Conceptuar sobre los valores secundarios de los documentos y coordinar las transferencias de los documentos de valor histórico que deban hacer las entidades públicas de acuerdo con las tablas de retención o valoración documental, así como sobre las donaciones y legados de archivos privados.
  11. Realizar el avalúo y emitir el concepto técnico acerca de las donaciones y legados de archivos, colecciones documentales ó documentos de valor patrimonial susceptibles de ser entregados al Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado.
  12. Realizar trabajos de investigación a partir de los documentos que se conservan en el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado ó en otros archivos públicos y privados de interés cultural, histórico, técnico o científico, así como desarrollar investigaciones en los diferentes campos de su competencia.
  13. Coordinar investigaciones que permitan identificar los arcllivos y fondos documentales de valor patrimonial para facilitar su preservación, conservación, recuperación, divulgación y custodia.
  14. Divulgar el patrimonio documental que conserva el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado y otros archivos del Sistema Nacional de Archivos.
  15. Asesorar y emitir conceptos técnicos o recomendaciones sobre las materias que les sean solicitadas, de acuerdo con su competencia.
  16. las demás funciones asignadas que correspondan a la naturaleza de la dependencia.  

DECLARATORIA DE BIENES DE INTERES CULTURAL DE CARÁCTER DOCUMENTAL ARCHIVISTICO BIC-CDA 

La declaratoria de un bien como de interés cultural de carácter documental archivístico es el acto administrativo mediante el cual se asegura que un bien declarado quede cobijado bajo un Régimen Especial de Salvaguarda y Protección. El Archivo General de la Nación es competente para declarar los bienes de interés cultural de carácter documental archivístico del ámbito nacional y de fijar los lineamientos para las declaratorias de los ámbitos departamental, municipal, distrital, comunidades indígenas o afrodescendientes o minorías étnicas, de los consejos comunitarios o manifestación del patrimonio cultural de la Nación.

 

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CENSO NACIONAL DE ARCHIVOS 

El Censo es un instrumento que permite identificar los archivos colombianos y los fondos documentales que custodia. Además, proporciona información de ubicación, contacto, aspectos infraestructura, almacenamiento y datos básicos de los fondos documentales.

 

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REGISTRO NACIONAL DE ARCHIVOS HISTÓRICOS 

El Registro Nacional de Archivos Históricos Colombianos-ReNAHC es el instrumento de acreditación y registro de los archivos históricos y sus fondos documentales. El registro se otorga a aquellos archivos históricos que cumplan la función de conservar, preservar, difundir y generar apropiación social del patrimonio que resguardan. El ReNAHC tiene entre sus objetivos, estimular la protección del patrimonio documental y reconocer el papel que han desempeñado los archivos históricos en la organización, conservación y prestación del servicio de consulta.

 

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RED NACIONAL DE ARCHIVOS HISTÓRICOS 

La Red Nacional de Archivos Históricos Colombianos es una iniciativa no institucional que busca generar una sinergia por parte de los archivos históricos del país para crear un espacio de diálogo cooperativo entre quienes están relacionados con la gestión del patrimonio documental. La Red parte de la integración de los archivos históricos, que incluye a la Academia y personas que trabajan en torno a la protección de este patrimonio.

 

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TRÁFICO ILÍCITO DE BIENES CULTURALES DE CARÁCTER DOCUMENTAL ARCHIVÍSTICOS

El tráfico ilícito de bienes culturales es uno de los comercios ilegales más grandes del mundo y uno de los mayores flagelos que viven las sociedades. La rentabilidad del tráfico de este tipo de bienes ha causado que sitios arqueológicos, museos, colecciones privadas, museos, archivos y bibliotecas entre otros, sean afectados por este negocio. Por esta razón, desde hace varias décadas instituciones como la Unesco y cada gobierno han implementado legislación y campañas que busquen concienciar a la población y autoridades sobre esta problemática y de cómo combatirla.

