La etapa de diagnosticar tiene como objetivo facilitar la apropiación del modelo de madurez de la gestión documental como herramienta de diagnóstico y apoyo a la gestión para las entidades públicas del país.

Entender el estado actual de la entidad facilita la definición de acciones que permitan avanzar en la implementación o evolución de la gestión documental y su comprensión debe darse desde diferentes perspectivas, teniendo en cuenta aspectos estratégicos, culturales, tecnológicos, entre otros.

Desde la Ruta de aprendizaje se brindarán herramientas para promover espacios y prácticas innovadoras en gestión. En aras de fortalecer la gestión de documentos y la administración de archivos, se impulsará la comprensión del rol que tiene la alta dirección y otros equipos trabajo como los de planeación y gestión de tecnología.

Desde esta dimensión se busca comprender el nivel de madurez de las entidades en lo relacionado con el uso de tecnologías al interior de la entidad para la gestión electrónica de documentos, a través de elementos que permiten identificar cómo su implementación es consecuente con las necesidades de los archivos para garantizar el cumplimiento de principios archivísticos como la disponibilidad, agrupación, eficiencia, economía, protección de datos e información, entre otros y cómo contribuyen a la transformación y modernización digital.

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El Modelo de Gestión Documental y Administración de Archivos – MGDA, es un esquema o marco de referencia para la implementación de la política de Gestión Documental y Administración de Archivos de las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas.

Y su propósito está enfocado en servir de referente para el desarrollo de la función archivística en las entidades y organizaciones del Estado colombiano, así como apoyar la generación y presentación de planes, programas, reportes e informes a las diferentes instancias competentes, para implementar acciones de evaluación, seguimiento y control.