Su objetivo es aplicar conceptos y herramientas que faciliten la implementación de la gestión documental electrónica a atreves del desarrollo de estrategias específicas. Implementar acciones que permitan la mejora en el proceso de implementación de la GD en la entidad, a partir de la información y los instrumentos entregados desde la Ruta de Aprendizaje.
La transformación digital en la gestión documental es el cambio estratégico y controlado en la ejecución de procesos, producción y entrega de servicios a los usuarios o ciudadanos haciendo uso de las tecnologías digitales disponibles. En donde no solo se involucra el aspecto tecnológico, sino los procesos y la cultura de la entidad.
El propósito de la Transformación Digital está orientado en potenciar la eficiencia y la eficacia de las entidades en la prestación de sus servicios y tramites, mejorando las experiencias e interacción con los ciudadanos y los funcionarios mediante el uso de las tecnologías, pero siempre con el propósito de asegurar la integridad, autenticidad y disponibilidad en el tiempo de las evidencias documentales electrónicas.
Video Transformar
Video Transformación Digital
Los procesos de transformación digital que han sido impulsados desde el Gobierno nacional han llevado al aumento de automatización de procesos, procedimientos, trámites y servicios, lo cual ha impactado los esquemas de gestión, la cultura organizacional, las capacidades y competencias del recurso humano, el uso de las tecnologías y la administración de la información.
Por consiguiente, la gestión documental es esencial para la transformación digital de la entidad, ya que permite administrar, controlar, preservar y dar seguridad a los documentos electrónicos resultantes de los procesos, asegurando su autenticidad, integridad, fiabilidad y disponibilidad.