 

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ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS HISTÓRICOS 

El Archivo General de la Nación tiene clasificados y organizados sus fondos documentales en nueve grandes secciones que se distribuyen los 421 fondos identificados, de los cuales, las tres primeras secciones se encuentran cerradas y las siguientes siguen abiertas a la incorporación de nuevas transferencias documentales.

 

Para poder tenerlos al servicio de la comunidad, realizamos procedimientos a la documentación histórica, comenzando con la aplicación de un conjunto de operaciones técnicas y administrativas cuya finalidad es la agrupación documental relacionada en forma jerárquica con criterios orgánicos o funcionales, con base en los instrumentos archivísticos que le apliquen a cada fondo.

 

De esta manera nuestro equipo de trabajo clasifica, ordena, folia, marca, sella, realiza los inventarios y demás instrumentos de consulta para ubicarlos de acuerdo con la identificación documental, estructura orgánica y cuadro de clasificación correspondiente, en los depósitos dispuestos para la conservación total con las mejores condiciones técnicas existentes.

 

DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL 

Aplicamos a los documentos históricos el análisis de los mismos y de sus agrupaciones, cuyo resultado son los instrumentos de descripción para consulta basados en normas técnicas internacionales, de esa manera se facilitan la identificación, gestión, locación y el acceso a los documentos.

 

Con lo anterior, proporcionamos un acceso universal de recursos primarios de información para la investigación, pues se contienen catálogos colectivos de nuestro

 

acervo documental, cubriendo con ello entidades documentales (ISAD G), Agentes, instituciones, familias y personas (ISAAR CPF), entidades funcionales (ISDIACH), entre otras, así como las relaciones descriptivas entre las mismas. Permitiendo con la descripción, identificar niveles desde el fondo hasta las unidades documentales, identificando contexto, estructura, contenido, condiciones de acceso y uso, documentación asociada. Con lo que se permite el acceso informacional masivo al archivo histórico y de manera normalizada.

 

Para ello contamos con nuestro repositorio documental histórico, llamado ARCHIDOC, el cual permite el acceso universal a la documentación con motores de búsqueda simples y compuestos.

 

PROYECTO DE DIGITALIZACIÓN Y REPROGRAFÍA DE ARCHIVOS HISTÓRICOS 

Nos encargamos de emplear un conjunto de técnicas como la fotografía, microfilmación y digitalización que permitan desmaterializar la documentación que originalmente se encuentra en soportes análogos y que abarcaran dos familias generales de formatos: Los Documentos Estáticos (en general para la Fotografía, Gráficos y Textos) y Los Documentos con Base de Tiempo (en general para el audio y el video). De esa manera, hacemos reproducción de los archivos históricos en los soportes mencionados y los ponemos al servicio de la ciudadanía, asociando para ello los documentos digitalizados con las bases de datos de descripción de los mismos. En la Actualidad, adelantamos un Proyecto de digitalización de documentos con una meta anual de 12 millones de imágenes para consulta en web. La documentación digitalizada puede ser consultada con base en la descripción asociada a través de nuestro aplicativo ARCHIDOC, el cual permite visualizar y descargar la información documental digital puesta al servicio de público virtual del Archivo General de la Nación.

  

                                                                                                       Ir al sitio

 

CONSERVACIÓN Y RESTAURACIÓN 

Conformado por un grupo interdisciplinario de profesionales en las áreas de restauración, biología, química y microbiología y por personal técnico y auxiliar de apoyo en áreas relacionadas. Es el responsable de formular e implementar las medidas de conservación preventiva, conservación y de adelantar los procesos de restauración de los documentos de archivo con soporte papel, las encuadernaciones asociadas, obra gráfica, mapas y planos. También realiza procesos de conservación de archivos fotográficos, de audio y vídeo, los cuales, a diferencia de los otros documentos, se encuentran en soportes generalmente plásticos.

 

Por otro lado, el Grupo de Conservación y Restauración del Patrimonio Documental expide documentos técnicos y normativos, brinda asistencia técnica y capacitación en torno al Sistema Integrado de Conservación, proporcionando herramientas a las entidades y a los particulares que lo solicitan para la adecuada conservación documental.

