Como primera etapa de la ruta de aprendizaje para la implementación de la gestión documental en las entidades públicas del país, tiene como objetivo presentar los conceptos básicos asociados a la Gestión Documental, los conceptos serán entregados como pilares fundamentales para la construcción del conocimiento. La comprensión de los conceptos facilita la identificación del alcance de las acciones que deben implementarse.

La gestión de documentos y administración de archivos está ligada a la actividad administrativa del Estado, al cumplimiento de las funciones y al desarrollo de los procesos y procedimientos de todas las entidades. Como aporte a esta gestión, las organizaciones pueden apropiar prácticas de gestión documental, apoyándose para ello en el uso de tecnologías de la información y las comunicaciones, teniendo en cuenta recomendaciones, conceptos y normativas expedidas por el Archivo General de la Nación y los referentes internacionales competentes e idóneos en la materia, que permitan promover la eficiente prestación de trámites, servicios, contenidos y aplicaciones para una correcta gestión de la información institucional.

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Video Fondos y Colecciones del Archivo General de la Nación

Dentro de este proceso se realiza la organización de los archivos y documentos que reposan en el acervo documental del AGN, los cuales están contenidos en ocho secciones y cuya información proviene de las diferentes formas e instituciones que han administrado el territorio de la Nueva Granada y posteriormente Colombia y los cuales se encuentran distribuidos, así:

• Colonias: Compuesta por 62 fondos (1542 – 2016).
• República: Compuesta por 96 fondos (1605 – 1994).
• Archivos Anexos: Compuesta por 125 fondos (1541 – 1939).
• Archivos Anexos: Compuesta por 125 fondos (1541 – 1939).
• Colecciones: Compuesta por 6 fondos (1600 – 1979).
• Mapas y planos: Compuesta por 8 mapotecas en cuyo contenido se encuentran 3.521 piezas (1560 – 2009).
• Archivos oficiales: Compuesta por información que en promedio data desde 1739 y hasta 2016.
• Archivos privados: (1700 – 2000) Compuesta por agrupaciones de documentos cuyo origen es generado en la trayectoria familiar y particular de ciudadanos.
• Archivos privados: (1700 – 2000) Compuesta por agrupaciones de documentos cuyo origen es generado en la trayectoria familiar y particular de ciudadanos.
• Ajenos copiados: (1543 – 1900) Compuesta por microfilms de archivos patrimoniales de varias regiones del país.

¿Qué es la Gestión Documental? Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

• Planeación
• Producción
• Gestión y trámite
• Organización
• Preservación
• Transferencias
• Valoración
• Disposición final

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Video Qué hace el AGN

El AGN es una entidad del orden nacional, adscrita al Ministerio de Cultura, encargada de la organización y dirección del Sistema Nacional de Archivos -SNA, de regir la política archivística en nuestro país, así como de custodiar, conservar, recuperar y difundir el patrimonio documental.

La custodia de los documentos que conforman el patrimonio histórico de Colombia, es una de las tareas que desarrolla el AGN. En la entidad se cuentan con depósitos que reúnen todas las condiciones para la conservación de los documentos y se realizan todos los procedimientos que permiten la consulta por parte de los ciudadanos.