Su objetivo es promover la preservación del archivo histórico de la Nación. A través de diferentes herramientas se apoyará a las entidades públicas para promover la integridad física y funcional de los documentos, así como la perdurabilidad y accesibilidad de la información digital que se produce en desarrollo de la gestión.

Video Preservar

Video Transferencias secundarias electrónicas

En atención al desarrollo de sus funciones, esta entidad ha producido información electrónica durante muchos años y parte de ella, corresponde a videos, fotografías, audios y correos electrónicos que conforman este gran acervo.

Ahora, transcurridos unos años, algunos documentos pierden validez administrativa, legal y fiscal, valores que los archivistas llaman primarios; esto quiere decir que los documentos, pierden valor como documento probatorio; sin embargo, existen otros documentos que poseen valores secundarios, es decir, documentos con valor cultural, científico e histórico, considerados importantes y de conservación permanente. Por tal motivo, han sido seleccionados para ser parte del patrimonio documental del país y, para su conservación, deberán trasladarse a otro espacio donde se asegure su preservación; a este viaje se le denomina transferencia secundaria electrónica y los lugares donde reposarán para siempre serán los archivos históricos de Colombia.

El Archivo General de la Nación, es el archivo histórico más importante de Colombia y por ello está construyendo el ADN -Archivo Digital Nacional-, un proyecto de preservación que busca salvaguardar el patrimonio documental del país, en formato digital.

Es importante aclarar que, por disposición legal, el Archivo General de la Nación, recibe los documentos de carácter histórico, producidos por entidades del orden nacional, del nivel central y de la rama ejecutiva. Esta información, debidamente clasificada, ordenada y descrita, se colocará a disposición de todos los ciudadanos, a través de medios electrónicos. Archivo General de la Nación, comprometido con la gestión electrónica y la custodia del patrimonio documental del país.

Esta es la información, uno de los insumos más valiosos y un activo muy importante de tu institución. Ella es la mejor evidencia del trabajo que desarrollas, referente cultural e histórico de tu entidad, por ello, uno de los insumos más valiosos. Actualmente la información no se ha sentido muy bien y puede perderse, ya que se encuentra almacenada en diferentes medios analógicos que son afectados por las condiciones ambientales, las prácticas de manipulación, los organismos biológicos y los desastres naturales. Así mismo, los formatos donde se haya la información requieren el aseguramiento frente al cambio tecnológico que puede impedir su acceso y disponibilidad.

Entendiendo los riesgos que corre la información, los directivos de la entidad han decidido establecer buenas prácticas y estrategias para garantizar su aseguramiento.

Video Plan de Preservacion Digital a Largo Plazo-PPDL