 

El grupo adicionalmente apoya los procesos y actividades realizadas por los demás grupos de la Subdirección de Gestión del Patrimonio Documental y de la Subdirección del Sistema Nacional de Archivos, mediante la realización de jornadas de sensibilización, talleres, capacitaciones y visitas a las entidades enmarcadas dentro de la Ley 594 de 2000.

 

VISITAS GUIADAS. 

Consciente de la importancia de dar a conocer a la ciudadanía en general el valor del patrimonio documental que custodia, el Archivo General de la Nación, a través de la Subdirección de Gestión del Patrimonio Documental y el Grupo de

 

Investigación y Fondos Documentales Históricos ha dispuesto un espacio para que todos los ciudadanos puedan conocer nuestras instalaciones, su diseño y arquitectura, así como la labor que desempeña cada una de las áreas de la entidad. Por medio de las visitas guiadas, los visitantes podrán acercarse a los procesos técnicos desarrollados por el AGN relacionados con la organización, conservación, preservación y difusión del acervo documental y estarán en contacto con la documentación que contiene gran parte de la historia de Colombia.

 

                                                                                          Información

  

 

 

Grupo de Conservación y Restauración del Patrimonio Documental

Fanny Angela Barajas Sandoval

fanny.barajas@archivogeneral.gov.co

Extensión: 224

1. Proponer a la Subdirección y a la Dirección General políticas, normas, planes, programas, proyectos, estrategias y procedimientos para recuperar y conservar el patrimonio archivístico y documental de la Nación y el que conserva el AGN.

2. Proponer espacios y mecanismos de participación que posibiliten acuerdos estratégicos para el adecuado manejo del patrimonio documental del país

 

3. Diseñar estrategias y programas en materia de conservación y recuperación del patrimonio documental del país, conservado en archivos públicos y privados. 

 

4. Establecer mediante diagnósticos periódicos, los criterios, niveles y prioridades de intervención, así como diseñar los programas específicos y los requerimientos para su implementación sobre el acervo documental del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado.

 

5. Adelantar las acciones de conservación preventiva, conservación y restauración que requieran el acervo documental del Archivo General de la Nación y aquellos documentos o fondos que le sean entregados en custodia.

 

6. Formular y diseñar y hacer seguimiento a Sistema Integrado de Conservación del AGN articulado con el Plan Archivístico Institucional y trabajar coordinadamente en este propósito con el Grupo de Archivo y Gestión Documental.

 

7. Coordinar, dirigir, asesorar y verificar los trabajos técnicos de conservación y restauración documental que se lleven a cabo en los diferentes proyectos archivísticos y le sean encomendados.

 

8. Proponer, elaborar e implementar nuevos métodos y técnicas científicas que contribuyan al desarrollo y fortalecimiento del trabajo interdisciplinario relacionado con la conservación y la restauración del patrimonio documental.

 

9. Brindar la asistencia técnica y capacitación que sean solicitadas al AGN en materia de, conservación preventiva, conservación y restauración y conceptuar sobre la declaratoria de bienes de interés cultural, de archivos públicos y privados.

 

10.Supervisar las labores de tratamiento (limpieza, manipulación y almacenamiento) de las unidades de conservación en depósitos del AGN y tomar las medidas preventivas y correctivas que se consideren necesarias, al igual que formular planes de contingencia.

 

11. Proponer y participar en la elaboración de publicaciones y material didáctico relacionados con la conservación documental.

 

12. Las demás funciones que de acuerdo a la naturaleza del Grupo deban desarrollarse de conformidad con la normatividad legal vigente.

Grupo de Investigación y Fondos Documentales Históricos

Maria Elvira Zea Cabrera

maria.zea@archivogeneral.gov.co

Extensión: 307

1. Prestar el servicio de acceso y consulta de los documentos que hacen parte del acervo documental del Archivo General de la Nación en los soportes y medios dispuestos al ciudadano

 

2. Administrar, controlar y actualizar el inventario y el catálogo de las colecciones bibliográficas que conforman la biblioteca especializada del Archivo General de la Nación

 

3. Proponer a la Subdirección y a la Dirección General normas, planes, programas, proyectos, estrategias y procedimientos para salvaguardar, proteger y divulgar el patrimonio documental de la Nación en aras de garantizar su disponibilidad para el servicio a la comunidad.

 

4. Conceptuar sobre las solicitudes de declaratoria de Bienes de Interés Cultural de Carácter Documental Archivístico (BIC-CDA) en lo referente al tema de valoración documental secundaria.

 

5. Expedir las certificaciones y copias auténticas de los documentos que conforman el acervo documental del Archivo General de la Nación, requeridos por las autoridades y la ciudadanía en general. 

 

6. Realizar trabajos de investigación a partir de las fuentes documentales que se conservan en el Archivo General de la Nación o en otros archivos históricos tanto públicos como privados de interés cultural

 

7. Realizar actividades tendientes a la divulgación del patrimonio documental de la Nación

 

8. Proyectar los conceptos técnicos o recomendaciones sobre las materias que le sean solicitadas al Grupo de acuerdo con su competencia.

 

9. Planear y coordinar actividades tendientes a la custodia del patrimonio documental del país conservado en el Archivo General de la Nación.

 

10. Promover entre los usuarios e investigadores el cuidado y buen uso adecuado de los documentos que conforman el patrimonio documental de la Nación.

 

11. Conformar y actualizar la base de datos que conserva la información del carné único del Investigador, así como la expedición del mismo a solicitud del usuario.

 

12. Coordinar la atención de visitas guiadas a las instalaciones del Archivo General de la Nación.

 

13. Proponer espacios y mecanismos de participación que posibiliten acuerdos estratégicos para el adecuado manejo del patrimonio documental del país.

 

14. Proponer temas para las Muestras y Exposiciones Documentales a realizar por el Archivo General de la Nación, de documentos de los fondos y adelantar su búsqueda y localización.

 

15. Las demás funciones que de acuerdo a la naturaleza del Grupo deban desarrollarse de conformidad con la normatividad legal vigente.

 

 

Grupo de Organización, Descripción y Reprografía

Amanda Patricia Correa 

amanda.correa@archivogeneral.gov.co

Extensión: 449

1. Proponer a la Subdirección normas, planes, programas, proyectos, estrategias y procedimientos para salvaguardar, proteger y divulgar el patrimonio documental

 

2. Participar y promover la construcción de los lineamientos de política sobre la organización documental y reprografía del patrimonio documental del país.

 

3. Proyectar, desarrollar y recomendar acciones para la organización (clasificación, ordenación y descripción) del patrimonio documental de la Nación garantizando la adecuada conservación y acceso

 

4. Desarrollar las actividades de organización documental (clasificación, ordenación y descripción) del acervo histórico a cargo de la Subdirección de Gestión del Patrimonio Documental del Archivo General de la Nación, tendientes a la elaboración y actualización de los instrumentos de consulta (guías, catálogos, inventarios e índices).

 

5. Proyectar, desarrollar y recomendar acciones para la reprografía (microfilmación y digitalización) del patrimonio documental de la Nación garantizando se adecuada conservación y acceso

 

6. Realizar los procesos reprográficos (microfilmación y digitalización) del acervo histórico a cargo de la Subdirección de Gestión del Patrimonio Documental del Archivo General de la Nación, de acuerdo con los lineamientos y la normatividad vigente.

 

7. Apoyar los procesos reprográficos (microfilmación y digitalización) que requieran las diferentes dependencias del Archivo General de la Nación, así como los proyectos con archivos históricos regionales que se realicen con el apoyo del Archivo General de la Nación.

 

8. Desarrollar actividades de migración de bases de datos e imágenes digitales producto de las labores de descripción y digitalización, al sistema de información del Archivo General de la Nación con el apoyo del Grupo Sistemas de la Entidad

 

9. Promover y realizar actividades de investigación y difusión a partir de las fuentes documentales que se conservan en el Archivo General de la Nación o en otros archivos históricos tanto públicos como privados.

 

10. Proyectar los conceptos técnicos o recomendaciones sobre las materias que le sean solicitadas, de acuerdo con su competencia.

 

11. Coordinar el desarrollo del Censo Nacional de Archivos.

 

12. Participar e implementar metodologías que garanticen la publicación y actualización permanente del Registro de Nacional de Archivos Históricos tanto públicos como privados.

 

13. Conceptuar sobre las solicitudes de declaratoria de Bienes de Interés Cultural de Carácter Documental Archivístico (BIC-CDA) en lo referente al tema de valoración documental secundaria y organización documental.

 

14. Las demás funciones que de acuerdo a la naturaleza del Grupo deban desarrollarse de conformidad con la normatividad legal vigente.

 

Grupo de Evaluación Documental y Transferencias Documentales Secundarias

Yenni Marcela Gasca Muete

yenni.gasca@archivogeneral.gov.co

Extensión: 350

1. Proponer a la Subdirección de Gestión del Patrimonio Documental y a la Dirección General programas, planes y proyectos tendientes a identificar, valorar y acrecentar el patrimonio archivístico y documental de la Nación. 

 

2. Adelantar el proceso de evaluación de las tablas de retención documental y las tablas de valoración documental que sean sometidas al Comité Evaluador de Documentos del Archivo General de la Nación para su convalidación.

 

3. Desarrollar las directrices, lineamientos y parámetros técnicos para adelantar el proceso de valoración documental y evaluación y convalidación de tablas de retención documental y tablas de valoración documental.

 

4. Desarrollar las directrices, lineamientos y parámetros técnicos para adelantar el proceso de recepción de transferencias documentales secundarias y adquisición de bienes documentales a través de las modalidades de donación, legado y compra.

 

5. Planear y coordinar la recepción de las transferencias documentales secundarias que por norma deban realizar las entidades públicas del orden nacional del sector central de la Rama Ejecutiva, así como los organismos del orden nacional adscritos o vinculados a los ministerios, departamentos administrativos, agencias gubernamentales y superintendencias; de acuerdo con las tablas de retención documental y tablas de valoración documental que tengan debidamente aprobadas y convalidadas.

 

6. Adelantar las actividades requeridas para la adquisición de bienes documentales de valor histórico de carácter privado y gestionar su ingreso a través de las modalidades de donación, legado y compra.

 

7. Conceptuar sobre la valoración, la adquisición, la duplicación, la eliminación y selección de bienes documentales archivísticos de carácter público y privado.

 

8. Conceptuar sobre las solicitudes de declaratoria de bienes de interés cultural de carácter documental archivístico (BIC-CDA) en lo referente al tema de valoración documental secundaria.

 

9. Conceptuar sobre los Planes Especiales de Manejo y Protección de los bienes de carácter documental archivístico que sean declarados como bienes de interés cultural.

 

10. Realizar la inscripción y actualización en el Registro Único de Series Documentales de las tablas de retención documental y tablas de valoración documental de las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas, previamente aprobadas y convalidadas. 

 

11. Informar al Grupo de Inspección y Vigilancia sobre el presunto incumplimiento de las entidades en los plazos establecidos para realizar las transferencias documentales secundarias.

 

12. Informar al Grupo de Inspección y Vigilancia sobre el presunto incumplimiento de las entidades en los plazos establecidos para la realización y entrega de ajustes de las tablas de retención documental y tablas de valoración documental que se encuentran en proceso de evaluación y convalidación

 

13. Administrar y mantener actualizado el Registro Único de Ingresos Documentales del Archivo General de la Nación.

 

14. Proyectar los conceptos técnicos o recomendaciones sobre las materias que le sean solicitadas, de acuerdo con su competencia.

 

15. Las demás funciones que de acuerdo a la naturaleza del Grupo deban desarrollarse de conformidad con la normatividad legal vigente